Im Juli veröffentlichte die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) ein Kurzdossier mit einer Vielzahl von Informationen über potenzielle Produktivitätsgewinne durch Telearbeit in der Zeit nach COVID-19.

TL;DR: Die Effizienz der Arbeitnehmer verbessert sich bei einem geringen Maß an Telearbeit, nimmt aber bei "exzessiver Telearbeit" ab, was auf einen "Sweet Spot" hindeutet, bei dem die Effizienz der Arbeitnehmer - und damit die Produktivität - bei einem mittleren Maß an Telearbeit maximiert wird.

2 Kanäle, die die Produktivität der Fernarbeit beeinflussen

Fernarbeit kann nach COVID-19 ein fester Bestandteil der Arbeitswelt sein. Sie variiert erheblich zwischen Ländern, Sektoren, Berufen und Unternehmen. Langfristig hat die Telearbeit das Potenzial, die Produktivität und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer zu verbessern, birgt aber eine gewisse Ungewissheit und ein gewisses Risiko in Bezug auf ihre Gesamtauswirkungen. Um das Risiko einer Beeinträchtigung der langfristigen Innovation und des Wohlbefindens der Arbeitnehmer zu minimieren, sollte die Telearbeit eine Wahlmöglichkeit sein und nicht "übertrieben" werden.

Fernarbeit wirkt sich auf die Produktivität in diesen 2 Hauptkanälen aus

Telearbeit kann die Leistung eines Unternehmens verbessern oder beeinträchtigen, wobei ihre Gesamtwirkung im Wesentlichen von zwei Kanälen abhängt:

• Direkter Kanal: Beeinflusst die Unternehmensleistung durch Veränderung der Effizienz, der Motivation und der Wissensbildung der Belegschaft.
• Indirekter Kanal: Ermöglicht Kostensenkungen, die Ressourcen für produktivitätssteigernde Innovationen und Umstrukturierungen freisetzen.

Zufriedenheit der Arbeitnehmer: Das zweischneidige Schwert

Telearbeit kann die Unternehmensleistung verbessern, indem sie die Zufriedenheit der Arbeitnehmer und damit ihre Effizienz erhöht, z. B. durch eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, weniger Pendeln oder weniger Ablenkungen, was zu konzentrierterem Arbeiten oder weniger Fehlzeiten führt. Die Zufriedenheit der Arbeitnehmer kann jedoch auch durch Einsamkeit, versteckte Überstunden, eine Vermischung von Privat- und Berufsleben oder ein unangemessenes Arbeitsumfeld zu Hause sinken. Daher ist es wichtig, den Arbeitnehmern die Möglichkeit zu geben, aus der Ferne zu arbeiten, und ihnen ein flexibles Arbeitsumfeld zu bieten.

Kostensenkungen: Ein potenzieller Vorteil

Telearbeit kann die Unternehmensleistung verbessern, indem sie Kostensenkungen ermöglicht:

• Senkung der Kapitalkosten durch Verringerung der vom Unternehmen benötigten Bürofläche und Ausrüstung.
• Die Arbeitskosten können gesenkt werden, da die Telearbeit den Pool an Arbeitskräften vergrößert, aus dem die Unternehmen wählen können.
• Die Einstellungskosten können sinken, wenn eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit die Zahl der freiwilligen Kündigungen und die Fluktuation verringert.
• Sie könnten Arbeitnehmer zu niedrigeren Löhnen anziehen, als es sonst der Fall wäre, insbesondere wenn sie mit anderen Maßnahmen zur Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben kombiniert werden, z. B. mit flexiblen Arbeitszeiten.

Kommunikation: Verbindung aus der Ferne aufrechterhalten

Der Rückgang der persönlichen Interaktionen und der Kommunikationsqualität kann die Produktivität beeinträchtigen. Persönliche Treffen ermöglichen eine effektivere Kommunikation als Fernkommunikationsformen wie E-Mails, Chats oder Telefonate. Um den Mangel an persönlicher Kommunikation zu kompensieren, können störende Kommunikationsformen zunehmen, z. B. ein erhöhter E-Mail-Verkehr oder virtuelle Meetings. Der Einsatz von Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams und anderen kann helfen, aber die Unternehmen müssen sich vor schlampigen Implementierungen hüten, die die Auswirkungen auf die Informationssicherheit und die Unternehmensführung außer Acht lassen.

Wissensfluss: Ihr Team auf dem Laufenden halten

Der Mangel an persönlicher Interaktion kann den Wissensfluss zwischen den Mitarbeitern beeinträchtigen. Unter M-Files finden Sie einige Eckpfeiler unserer Informationsmanagementlösung:

• Die Möglichkeit, Informationen problemlos mit Kollegen auszutauschen.
• Verbesserung der Auffindbarkeit von wichtigen und hilfreichen Informationen.
• Der Informationsfluss zwischen Einzelpersonen, Abteilungen, Geschäftseinheiten und externen Parteien.

Arbeitnehmer lernen durch persönliche Begegnungen mit Kollegen - Gespräche am Wasserspender, ein Besuch im Büro eines Kollegen - und diese Interaktion kann nicht unterschätzt werden. Um dies in einer entfernten Arbeitsumgebung zu kompensieren, sollten Unternehmen ihre Digitalisierungsbemühungen neu ausrichten, um den Wissensaustausch in Abwesenheit von zwischenmenschlichem Engagement zu fördern. Informationsmanagement-Tools wie M-Files sind entscheidend, um einen gesunden Wissensfluss zu gewährleisten.

Der Sweet Spot der Fernarbeit

In der Tat gibt es bei der Telearbeit einen Punkt, an dem die Erträge abnehmen. Die Zufriedenheit der Arbeitnehmer nimmt in einem entfernten Arbeitsumfeld zu - genug, um die potenziell negativen Auswirkungen auf die Kommunikation, den Wissensfluss und die Kontrolle durch das Management auszugleichen. Der negative Effekt, der durch den Mangel an persönlichen Interaktionen entsteht, wird jedoch wahrscheinlich mit der Intensität der Telearbeit stärker, während die Zufriedenheit der Arbeitnehmer mit einem geringen Maß an Telearbeit steigt, aber unter einer "übermäßigen" Telearbeit leiden kann.

Es gibt also einen optimalen Punkt für die Maximierung der Produktivität. Fernarbeit nicht anzubieten ist schlecht. Zu viel Fernarbeit ist ebenfalls schlecht. Die Unternehmen müssen selbst herausfinden, wo die Grenze der Rentabilität liegt, und versuchen, einen flexibleren Arbeitsplatz zu schaffen, an dem die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, den Umfang der Fernarbeit zu wählen, der ihnen am besten passt. Um die Produktivität aufrechtzuerhalten, müssen sie mit digitalen Lösungen wie Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationsmanagement ausgestattet werden - das ist das Mindeste.

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