Vielleicht arbeiten Sie für eines der Tausenden von Unternehmen, die in den letzten Jahren begonnen haben, Microsoft Teams für Besprechungen, Chats, Videoanrufe, abteilungsinterne und abteilungsübergreifende Arbeit, Kundenprojekte und mehr zu nutzen. Oder vielleicht erwägt Ihr Unternehmen den Einsatz von Teams, um der Notwendigkeit Rechnung zu tragen, von zu Hause aus zu arbeiten und gleichzeitig den Kunden weiterhin einen Mehrwert zu bieten.

So oder so, nach der anfänglichen Aufregung, ein Tool gefunden zu haben, das die Kommunikation und Zusammenarbeit (und die GIFs!) erheblich unterstützt, haben Sie wahrscheinlich angefangen, sich Fragen darüber zu stellen, wie Dokumente in Microsoft Teams verwaltet werden und wie Sie dafür sorgen können, dass die Erstellung, Klassifizierung und Archivierung dieser Dokumente im Einklang mit bewährten Verfahren und Vorschriften steht.

Wir haben fünf Experten von Microsoft interviewt, um die allgemeinen Herausforderungen zu erörtern, mit denen ihre Kunden konfrontiert sind, wenn es darum geht, Microsoft Teams zur Verwaltung von Dokumenten zu verwenden, und um ihre Empfehlungen für eine erfolgreiche Einführung von Teams zu geben. Lesen Sie, was diese fünf Microsoft Experten - Alan Debijadi, Karoliina Kettukari, Jasper Oosterveld, Bill Tolson und Sharon Weaver - über die Dokumentenverwaltung in Microsoft Teams zu sagen haben.

Was Mitarbeiter brauchen

Wenn Sie Microsoft Teams für die Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen einsetzen, sollten Sie zunächst sicherstellen, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter verstanden und anerkannt werden. Laut den von uns befragten Microsoft Profis ist einer der wichtigsten Punkte der einfache Zugang zu einer Vielzahl von Informationen.

"Meiner Erfahrung nach", so Sharon Weaver, CEO von Smarter Consulting, "wollen die Benutzer nicht mehrere Standorte aufsuchen, um etwas zu finden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Teams den Nutzern den einfachen Zugriff auf Informationen aus vielen verschiedenen Systemen ermöglicht."

Ein Punkt, der auch in unserem Gespräch mit Karoliina Kettukari zur Sprache kam: "Teams ist der virtuelle Desktop für alle Office 365-Anwendungen, aber Information Worker haben viele andere Anwendungen, die sie nutzen. Heutzutage können wir bereits viele andere Anwendungen in Teams integrieren, und ich denke, das ist der richtige Schritt nach vorn."

Es geht nicht nur darum, auf Informationen zuzugreifen, die in verschiedenen Systemen gespeichert sind, sondern auch darum, dies zeitnah und mühelos zu tun, wie Alan Debijadi von Unitflybetont: "Ein schneller Zugriff auf alltägliche, wichtige Informationen ist immer nützlich, und der entscheidende Punkt ist die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Informationen. Die Frage in diesem Sinne ist: Können die Teams das jetzt schon erfüllen? Die Mitarbeiter werden sich immer für schnellere, einfachere Lösungen entscheiden, und wenn sie das nicht können, werden sie sich für das entscheiden, was ihnen vertrauter ist."

Natürlich sind die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Nicht alle Unternehmen müssen Informationen aus Netzwerkordnern, CRM, ERP, älteren ECM-Systemen und anderen in verschiedenen Abteilungen verwendeten Tools zusammenführen. Jasper Oosterveld verwies auf seine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Kunden in Europa und betonte die Notwendigkeit, jede spezifische Situation mit einer 360-Grad-Sicht zu betrachten. Gleichzeitig wies er auf die Risiken hin, die entstehen, wenn man das Dokumentenmanagement in Microsoft Teams aus einer engen Perspektive betrachtet.

"Wir haben nur wenige Kunden gesehen, die die Möglichkeit des Dokumentenaustauschs zwischen Teams und z. B. einem CRM System nutzen. Die Bedeutung hängt von den Anforderungen der Organisation und dem Geschäftsprozess ab. Das Hauptrisiko ist meiner Meinung nach das Fehlen einer integrierten Suchfunktion in Microsoft Teams in Kombination mit externen Informationssystemen."

Dokumentenverwaltung in Microsoft Teams

Es besteht kaum ein Zweifel daran, dass Microsoft Teams sowohl für Administratoren als auch für Benutzer einige Herausforderungen in Bezug auf die Dokumentenverwaltung mit sich bringt. Herausforderungen, die laut Weaver vor allem auf eine positive Abkehr von der Vergangenheit zurückzuführen sind.

"Die größte Herausforderung besteht darin, dass man bei der Architektur die Gruppenrelevanz und nicht die Informationsrelevanz berücksichtigen muss. Teams organisiert Inhalte mit Berechtigungen auf Gruppenebene, und daher muss die Architektur unterstützen, dass alle Mitglieder der Gruppe Zugriff auf diese Inhalte haben." Im Gegensatz zum traditionellen Ansatz, bei dem Berechtigungen für Elemente (oder Gruppen von Elementen) zugewiesen werden, sollte bei Microsoft Teams die Planung stattdessen "um eine Gruppe (oder Untergruppe) von Mitgliedern herum erfolgen, die alle Zugriff auf dieselben Informationen benötigen, und diese dann nach Themen gruppieren."

Die Art und Weise, wie Informationen innerhalb der einzelnen Teams organisiert sind, ist eine Herausforderung für Administratoren, die eine geeignete Informationsarchitektur für die Bereitstellung von Microsoft Teams entwickeln. Aber es ist auch eine Herausforderung für die Benutzer, die sich schwer tun, zu verstehen, wo sich Dokumente befinden oder wie sie auf vergangene Unterhaltungen mit ihren Kollegen zugreifen können.

"Alle schriftlichen Informationen sind sichtbar, aber leicht zu übersehen", so Alan Debijadi. "Die größte Herausforderung für Microsoft Teams liegt in der Suchfunktion, d.h. wie man die richtigen Informationen findet und wie man sie schnell findet."

Jasper Oosterveld erklärte sehr deutlich, warum dies geschieht und was die unerwünschten Folgen sind: "Die wichtigsten Informationen, die in Teams ausgetauscht und gespeichert werden, sind Dokumente. Teams sind in viele Kanäle unterteilt. Ein Kanal erstellt automatisch einen Ordner in der angeschlossenen SharePoint-Dokumentenbibliothek." Hier landet man, wenn man in einem Teams-Arbeitsbereich auf die Registerkarte Dateien klickt. "Das Fehlen einer integrierten Dateinavigation verhindert einen klaren Überblick über alle gespeicherten Inhalte in einem Team, was dazu führt, dass Dokumente dupliziert werden und den Mitgliedern wertvolle Informationen entgehen."

Dokumente, Bilder, Sitzungsaufzeichnungen, private Gespräche - und die darin geteilten Dokumente - sind an verschiedenen Orten gespeichert. Das Fehlen eines zentralen Archivs, in dem alles gespeichert ist und das durchsucht werden kann, ist auch ein Problem, wenn es um Themen der Informationsverwaltung wie Archivierung, Datenaufbewahrung und E-Discovery geht.

Bill Tolson, einer der führenden Experten für Microsoft und Compliance, der vor kurzem einen Artikel im Archive360-Blog zu diesem Thema verfasst hat, äußerte sich in unserem Interview wie folgt: "Teams verfügt nicht über ein zentrales Repository, in dem alle Teams-Datenobjekte gespeichert werden können. Stattdessen werden [diese] in OneDrive, SharePoint, privaten versteckten Postfächern und versteckten Gruppenpostfächern gespeichert. Aus diesem Grund kann die Festlegung von Aufbewahrungsrichtlinien für Teams-Inhalte komplex sein, da für jedes Repository eine Teams-Aufbewahrungsrichtlinie festgelegt werden muss."

Tolson hatte auch einige Ratschläge für diejenigen parat, die mit der Verwendung von Teams beginnen wollen (oder bereits damit begonnen haben und sich noch nicht mit solchen Themen beschäftigt haben).

"Zunächst sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was die integrierte Teams-Archivierung leisten kann und was nicht. Dann sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass die Teams-Datenaufbewahrung über mehrere Office 365-Anwendungen verteilt ist. Um schließlich sicherzustellen, dass die Teams-Daten auf eine konforme und rechtlich vertretbare Weise archiviert werden, kann es sinnvoll sein, ein Drittanbieter-Tool zu verwenden, das speziell für die Archivierungsanforderungen von Teams entwickelt wurde."

Ein letztes Thema, das häufig auftaucht, wenn es um das Dokumentenmanagement in Microsoft Teams geht, ist die Informationssicherheit. Wie Karoliina Kettukari es ausdrückt: "Alles in Ihren Teams ist für alle Teammitglieder und Gäste sichtbar und bearbeitbar, und das ist die Grundvoraussetzung für moderne Wissensarbeit."

Um dem Risiko entgegenzuwirken, dass sensible Informationen versehentlich offengelegt werden, zumindest auf der Ebene der Kanäle, hatMicrosoft kürzlich private Kanäle eingeführt. Unter den von uns befragten Experten herrschte große Einigkeit darüber, dass private Kanäle ein guter Weg sein können, um die Sicherheit bestimmter Dokumente zu gewährleisten.

"Es gibt mehrere Möglichkeiten, eindeutige Berechtigungen zu verwalten, aber am einfachsten ist es für Administratoren, einfach einen privaten Kanal zu erstellen", so Weaver. "Dadurch wird eine separate SharePoint-Website für Dateien erstellt, auf die nur ein Teil des Teams zugreifen muss. Der Kanal ist nur für die Mitglieder des privaten Kanals sichtbar und erscheint nicht für diejenigen, die keinen Zugriff haben."

Vorausschauende Planung

Wir haben kürzlich einen Blog-Artikel mit dem Titel 7 Fragen, die Sie beantworten müssen, um Microsoft Teams für Information Governance effektiv zu nutzen. In diesem Artikel haben wir dargelegt, wie wichtig es ist, Teams mit Absicht und Planung in Ihre Belegschaft einzuführen, Richtlinien zu erstellen und Zeit und Ressourcen in Schulungen zu investieren.

Dies gilt insbesondere für die Dokumentenverwaltung in Microsoft Teams, und alle von uns befragten Fachleute betonten auch die Notwendigkeit, die Benutzerakzeptanz durch eine angemessene Strategie zu unterstützen.

"Die größte Herausforderung für einen Endnutzer besteht darin, dass es keine klaren Richtlinien für das grundlegende Informationsmanagement gibt", so Karoliina Kettukari. "Wann muss ich ein neues Team gründen? Wann ist ein Kanal ausreichend? Soll er öffentlich oder privat sein? Welche Art von Dokumenten kann ich in Teams speichern? Was ist mit der Archivierung von Informationen und sensiblen Daten?" Dies und mehr sind Fragen, die weit vor der Implementierung beantwortet werden sollten: "Denken Sie an die Teams-Governance, die Teambereitstellung und das Lebenszyklusmodell, einschließlich der Richtlinien für die Dokumentenverwaltung, und berücksichtigen Sie diese Punkte, bevor Sie den Endbenutzern Lizenzen zuweisen. Machen Sie es einfach, erstellen Sie visuelle Richtlinien und geben Sie sich Mühe, die Richtlinien zu kommunizieren."

Jasper Oosterveld empfiehlt einen vorbereitenden Workshop mit verschiedenen Interessengruppen. "Ich empfehle dringend, mit einem Governance-Workshop zu beginnen. Der Workshop führt zu einer Governance-Strategie für die Implementierung von Microsoft Teams innerhalb der Organisation, um die Qualität von Microsoft Teams innerhalb der Organisation zu sichern."

Sobald der Governance-Plan steht, hat Sharon Weaver einige sehr interessante und durchdachte Tipps, wie man ihn kommunizieren kann. "Implementieren Sie eine Mischung aus aufgezeichneten und Live-Schulungen mit Nachbereitung und speziellen Sprechstunden für Fragen und Antworten, um sicherzustellen, dass Ihre Nutzer verstehen, wie Ihr Unternehmen Teams nutzen wird.

"Beginnen Sie außerdem mit einigen Pilotteams, die eine großartige Einstellung haben und allen von ihrem Erfolg erzählen werden. Indem Sie Ihren Nutzern Beispiele zeigen, wie andere Teams im Rahmen der implementierten Governance-Pläne erfolgreich nutzen, können sie sehen, dass sie schnell Zugang zu den benötigten Informationen erhalten und den Zugriff auf Informationen, die sie nicht benötigen, einschränken können."

Abschließende Überlegungen

Wenn es darum geht, Kollegen auf dem Laufenden zu halten, einen Videoanruf zu starten oder die nächsten Schritte in einem Kundenprojekt zu vereinbaren, ist Microsoft Teams recht intuitiv und erfordert wahrscheinlich keine intensive Planung und Schulung. Schließlich fügt es sich gut in die jüngste Tradition von Kommunikationswerkzeugen ein, an die wir uns mehr und mehr gewöhnt haben und deren Hauptziel es ist, den Mitarbeitern die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu erleichtern, ohne die Hürden traditioneller Systeme zu nehmen.

Doch gerade diese Vertrautheit und Intuitivität machen Teams zu einer Herausforderung für Administratoren und Endbenutzer, wenn es darum geht, Dokumente und Informationen gemäß internen und externen Regeln zu verwalten.

Die Mitarbeiter sind sich nicht immer darüber im Klaren, dass das, was sie in einem privaten Chat mit einem Kollegen sagen oder teilen, ihr Unternehmen verschiedenen Risiken aussetzen kann. Gleichzeitig gehen sie, wie Bill Tolson es ausdrückt, immer noch hauptsächlich davon aus, dass ihre Arbeitsdaten ihre eigenen sind, "und sie kontrollieren sie lokal, was sie für Anwälte fast unsichtbar macht und die Inkassokosten dramatisch erhöht".

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Führungskräfte und IT-Manager bei der sorgfältigen Planung der Einführung von Teams (und anderen Tools) die Führung übernehmen, die Beteiligten frühzeitig in ein Gespräch über die Bedürfnisse und die notwendigen Voraussetzungen einbeziehen und in die anfängliche und kontinuierliche Schulung investieren.

Die fünf von uns befragten Microsoft -Profis haben es sich nicht nehmen lassen, ihre Sichtweise zu diesem Thema mit unserem Publikum zu teilen, und wir sind ihnen für ihre Zeit und ihre Einsichten sehr dankbar. Abschließend möchte ich mit einer brillanten Erinnerung von Karoliina Kettukari schließen, die besagt, dass es wichtig ist, sich bewusst zu machen, dass in Ermangelung eines besseren Verständnisses und klarer Richtlinien "die Mitarbeiter am Ende mit alten Methoden und alten Werkzeugen arbeiten werden, weil es das ist, was sie kennen. Das Unbekannte und Unklare ist immer beängstigender".

Über die Microsoft Experten

Alan Debijadi

Alan Debijadi ist Mitbegründer und COO von Unitflyeinem Unternehmen, das die richtige Technologie und das Geschäft miteinander verbindet. Er war Senior Software Architect für eines der führenden kroatischen IT-Unternehmen und hat an der Integration und Automatisierung verschiedener Unternehmenssysteme, On-Premises- und Cloud-Lösungen gearbeitet.

Karoliina Kettukari

Karoliina Kettukari ist Teams User Adoption Consultant und Microsoft MVP. Sie begleitet Unternehmen auf dem Weg der digitalen Transformation und hilft Organisationen, mit Hilfe von Teams und anderen Office 365-Tools moderne Teamarbeit zu entwickeln und die interne Kommunikation zu verbessern.

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld arbeitet als Berater für ein niederländisches Unternehmen namens InSpark. In seiner Rolle begleitet er Kunden bei der Implementierung, Verwaltung und Einführung von Microsoft Teams. Darüber hinaus ist er ein 6-facher Microsoft MVP für Office Apps & Services.

Bill Tolson

Bill Tolson ist der Vizepräsident für Global Compliance & eDiscovery bei Archive360. Er verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in den Bereichen Archivierung, Information Governance und eDiscovery. Er ist ein häufiger Redner bei Veranstaltungen der Rechts- und Information-Governance-Branche und hat vier eBooks zu diesem Thema verfasst.

Sharon Weaver

Sharon Weaver, Präsidentin und CEO von Smarter Consulting, ist zertifizierte Trainerin ( Microsoft ) und Expertin für Office 365, Prozessverbesserung und Produktivität ( Microsoft ). Sharon spricht professionell auf lokalen, nationalen und globalen Veranstaltungen und unterrichtet Themen wie Office 365, Geschäftsanalyse, Six Sigma und Führung.