Es ist kein Geheimnis, dass Banken und Versicherungen in der Mitte mehrerer konvergierender disruptiver Kräfte gefangen sind. PricewaterhouseCoopers schreibt in ihrem Artikel "Top financial services industry issues":

"Finanzinstitute befinden sich in einer Zwickmühle. Veraltete Systeme, Prozesse und Beziehungen machen Innovationen extrem schwierig, selbst wenn neue Technologien die Erwartungen der Nutzer erhöhen und neue Wettbewerber anziehen. Viele Unternehmen tun sich immer noch schwer mit der digitalen Transformation, obwohl ihr zukünftiges Wachstum davon abhängen könnte."

5 Statistiken, die das Chaos im Informationsmanagement aufdecken

Viele der disruptiven Kräfte, mit denen die Finanzinstitute konfrontiert sind, würden schon für sich allein ausreichen, um einen disruptiven Druck zu erzeugen; Banken und Versicherungsunternehmen sind mit allen diesen Kräften gleichzeitig konfrontiert:

• Über viele Jahre hinweg aufgebaute alte Informationsmanagementsysteme.
• Die massiven Fusionen und Übernahmen, die nach dem Börsencrash von 2008 stattfanden, stellten eine enorme Herausforderung für die Integration und Rationalisierung der alten (und oft inkompatiblen) Systeme verschiedener Unternehmen dar.
• Enorme Altinvestitionen in ein "repository-zentriertes" Inhaltsmanagement, das sich darauf konzentriert, wo ein Dokument gespeichert ist, und nicht darauf, was es ist.
• Steigende gesetzliche Anforderungen, die direkt damit zusammenhängen, wie und von wem Informationen verwaltet werden.
• Neue "FinTech"-Wettbewerber (z. B. Amazon, Alibaba, WeChat, Apple, Google), die versuchen, sich besonders profitable Geschäftsbereiche von den bestehenden Akteuren herauszupicken - und in der Lage sind, alte Technologien durch modernere Ansätze zu ersetzen.
• Eine neue Generation von "digital nativen" Bank- und Versicherungskunden mit ganz anderen Erwartungen an das Kundenerlebnis als traditionelle Kunden.

Altsysteme und Integrationsherausforderungen

Eine Umfrage der AIIM unter Führungskräften von 48 Banken und Versicherungen bestätigt dies:

• 91 % der Befragten sagten: "Unsere Informationsmanagementstrategie muss modernisiert werden, um modernen Problemen gerecht zu werden."
• 93 % sagten: "Die Digitalisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen ist einer der wichtigsten Engpässe für die digitale Transformation."
• 57 % gaben an: "Mein Unternehmen ist besorgt, dass unser Geschäftsmodell in den nächsten zwei Jahren ernsthaft gestört werden könnte."

Inhaltssilos behindern das Kundenerlebnis

Randy Bean, CEO und geschäftsführender Gesellschafter von NewVantage Partners, beschrieb das Dilemma in Forbes folgendermaßen: "In seinem 1926 erschienenen Roman The Sun Also Rises (Auch die Sonne geht auf) schafft Hemingway eine treffende Metapher für das Wesen innovativer und disruptiver Veränderungen. Als eine Romanfigur gefragt wird: 'Wie sind Sie bankrott gegangen?', antwortet sie: 'Auf zwei Arten: allmählich und dann plötzlich.'"

Nicht verwaltete Dokumente bremsen die Produktivität

Wie also sollte eine überforderte Führungskraft im Finanzdienstleistungssektor diese unzähligen Herausforderungen angehen? Manchmal ist es am besten, eine lange und komplizierte Reise am Anfang zu beginnen.

Deloitte's 2018 Banking Outlook weist darauf hin, wie wichtig es ist, die Produktivität und Effektivität von Wissensarbeitern zu maximieren und ihre Bemühungen von routinemäßigen und sich wiederholenden Arbeiten auf Arbeiten zu konzentrieren, die einen größeren Wert liefern: "[B]anks werden wahrscheinlich bestehende Belegschaften neu ausrichten müssen, um kollaborativ und inklusiv zu sein, und ihnen gleichzeitig integriertere Mitarbeitererfahrungen bieten - von der Einstellung bis zum Ruhestand -, um die reichere Kundenerfahrung widerzuspiegeln, die die Belegschaft ermöglicht."

Intelligentes Informationsmanagement: Die Lösung

Im Folgenden finden Sie zwei Daten aus einer AIIM-Studie, die Ihnen helfen sollen, sich auf diesen wichtigen Ausgangspunkt zu konzentrieren - die Tools, die von Wissensarbeitern tagtäglich verwendet werden.

Im Durchschnitt werden 58 % der unstrukturierten Inhalte und Informationen, die in Unternehmenssystemen (wie ERP, HR, Finanzen, CRM und Projektmanagement) verwendet werden, INNERHALB dieser Unternehmenssysteme gespeichert (und sind somit für andere Prozesse nicht verfügbar), Anstatt in einem Content Management System.

Warum dies wichtig ist: Viele ältere Content-Management-Systeme wurden für benutzerdefinierte, großvolumige, unternehmenskritische Prozesse entwickelt. Diese Systeme erfüllten ihre Aufgabe innerhalb dieses Prozesses, waren aber nicht für eine einfache Integration mit anderen zentralen Unternehmensanwendungen ausgelegt. Die daraus resultierenden Informationssilos, die in einzelnen prozess- und anwendungsspezifischen Repositories gebunden sind, behindern nun die Bemühungen von Banken und Versicherungen, ihre Geschäftsprozesse im Hinblick auf das Kundenerlebnis neu zu definieren.

Integration mit Kerngeschäftssystemen

Eine Schlüsselanforderung an jede intelligente Informationsmanagementlösung sollte die einfache Integration in Kerngeschäftsanwendungen sein, die über Inhaltsdienste bereitgestellt werden, die auf die Anforderungen eines bestimmten Prozesses skaliert werden können.

Automatische Organisation von Metadaten und Inhalten

Fast 50 % der Führungskräfte im Finanzdienstleistungssektor bezeichnen ihre Verwaltung von Microsoft Office-Dokumenten (wie Word, Excel und PowerPoint) als "chaotisch" oder "eher unübersichtlich".

Warum dies wichtig ist: Bei älteren Content-Management-Systemen lag der Schwerpunkt darauf, die Wissensarbeiter irgendwie davon zu überzeugen, ihre Arbeit in das "richtige" Repository zu stellen und dabei auch sicherzustellen, dass sie die entsprechenden Metadaten zuordnen. Die Realität der Arbeit in der Banken- und Versicherungsbranche im letzten Jahrzehnt - eine Geschichte der Konsolidierung und der Notwendigkeit, mit weniger Mitarbeitern mehr zu erreichen - machte diese Erwartung völlig unangemessen. Dies hatte zur Folge, dass ein großer Teil der Dokumente des Tagesgeschäfts nicht verwaltet wurde.

Befähigung von Wissensarbeitern für die digitale Transformation

In dieser Umgebung scheint es oft unmöglich, das richtige Dokument zu finden, wenn es gebraucht wird. Wo wurde die Datei gespeichert? Wer hat sie zuletzt bearbeitet? Ein modernerer Ansatz für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten besteht darin, die Inhalte nach ihrem Inhalt zu organisieren und nicht danach, wo sie gespeichert sind. Und zwar in einer Form, die für Wissensarbeiter im Rahmen ihrer normalen Arbeit sinnvoll ist. Dabei werden automatisch die Metadaten zugewiesen, die erforderlich sind, um einen Rahmen für zukünftige KI- und maschinelle Lernanwendungen zu schaffen.

Die digitale Transformation im Finanzdienstleistungssektor beginnt damit, das Leben von Wissensarbeitern zu vereinfachen, die von der steigenden Informationsflut zunehmend überfordert sind... und das bedeutet intelligentes Informationsmanagement.

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