Die digitale Transformation durch künstliche Intelligenz (KI) bezieht sich auf die Nutzung maschineller Intelligenz, um Probleme zu lösen und effizienter zu arbeiten. Laut Xerox verschwenden 46 % der Mitarbeiter kleiner und mittlerer Unternehmen immer noch täglich Zeit mit ineffizienten, papierbezogenen Arbeitsabläufen. Das bedeutet, dass intelligente Dokumentenmanagementsysteme viel zur Verbesserung dieser Prozesse beitragen können.

Unternehmen, die bereits ausgefeilte Dokumentenmanagementsysteme einsetzen, haben einen Wettbewerbsvorteil. Die gute Nachricht ist, dass diese intelligenten Tools vor allem dann hilfreich sind, wenn sich Unternehmen in der Vergangenheit nicht viel auf Technik verlassen haben und dies nachholen müssen. Noch besser ist, dass intelligente Dokumentenmanagementsysteme für alle Unternehmensgrößen und -typen zugänglich und nützlich geworden sind.

5 Wichtige Effizienzsteigerungen durch KI im Dokumentenmanagement

Viele Unternehmen und Branchen haben immer noch mit Papierdokumenten zu kämpfen. Selbst wenn das Unternehmen sie nicht selbst erstellt, müssen sie möglicherweise Papierformulare von Behörden oder Geschäftspartnern verwenden. Einige Unternehmen haben sich auch vom physischen Papier entfernt. Gleichzeitig haben sie vielleicht nur einen kleinen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht, indem sie Tabellenkalkulationen oder gescannte Formulare an E-Mails anhängen und sie auf verschiedenen Laufwerken in ungeordneter Weise speichern. All diese Praktiken verschwenden Zeit, denn sie können zu einer schlechten Datenverwaltung führen, die redundante, falsche, verlorene und unsichere Dokumente zur Folge hat.

Betrachten Sie dagegen nur einige revolutionäre Möglichkeiten, wie der Einsatz von KI in Dokumentenmanagementsystemen wie M-Files die Integrität gängiger Geschäftspraktiken beschleunigen und verbessern kann:

Automatisieren Sie manuelle Prozesse. Nach dem Scannen oder Eingeben des Dokuments kann das KI-System einen Großteil der Arbeit automatisieren und gleichzeitig gute Standards durchsetzen. Beispielsweise können intelligente Systeme dabei helfen, Einträge zu kategorisieren und zu markieren, damit sie beim nächsten Mal leichter zu finden sind. Diese Fähigkeit kann die anfänglichen Digitalisierungsbemühungen beschleunigen und bei zukünftigen Aufgaben helfen. Bei der Nutzung des Systems durch die Mitarbeiter hängt eine effiziente Suche oft von der korrekten Kennzeichnung und Kategorisierung der Dokumente ab, doch dieser Bereich wird bei der Eingabe der Informationen oft vernachlässigt. Selbst wenn das System die Kennzeichnung und Kategorisierung nicht automatisch vornimmt, kann es voreingestellte Regeln durchsetzen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter diese zusätzliche Arbeit erledigen, wenn sie neue Dokumente einreichen.

Beschleunigung von Business Intelligence: Intelligente Systeme können die Geschäftsintelligenz beschleunigen. So kann KI zum Beispiel Muster in sehr großen Datenmengen viel schneller erkennen als Menschen es können. Ein Beispiel: Ein Personalchef könnte Lebensläufe mit einem intelligenten System durchsuchen, das Schlüsselwörter findet, die mit erfolgreichen Mitarbeitern, die in der Vergangenheit eingestellt wurden, in Verbindung stehen oder auf voreingestellten Regeln basieren. Ein anderes Beispiel wäre die Suche nach saisonalen Verkaufstrends anhand früherer Rechnungen oder Aufträge.

Struktur in unstrukturierte Daten bringen. IT-Mitarbeiter sind es gewohnt, dass Daten in formatierten Datenbanken oder Berichten organisiert sind. Bei den meisten Dokumenten kann niemand diese Art der Organisation erwarten. Stattdessen kommt die Kommunikation oft in Form von E-Mails, Textnachrichten, Briefen oder Formularen eines anderen Unternehmens an. In der Vergangenheit mussten die Mitarbeiter diese Art von Kommunikation durchforsten, um Informationen herauszufiltern und zu organisieren. Heute kann ein intelligentes Datenmanagement einen großen Teil dieser Arbeit übernehmen. Als Beispiel wird im BlogAdobe ein hervorragender Anwendungsfall genannt:

"Ein noch dramatischeres Beispiel: Einige Unternehmen nutzen KI und maschinelles Lernen, um E-Mails, Texte und andere Kundenkommunikation zu durchforsten, um Wörter, Semantik und Stimmungen zu verstehen und diese Daten mit der Abrechnungs- und Servicehistorie zu verbinden, um vorherzusagen, wer welche Produkte und Dienstleistungen kaufen wird. Besonders bemerkenswert ist, dass diese Modelle regelmäßig besser abschneiden als Modelle, die nur strukturierte Daten verwenden."

Rationalisierung der Dokumentenerstellung. Anstatt den Mitarbeitern beizubringen, wie man verschiedene Dokumente korrekt formatiert, kann die KI einfach die Informationen für einzigartige, neue Dokumente anfordern. So kann das System beispielsweise automatisch einen Arbeitsvertrag für neue Mitarbeiter erstellen, basierend auf dem Namen des Mitarbeiters und anderen Informationen, die es bereits aus dem Rekrutierungsprozess kennt.

Verbessern Sie die Dokumentensicherheit. Die Fähigkeit der KI, Informationen zu sichern, könnte sich als einer ihrer größten Vorteile erweisen. Das Dokumentenmanagementsystem kann automatisch nach sensiblen Informationen suchen und alle Dokumente, die diese enthalten, kennzeichnen. Noch besser: Die Software kann ungewöhnliche Anfragen nach privaten Daten erkennen und den Zugriff verhindern oder Sicherheitsteams alarmieren. Laut Market Watch gehen viele der heutigen Cyber-Bedrohungen von Insidern aus, entweder absichtlich oder unabsichtlich. KI kann eine mächtige Waffe gegen alle Arten von Bedrohungen der Datensicherheit sein.

Verbessern Sie die Datenqualität. Das intelligente Dokumentenmanagementsystem kann dazu beitragen, Datenredundanz zu reduzieren, Eingabefehler zu erkennen und zu verhindern, dass Dateien verlegt werden. Unternehmen brauchen gute Daten für eine effiziente Entscheidungsfindung und Geschäftsabwicklung, und das ist eine weitere Funktion, die KI liefern kann.

Dokumentengestützte digitale Transformation kann die meisten Unternehmen rationalisieren

Von Rechtsteams, die Dokumente auswerten müssen, bis hin zu Einzelhandelsgeschäften, die Verkaufstrends vorhersagen müssen - KI im Dokumentenmanagement kann die Effizienz auf revolutionäre Weise verbessern. Sie kann Ordnung in das Chaos bringen, nützliche Erkenntnisse liefern und sogar dabei helfen, so alltägliche Dinge wie Dateneingabefehler zu vermeiden. Um das Beste aus Ihren wertvollen Daten herauszuholen, sollten Sie die Unterstützung durch ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem in Betracht ziehen.