Ein digitales Ablagesystem ist, wie der Name schon sagt, eine Möglichkeit, einige der herkömmlichen Ablagesysteme, mit denen Sie zu tun haben - von normalen Aktenschränken bis hin zu den Stapeln von Ordnern, die in Ihrem Büro herumliegen - in ein digitales Format umzuwandeln. Dies erleichtert nicht nur die Suche nach den benötigten Informationen, wenn Sie sie am dringendsten benötigen, sondern auch die langfristige Aufbewahrung dieser Dokumente.

Digitale Ablagesysteme: Ein Sprungbrett

Ein Enterprise-Content-Management-System (auch ECM genannt) geht dagegen noch einen Schritt weiter. Ja, es kann absolut alles, was ein digitales Ablagesystem kann - aber es bringt auch eine breite Palette zusätzlicher Funktionen mit sich, die Sie in Zukunft unbedingt kennen sollten.

Enterprise Content Management (ECM): Ein leistungsstarkes Upgrade

Alles in allem bringt eine Enterprise-Content-Management-Lösung zusätzliche Sicherheits-, Verwaltungs- und sogar Kollaborationstools mit sich, die perfekt auf eine Büroumgebung zugeschnitten sind. Es ist nicht nur eine großartige Möglichkeit, Ihnen und Ihren Mitarbeitern zu helfen, sich besser zu organisieren, sondern auch ein skalierbares und effizientes System, das mit Ihrem Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt.

Hauptunterschiede zwischen digitaler Ablage und ECM

Ein digitales Ablagesystem ermöglicht das Scannen und Erfassen von Papier- oder sogar digitalen Dokumenten und schafft ein zentrales Repository zum Speichern und Weitergeben dieser Informationen. Viele Unternehmen aller Art nutzen diese Möglichkeit, um Unordnung zu vermeiden und gleichzeitig ihre Informationen und Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren, damit sie in Zukunft leichter auffindbar sind.

Metadaten und erweiterte Suchfunktionen

Ein Enterprise-Content-Management-System geht noch einen Schritt weiter, indem es Ihnen die Möglichkeit gibt, detaillierte Informationen zu jedem Dokument oder Datensatz einzugeben, die so genannten Metadaten. Dies trägt wesentlich dazu bei, Inhalte besser durchsuchbar zu machen, so dass sie leichter auffindbar und noch leichter verwertbar sind. Ein qualitativ hochwertiges System für die Verwaltung von Unternehmensinhalten umfasst auch zusätzliche Funktionen wie die optische Zeichenerkennung (OCR), mit der Informationen automatisch aus einem Dokument entnommen und dessen Metadaten sofort generiert werden können.

Funktionen für die Zusammenarbeit und Versionskontrolle

Um ein Beispiel dafür zu geben, wie wertvoll dies sein kann, denken Sie an die Arbeit, die in Ihrer Kreditorenbuchhaltung anfällt. Dort müssen regelmäßig Rechnungen bearbeitet und mit den Bestellungen verglichen werden, die Sie an Ihre Lieferanten senden. Mit einer Enterprise-Content-Management-Lösung mit OCR könnten Sie diesen gesamten Prozess weitgehend automatisieren - und so so viel Zeit wie möglich freisetzen, damit sich Ihre Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung auf wichtigere Dinge konzentrieren können.

Verbesserte Sicherheit und Zugangskontrollen

Wie bereits erwähnt, besteht einer der Hauptvorteile eines Enterprise-Content-Management-Systems darin, dass es Ihnen eine einfachere Suche und Speicherung von Dokumenten ermöglicht - vor allem im Vergleich zu den papierbasierten Unterlagen, mit denen Sie sonst zu tun haben. Ein digitales Ablagesystem kann Ihnen dabei helfen, indem es Ihnen die Möglichkeit gibt, nach Dokumenten auf der Grundlage des Namens der gesuchten Datei, des Inhalts und der zugehörigen Metadaten zu suchen.

Auswahl des richtigen Systems für Ihre Geschäftsanforderungen

Mit einem Enterprise-Content-Management-System können Sie jedoch auch Funktionen wie Co-Authoring und Versionskontrolle nutzen, um die Zusammenarbeit auf breiter Ebene zu fördern. Unabhängig von der Art des Unternehmens, das Sie führen, ist es sehr üblich, dass mehrere Personen gemeinsam an denselben Dokumenten arbeiten. Mit der Versionskontrolle erhalten Sie einen genauen Verlauf des Dokuments, so dass Sie sehen können, wann bestimmte Änderungen vorgenommen wurden, wer diese Änderungen durchgeführt hat und vor allem warum. Dies ist ein großer Vorteil für jedes Unternehmen, das in einer stark regulierten Branche tätig ist, zu der vor allem das Finanzwesen gehört. Das richtige Enterprise-Content-Management-System kann Ihnen helfen, in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben, und gleichzeitig dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter über möglichst vollständige und umsetzbare Informationen verfügen, mit denen sie arbeiten können.

Für die meisten Unternehmen liegt der größte Vorteil einer Enterprise-Content-Management-Lösung jedoch darin, dass sie von praktisch überall aus auf ihre Informationen zugreifen können. Ja, ein digitales Ablagesystem wird wahrscheinlich Desktop-, Web- und sogar mobile Anwendungen anbieten. Aber nur ein ECM gibt Ihnen auch Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie den Zugriff auf Dokumente einschränken können, um sicherzustellen, dass nur diejenigen darauf zugreifen können, die diese Informationen ausdrücklich für ihre Arbeit benötigen.

Letztendlich sind sowohl ein digitales Ablagesystem als auch eine Enterprise-Content-Management-Plattform eine deutlich bessere Lösung als eine, bei der Sie noch mit papierbasierten Unterlagen arbeiten. Für die meisten Unternehmen bietet jedoch nur ein ECM-System die Benutzerfreundlichkeit, den einfachen Zugriff, die Zusammenarbeit, die Einhaltung von Vorschriften und andere Funktionen, die erforderlich sind, um jeden Tag intelligenter und nicht härter zu arbeiten.

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