Datensicherheit und Automatisierung der Wissensarbeit
Im Jahr 2023 wird die Zahl der Wissensarbeiter in den Vereinigten Staaten auf mehr als 100 Millionen geschätzt, und weltweit gibt es mehr als 1 Milliarde Wissensarbeiter. Diese hochqualifizierten Arbeitskräfte steigern den Wert eines Unternehmens, indem sie ihre kreativen und problemlösenden Fähigkeiten einsetzen.
Mit dem Aufkommen der generativen KI gibt es einen erneuten Vorstoß zur Automatisierung der alltäglichen und sich wiederholenden Tätigkeiten, die mit Wissensarbeit verbunden sind. Wissensarbeiter verfügen über fortgeschrittene Fähigkeiten und Wissensgrundlagen und werden in der Regel gut bezahlt. Die Verringerung der Zeit, die sie für ihre Arbeit aufwenden, und die Steigerung ihrer Effizienz sind für die meisten Unternehmen eine Priorität.
KI-gestützte Software zur Automatisierung von Wissensarbeit hilft Unternehmen, den Wert von Wissensarbeit zu erschließen. Fortschrittliche Technologien automatisieren Aufgaben, Prozesse und Aktionen, die früher menschliche Interaktion erforderten.
KI und Automatisierung von Wissensarbeit
Mit der generativen KI-Technologie werden die Plattformen zur Automatisierung von Wissensarbeit noch leistungsfähiger. Sie helfen den Mitarbeitern, Informationen zu organisieren, den Kontext von Dokumenten zu verstehen und mit der Wissensdatenbank ihres Unternehmens zu interagieren, indem sie natürliche Spracheingaben verwenden.
Und das Ergebnis? Wissensarbeiter - auch solche ohne Programmierkenntnisse - können die Automatisierung nutzen, um Dokumente einfacher zu finden und im richtigen Geschäftskontext zu verwenden. KI-gestützte Plattformen verbessern auch die Prozesseffizienz und -genauigkeit, indem sie dokumentenzentrierte Arbeitsabläufe automatisieren.
Wissen Arbeitsautomatisierung und Datensicherheit
Manche Unternehmensleiter befürchten, dass eine Wissensmanagement-Software ihr Unternehmen neuen Risiken aussetzen könnte. In Anbetracht der Folgen einer Verletzung der Datensicherheit, einschließlich Geldstrafen, Rufschädigung und Geschäftsunterbrechung, ist diese Sorge berechtigt. Die richtige Plattform verringert jedoch das Geschäftsrisiko, indem sie die Dokumentensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften automatisiert.
Viele Unternehmensleiter konzentrieren ihre Sicherheitsbemühungen auf die Verhinderung von Computerviren und Hacks. Eine Studie der Stanford University aus dem Jahr 2020 ergab jedoch, dass neun von zehn Datenschutzverletzungen durch menschliches Versagen verursacht werden. Social-Engineering-Angriffe, bei denen sich Betrüger Zugang zu Daten verschaffen, indem sie einfach fragen, anstatt zu hacken, sind ebenfalls auf dem Vormarsch.
Wenn Wissensarbeiter uneingeschränkten Zugang zu IT-Systemen haben, können diese Angriffe für ein Unternehmen verheerend sein. Eine der besten Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um Datenschutzverletzungen vorzubeugen, besteht darin, dafür zu sorgen, dass nur diejenigen auf die Daten zugreifen können, die für die Nutzung der Daten zugelassen sind.
Verwaltung des Wissenszugangs
Die richtige Informationsmanagement-Plattform kann den Prozess der Sicherung von Dokumenten und Daten automatisieren. Mit einer geeigneten Plattform für die Verwaltung von Geschäftsinformationen können Unternehmen Schutzmaßnahmen und bewährte Verfahren einführen.
Durchsetzung der Politik
Der Schlüssel zur effektiven Durchsetzung von Richtlinien sind Metadaten. Metadatengesteuerte Berechtigungen ermöglichen eine vollautomatische Zugriffskontrolle für jedes Dokument. Nur Personen mit den richtigen Attributen können die Berechtigungen in einem bestimmten Dokument lesen, bearbeiten, löschen oder ändern.
Versionskontrolle und Prüfpfad
Die Aufbewahrung alter Versionen und die Möglichkeit, auf frühere Versionen zurückzugreifen, sind wichtige Funktionen zur Dokumentenkontrolle für die Einhaltung von Vorschriften und die Dokumentenverwaltung. Mit Check-in- und Check-out-Funktionen können Unternehmen nachverfolgen, wann eine Datei bearbeitet wird und wer die Änderungen vornimmt.
Der Versionsverlauf, der jede Änderung aufzeichnet, erstellt auch einen Prüfpfad, der zeigt, wer ein Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt aktualisiert hat. Sie fungiert als Aufzeichnung des Lebenszyklus eines Dokuments mit einer vollständigen Historie der An- und Abmeldungen, Kennwortänderungen und Änderungen der Benutzergruppe.
Schutz beim Drucken und Herunterladen
Drucken und Herunterladen sind zwar nicht die einzigen Möglichkeiten, wie Wissensnutzer Unternehmensdaten missbrauchen können, aber sie sind die einfachsten. Digitale Dokumentenmanagementsysteme (DDMS) ermöglichen es Unternehmen, das Drucken und Herunterladen von Dokumenten sowie das Anfertigen von Screenshots zu deaktivieren. Mit dieser Funktion wird sichergestellt, dass die Benutzer zwar eine Vorschau der Dokumente sehen, diese aber nicht ausdrucken oder herunterladen können.
LDAP- und SSO-Integration
Die Integration in ein bestehendes Single Sign-On oder LDAP ist wichtig für die Dokumentensicherheit. Sie ermöglicht eine verantwortungsvolle Nutzung von Wissen unter Wahrung der Sicherheit.
FAQ
Wie kann das Wissensmanagement die Arbeitsleistung verbessern?
Wissensmanagement- und Automatisierungsplattformen übernehmen den Großteil der mühsamen Arbeit, die sonst die wertvolle Zeit der Wissensarbeiter verschlingt. Mit der KI-Automatisierung wird die Zukunft der Wissensarbeit effizienter und weniger durch hektische Arbeit behindert.
Was sind die Nachteile der Automatisierung von Wissensarbeit?
Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass die Verwendung eines DDMS für den Wissensaustausch die Sicherheitsrisiken erhöht. Mit einem leistungsfähigen DDMS lassen sich jedoch alle Aspekte von der Aufbewahrung bis zur Löschung von Dokumenten verbessern. DDMS beinhaltet bewährte Verfahren für die Dokumentenverwaltung und beschränkt den Wissenszugang auf die vom Unternehmen zugelassenen Personen.
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