Eine der wichtigsten Überlegungen für jedes Unternehmen ist die Frage, wie man vertrauliche Informationen effektiv sichern und schützen kann. Laut einer AIIM-Umfrage geben 60 % der großen Unternehmen an, dass die potenziellen Auswirkungen eines Verlusts vertraulicher Informationen hoch wären, und für 13 % wäre es sogar katastrophal - was noch einmal unterstreicht, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass die vertraulichen Dokumente Ihres Unternehmens vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Die Definition und Durchsetzung von Richtlinien und Prozessen, die festlegen, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und genehmigen darf, ist für Unternehmen aller Größen und Branchen von größter Bedeutung. Auch wenn die Richtlinien für Zugriffsberechtigungen je nach Unternehmen variieren können, nutzen viele Unternehmen heute Metadaten, um eine intelligentere und erfolgreichere Strategie für den Schutz vertraulicher Informationsbestände zu entwickeln.

CSP vs. ECM: Verständnis der Hauptunterschiede

Informationen in einem herkömmlichen ordnerbasierten Dokumentenverwaltungssystem erhalten in der Regel die Zugriffsberechtigungen des Ordners, in dem sie sich befinden. Ein zusätzlicher Ansatz, der von vielen Dokumentenverwaltungssystemen unterstützt wird, ist eine so genannte Zugriffskontrollliste (ACL), bei der es sich im Grunde um eine Liste von Zugriffsberechtigungen handelt, die einem bestimmten Ordner zugewiesen werden können, der dann an alle in diesem Ordner gespeicherten Dokumente vererbt wird.

Diese ordnerbasierten Ansätze sind von Natur aus unflexibel und restriktiv, da sie sich darauf verlassen, dass die Informationen an einem einzigen Ort (einem Ordner) gespeichert werden, was ein Dilemma darstellt, da verschiedene Versionen von Dokumenten oft in mehr als einem Ordner gespeichert werden. Dieses unlösbare Problem lässt sich mit ordnerbasierten Ansätzen einfach nicht effektiv lösen.

GartnerDefinition von Inhaltsdiensten

Die fortschrittlichsten Softwarelösungen für die Dokumentenverwaltung bieten heute neue Möglichkeiten zur Ableitung von Zugriffskontrolleinstellungen aus Metadaten, wodurch der Prozess der Festlegung von Berechtigungen für Dokumente und andere Informationen sowohl dynamisch als auch automatisch erfolgt. Metadatengesteuerte Berechtigungen und die damit verbundenen Prüfprotokolle und Ereignisprotokolle helfen Unternehmen auch dabei, nachzuweisen, dass sie die von ihnen festgelegten Zugriffskontrollrichtlinien tatsächlich befolgen.

Von inhaltsorientierten zu dienstorientierten Prozessen

In einer metadatengesteuerten Lösung kann der Zugriff auf Inhalte durch eine Kombination aus objektspezifischen Berechtigungen und ACLs gesteuert werden, die automatisch durch die Metadaten bestimmt werden. Die Idee ist, dass ein Dokument seine endgültigen Zugriffsrechte nicht von einem Ordner erbt, sondern von seinen Metadaten abgeleitet wird. So kann ein einzelnes Dokument für Mitglieder eines Projektteams, eine bestimmte Gruppe von Managern, die gesamte Geschäftsführung und Buchhaltung, nur für Mitarbeiter mit einer bestimmten Sicherheitsfreigabe oder eine beliebige Kombination davon zugänglich sein. Darüber hinaus können sich die Berechtigungen automatisch ändern, je nachdem, ob sich ein Dokument im Entwurfsstadium befindet und überprüft wird oder ob es genehmigt und zur Veröffentlichung bereit ist. Und durch einfaches Zuweisen oder Ändern der Metadaten eines Dokuments können die Berechtigungen automatisch entsprechend angepasst werden.

In ähnlicher Weise können Sie die Mitglieder eines Projekts mit Metadateneigenschaften angeben und das Dokumentenmanagementsystem so konfigurieren, dass es die Berechtigungen der mit einem Projekt verbundenen Dokumente vom Projektobjekt selbst erbt. Auf diese Weise können Sie die Berechtigungen aller mit dem Projekt verbundenen Objekte dynamisch ändern, indem Sie Projektmitglieder im Projektobjekt hinzufügen oder entfernen. Sie können auch rollenbasierte Berechtigungen implementieren, so dass Projektmanager vollen Zugriff auf alle Projektinhalte haben, während Projektingenieure nur die Dokumenttypen sehen, die für ihre Arbeit relevant sind.

Die Vorteile eines Content-Services-Plattform-Ansatzes

Die Zugriffskontrolle ist eine wichtige Komponente der Dokumentenverwaltung, und M-Files bietet unseren Kunden eine revolutionäre Möglichkeit, den Zugriff auf vertrauliche Informationen zu verwalten.

Andere ECM-Lösungen werben mit metadatenbasierten Funktionen für die Verwaltung von Berechtigungen, aber diese Systeme enthalten nur metadatenbasierte Sicherheitskontrollen der ersten Generation, die Administratoren dazu zwingen, die Art der Sicherheitsstufe von Eigenschaften zu definieren, die sich auf die Berechtigungen auswirken. Mit M-Files kann jede Metadateneigenschaft (oder jedes Attribut) als Treiber für die Definition von Zugriffs- und/oder Bearbeitungsberechtigungen für ein Dokument oder eine Klasse von Dokumenten dienen (z. B.: Projektgruppe hat Zugriff auf Projektdokumentation). Außerdem können mehrere Metadateneigenschaften kombiniert werden, um die Berechtigungen festzulegen (z. B.: Projektgruppe hat Zugriff auf die Projektdokumentation, außer wenn die Klasse Budget ist).

M-Files: Ein visionärer Führer auf dem CSP-Markt

Der Ansatz von M-Files für die Verwaltung von Zugriffsrechten nimmt den Benutzern die Zeit und das Rätselraten ab, da sie nur definieren, was der Inhalt ist, und das System die Zugriffsrechte entsprechend auf der Grundlage der Metadateneigenschaften festlegt. Dies führt zu einer effektiveren und effizienteren Zugriffskontrolle, erfolgreicheren Sicherheitsprüfungen sowie zu einer flüssigeren und dynamischeren Content-Management-Umgebung.

Warum M-Files die Anerkennung im Gartner Magic Quadrant verdient

M-Files geht über die grundlegenden Sicherheitskontrollen für Metadaten hinaus, da jede beliebige Metadateneigenschaft die Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen bestimmen kann. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die Dokumentensicherheit an spezifische Anforderungen anpassen kann, wodurch sowohl die Sicherheit als auch die Benutzerfreundlichkeit verbessert wird.

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