Wenn es um die Automatisierung von Dokumenten ohne Code geht, stellt sich unweigerlich die Frage: Inwieweit sollten Kunden Zugang zu Fragebogenvorlagen erhalten, insbesondere wenn es sich um juristische Kunden handelt? Dabei kann es sich um externe Kunden von Anwaltskanzleien handeln, d. h. um Kunden, die die Kanzlei für Rechtsdienstleistungen bezahlen, oder um interne Kunden, d. h. um Kunden, die Dienstleistungen der Rechtsabteilung in Anspruch nehmen.
Sie werden sich vielleicht fragen, warum sie überhaupt Zugang zu dem Musterfragebogen benötigen! Betrachten wir zwei Szenarien: für Anwaltskanzleien und für Unternehmen.

Anwaltskanzleien

Ausgangspunkt für diesen Anwendungsfall ist, dass das Arbeitsrechtsteam der Kanzlei einen Kunden hat, der regelmäßig neue Mitarbeiter in sein Unternehmen einstellt, die Kanzlei aber nur mit der Ausarbeitung der komplexesten Arbeits- oder Beraterverträge beauftragt.

Die alltäglichen, weniger komplexen Verträge werden intern abgewickelt und es wird als nicht lohnenswert erachtet, die Kanzlei mit der Abwicklung zu beauftragen, da dies zu teuer wäre. Das interne Team bereitet die Verträge jedoch manuell (d. h. ohne Automatisierung) vor.

Für die Anwaltskanzlei bietet sich hier die Möglichkeit, eine engere Beziehung zum Kunden aufzubauen. Die Anwaltskanzlei weiß, dass sie für diese weniger komplexe Arbeit nicht beauftragt werden wird. Es wäre jedoch möglich, dass die Kanzlei dem Kunden eine automatisierte Version seiner weniger komplexen Verträge zur Verfügung stellt. Die Kanzlei wäre dann in der Lage, diese weniger komplexen Verträge intern schneller und einfacher zu erstellen, und könnte dies als Abonnementdienstleistung für den Kunden anbieten.

Dies ist einer der einzigartigen Vorteile von M-Files Ment gegenüber anderen Tools zur Automatisierung von Dokumenten. In diesem Szenario kann die Anwaltskanzlei eine Arbeitsvereinbarung automatisieren und ihren Mandanten Zugang dazu gewähren. Die Anwaltskanzlei hat sogar die Möglichkeit, den Zugang zeitlich zu begrenzen oder zu sperren, wenn das Abonnement endet. Wenn eine allgemeinere Vorlage verwendet wird, kann sie auch problemlos auf mehrere Mandanten übertragen werden.

Vorteile für die Anwaltskanzlei

- Zusätzliche regelmäßige Einnahmequelle
- Bessere Beziehung zum Kunden
- Möglichkeit, dem Kunden einen besseren Service zu bieten
- Benutzerfreundlichkeit bei Verwendung einer allgemeineren Vorlage für alle Abonnenten

Vorteile für den Mandanten der Anwaltskanzlei

- Die interne Ausarbeitung kann schneller abgeschlossen werden
- Zufriedenheit der Anwaltskanzlei, weil sie ihre Bedürfnisse versteht und ihnen helfen kann
- Internes Rechtsteam hat mehr Kapazität

Innerbetrieblicher Anwendungsfall

Der Ausgangspunkt für den internen Anwendungsfall ist, dass die Rechtsabteilung mit Anfragen nach NDAs oder DPAs von internen Kunden wie dem Vertrieb oder der Beschaffung überschwemmt wird. Die Rechtsabteilung möchte diesen internen Kunden die Vertragsvorlagen nicht zur Verfügung stellen, weil sie ihnen nicht zutraut, Verträge mit externen Parteien abzuschließen. Die Bereitstellung der Vorlage würde ihnen zu viel Flexibilität bei der Ausarbeitung geben und möglicherweise unnötige Verpflichtungen für das Unternehmen hinzufügen oder Klauseln weglassen, um die Dinge "durchzubringen".

Im Idealfall ist der interne Kunde in der Lage, die Vereinbarungen mit eingebauten rechtlichen Einschränkungen zu entwerfen, z. B. Einschränkungen der Vertraulichkeitsfrist. Der interne Kunde ist dann in der Lage, eine Vereinbarung mit Hilfe eines Fragebogens zu erstellen, der immer diese Einschränkungen enthält - das Ergebnis ist ein Vertragsentwurf, der immer einen genehmigten Wortlaut enthält.

M-Files Ment kann diese Funktionalität auf drei Arten bereitstellen, je nach dem erforderlichen Maß an Kontrolle:

Mehr Kontrolle für interne Kunden

Mit M-Files Ment können die Rechtsabteilungen dem internen Benutzer einen Link zum Musterfragebogen zur Verfügung stellen. Der interne Kunde kann dann den Link aufrufen, möglicherweise über das Intranet des Unternehmens, und den Fragebogen ausfüllen. Nach dem Absenden des Fragebogens hat er Zugriff auf das erstellte Dokument und kann es dann an die Gegenpartei senden.

Weniger Kontrolle für den internen Kunden

Es ist auch möglich, den Link dem Geschäftskunden zur Verfügung zu stellen, aber wenn der interne Kunde die Vereinbarung generiert, kann er sie entweder zur Überprüfung an einen Anwalt zurückschicken oder am Ende nur eine PDF-Datei erstellen, um ein freihändiges Entwerfen nach der Generierung zu vermeiden.

Keine Kontrolle für interne Kunden

M-Files Ment bietet auch die automatisierten Vorlagen oneNDA und oneDPA an - Vereinbarungen, die so konzipiert sind, dass sie einfach und schnell vereinbart werden können, da sie marktübliche Formulierungen verwenden, die nicht geändert werden sollten. Wenn der interne Kunde diese Vereinbarungen erstellt, gibt es nur sehr wenig Spielraum für Verhandlungen oder Änderungen.

Vorteile für das interne Rechtsteam

- Kontrolle von Anfragen für weniger komplexe juristische Dokumente
- Befähigung von Geschäftsanwendern, die ihre eigenen Entwürfe erstellen können
- Weniger Beteiligung der internen Rechtsabteilung für den ersten Entwurf. Sie können nur zur Überprüfung da sein, was Zeit spart und Kapazitäten freisetzt.

Vorteile für interne Kunden

- Befähigung zur Erstellung einfacher juristischer Dokumente im ersten Entwurf
- Keine Abhängigkeit von Rechtsabteilungen für den ersten Entwurf, was die Geschwindigkeit der Vertragsabschlüsse erhöht
- Verwendung von standardisierten Formulierungsvorlagen, die eine schnellere Vereinbarung von Verträgen ermöglichen

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