Das Compliance, Governance and Oversight Council schätzt, dass viele große Unternehmen mehr als 34 Millionen Dollar ausgeben, um Daten zu speichern und zu schützen, die sie ohne Weiteres löschen könnten. Natürlich kostet diese Art von nutzlosen Informationen nicht nur Geld. Sie können auch wichtige Geschäftsfunktionen verlangsamen und Unternehmen noch teureren Bedrohungen aussetzen.

Für diese Art von redundanten, veralteten und trivialen Daten gibt es jetzt sogar ein passendes Akronym. Sie wird ROT genannt. Die meisten Unternehmen finden ROT auf ihren gemeinsam genutzten Servern, auf den Geräten der Mitarbeiter und sogar in der Cloud. Wenn Sie durch die Bereinigung von Daten Millionen oder sogar mehrere Tausend Dollar pro Jahr einsparen könnten, ist das ein lohnenswertes Projekt, das Sie in Betracht ziehen sollten.

Was ist Datenfäule und warum ist sie schädlich?

Natürlich müssen Unternehmen einige alte Daten aufbewahren, auf die sie nicht sehr oft zugreifen. Sie benötigen sie vielleicht für Audits, die Einhaltung von Vorschriften oder für die Möglichkeit, dass sie später einen geschäftlichen Wert haben. ROT bezieht sich nicht auf diese Art von Informationen. Mehr noch, ein guter Prozess für die Planung der Beseitigung nutzloser Daten stellt auch sicher, dass wertvolle Informationen geschützt bleiben. Ein guter Plan sollte eine Priorisierung der verschiedenen Arten von Dokumenten beinhalten, um sicherzustellen, dass jede Art den Schutz erhält, den sie benötigt. Durch einen solchen Plan wird unnötiger Ballast beseitigt und wertvolle Informationen werden noch besser geschützt.

Meistens kostet ROT nicht nur zusätzliches Geld, um sie zu speichern und zu schützen, obwohl das sicherlich ein wichtiger Aspekt ist. Beachten Sie diese fünf Möglichkeiten, wie die Speicherung nutzloser Daten Ihr Unternehmen behindern kann:

• Zusätzliche Kosten für Infrastruktur und Support: Es liegt auf der Hand, dass Ihr Unternehmen für die Speicherung und den Schutz von Daten zahlen muss, die es nicht nutzen kann, und die möglicherweise sogar zusätzliche Risiken bergen.
• Verzögerungen bei Anfragen nach wirklich wertvollen Informationen, die wichtige Antworten oder Entscheidungen verzögern können: Durch die Verringerung von ROT können Datenbanken verkleinert und Bearbeitungszeiten beschleunigt werden.
• Schwierigkeiten beim Nachweis der Einhaltung von Vorschriften und bei der Beantwortung von Auskunftsersuchen: Auch diese Art von wertlosen Daten erschwert es, wertvolle Informationen zu erhalten.
• Es ist wahrscheinlicher, dass sie aufgrund schlechterer Verwaltung verletzt oder kompromittiert werden: Sehr oft existiert ROT, weil sich niemand darum kümmert, so dass es weniger wahrscheinlich ist, dass es geschützt wird. Selbst wenn die Informationen für das Unternehmen nicht hilfreich sind, könnten einige davon dennoch für Hacker von Nutzen sein.
• Potenziell erhöhte Haftung: Die Aufzeichnungen können für die Organisation veraltet sein und über die gesetzlichen Vorschriften hinaus aufbewahrt werden, aber im Falle eines Rechtsstreits dennoch Schaden anrichten.

Entwicklung eines Plans zur Beseitigung von Datenfäule

Ihr Unternehmen hat all diese schlechten Daten nicht an einem Tag gesammelt. Möglicherweise stoßen Sie sogar auf den Widerstand von Mitarbeitern, die sich nicht die Zeit nehmen wollen oder eine andere Meinung über den potenziellen Wert der Daten haben. Wie die meisten lohnenswerten Unternehmungen erfordert auch die Beseitigung dieser Daten eine gewisse Anstrengung und Zusammenarbeit. Sie können Ihren sorgfältigen Plan zur Beseitigung von Datenmüll rechtfertigen, indem Sie aufzeigen, wie Ihre Bemühungen Ihrem Unternehmen Geld sparen, Bedrohungen verringern und den Schutz der Dokumente, die Sie benötigen, erleichtern werden.

Überwindung von Widerständen und Gewinnung von Kooperation

Nehmen Sie diese Vorschläge in Ihren Plan auf, um zu vermeiden, dass Sie jetzt und in Zukunft wertlose Daten verwalten:

• Überlegen Sie, welche Arten von Informationen Sie aufbewahren: Wie die Association for Intelligent Information Management (AIIM) vorschlägt, sollten Sie überlegen, wie Sie überflüssige und triviale Informationen von vornherein vermeiden können. Wenn Sie einen geschäftlichen Grund haben, Informationen von geringem Wert zu sammeln, können Sie diese vielleicht archivieren, um die Kosten für Speicherung und Sicherheit zu minimieren.
• Verlassen Sie sich auf einen zentralen Datenspeicher: Ein zentraler Datenspeicher reduziert die Redundanz drastisch. Es sollte auch verhindern, dass jeder Benutzer seine Informationen selbst pflegen muss. Das wiederum dürfte die Gefahr von Fehlern und Veralterung verringern.
• Nutzen Sie Technologie als Hilfe: Gute Datenverwaltungssysteme können mit ausgefeilten Suchfunktionen und automatisierten Funktionen dabei helfen, schlechte, redundante oder veraltete Informationen aufzuspüren. Mit der richtigen Technologie wird die Vermeidung und Reduzierung von ROT nicht mehr so viel manuelle Arbeit erfordern.
• Legen Sie die richtigen Richtlinien fest und kommunizieren Sie sie: Die meisten Unternehmen können nicht jede Handlung ihrer Mitarbeiter durch Software kontrollieren. Die Mitarbeiter müssen die Vorteile der Reduzierung von Daten-ROT verstehen und wissen, wie sie sich an Ihre Bemühungen halten können.

Strategien zur Verringerung und Verhinderung von Datenfälschung

Wie die meisten anderen Verschmutzungsquellen beseitigt sich ROT selten von selbst. Natürlich wird das Problem nur noch größer, wenn Sie nicht sofort Maßnahmen ergreifen, um es zu minimieren. In der Zwischenzeit könnten Ihre schlechten, veralteten oder doppelten Daten Ihr Unternehmen Millionen von Dollar kosten und es anfällig für Bedrohungen machen. Ihre Bemühungen sollten damit beginnen, dass Sie die Zusammenarbeit suchen, Informationen nach Prioritäten ordnen, die Vorteile klar herausstellen und diese natürlich auch kommunizieren.

Beginnen Sie jetzt: Die Vorteile des Umgangs mit Datenfäule

Durch die Bewältigung von Datenfehlern kann Ihr Unternehmen beträchtliche Geldbeträge einsparen, Risiken verringern und die Gesamteffizienz verbessern. Durch die Implementierung einer soliden Datenverwaltungsstrategie können Sie sicherstellen, dass wertvolle Informationen geschützt werden und gleichzeitig die unnötige Belastung durch ROT beseitigt wird.

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