Natürlich ist COVID-19 in diesen Tagen in aller Munde. Für diejenigen, die nicht direkt betroffen sind, hat das Meiden anderer Menschen wahrscheinlich die größten Auswirkungen auf ihr Leben. Um die schnelle Ausbreitung zu verhindern, haben Regierungen, Schulen und Unternehmen so viele Menschen wie möglich aufgefordert, zu Hause zu bleiben. Gleichzeitig bedeutet ein gut durchdachter digitaler Arbeitsplatz, dass viele Mitarbeiter ihre Arbeit auch dann erledigen können, wenn sie nicht zur Arbeit gehen.

Was brauchen Unternehmen für einen digitalen Arbeitsplatz?

Im Verlauf der Krise wird deutlich, dass sich einige Unternehmen besser auf den digitalen Arbeitsplatz vorbereitet haben als andere. Google und viele andere große Technologieunternehmen hatten beispielsweise bereits eine ausgeprägte Kultur der Telearbeit, so dass sich die Veränderungen kaum auf die Geschäftskontinuität auswirken dürften. Gleichzeitig haben Sie vielleicht in den Nachrichten gesehen, dass mehrere große Organisationen, darunter große Banken und sogar die Bundesregierung, mit einer erhöhten Netzwerklast zu kämpfen hatten, Sicherheitsprobleme verhindern und andere Probleme angehen mussten.

Wie der Name schon sagt, hängt ein digitaler Arbeitsplatz von der Technologie ab. Dabei geht es nicht nur um Technologie, sondern auch um den Einsatz der besten Technologien und Geschäftsprozesse, damit die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können. Einige traditionelle Unternehmen suchen noch immer nach den besten Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern die Arbeit von zu Hause aus zu ermöglichen.

Die Association for Intelligent Information Management(AIIM) erklärte, dass die Auswahl der richtigen Lösungen für einen digitalen Arbeitsplatz am besten mit der Beantwortung dieser drei grundlegenden Fragen beginnt:

• Welche Informationen benötigen die Mitarbeiter, um ihre Arbeit zu erledigen?
• Wo sind diese Informationen derzeit gespeichert?
• Können die Mitarbeiter aus der Ferne und sicher auf diesen Speicher zugreifen?

Vorbereitung der Unternehmenskultur auf die neue Normalität der Arbeit zu Hause

Obwohl die Arbeit von zu Hause aus in einigen Branchen immer üblicher geworden ist, haben traditionellere Unternehmen in der Vergangenheit nicht immer mit diesem Trend Schritt gehalten. Traditionalisten waren vielleicht der Meinung, dass die Erlaubnis, von zu Hause aus zu arbeiten, wegen der Ablenkungen zu Zeitverschwendung führt. Es stimmt, dass Streaming-Dienste, soziale Medien und sogar der Kühlschrank manche Menschen von ihrer Arbeit ablenken können.

Zahlreiche Studien haben jedoch gezeigt, dass große Unternehmen tatsächlich von Produktivitätssteigerungen und anderen Vorteilen profitieren, wenn die Arbeitnehmer flexiblere Arbeitsplatzoptionen nutzen können. Weitere Vorteile sind in der Regel eine geringere Fluktuation, weniger Krankheitstage und eine bessere Arbeitsmoral. In Umfragen gibt eine große Mehrheit der Beschäftigten an, dass sie zumindest einige Möglichkeiten der Heimarbeit bevorzugen würden, und sie würden sogar ein höheres Gehalt für mehr Flexibilität in Kauf nehmen. Wenn die Arbeit von zu Hause aus für viele Unternehmen zur einzigen Option geworden ist, ist es wichtig, die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes hervorzuheben, um die Akzeptanz zu fördern.

Unternehmen müssen möglicherweise neue Standards entwickeln, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sich an die Governance- und Sicherheitsrichtlinien halten. Vor allem bei kleineren Unternehmen sind Ad-hoc-Lösungen - wie Dateifreigaben und Kommunikationstools - oft eine verlockende, einfache Alternative zu Investitionen in eine neue Infrastruktur. Allerdings unterstützen diese Implementierungen nicht immer die allgemeinen Unternehmensziele. Stattdessen können sie das Problem der Schatten-IT verschlimmern, bei der die Mitarbeiter verstreute Software und Geräte verwenden, von denen die IT-Abteilung nichts weiß und die sie sicherlich nicht effektiv verwalten oder sichern kann.

Was ist die beste Technologie für einen digitalen Arbeitsplatz?

Die richtigen Werkzeuge für Ihren digitalen Arbeitsplatz können Ihnen helfen, die Anforderungen der heutigen "Stay-at-home"-Bestellungen zu erfüllen und sogar in der Zukunft zu florieren. Berücksichtigen Sie diese Aspekte neuer Tools, um sicherzustellen, dass sie für Ihr Unternehmen jetzt und später von Nutzen sind:

Digitalisieren Sie so viel wie möglich

Es ist längst an der Zeit, so viele Papierdokumente wie möglich zu scannen und zu speichern. Natürlich sollten Sie über ein gutes Dokumentenmanagementsystem verfügen, damit die Mitarbeiter alle Informationen finden, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Geschäftsprozesse automatisieren

Auch hier werden intelligente Informationsmanagement-Tools gängige Geschäftsprozesse automatisieren. Auf diese Weise können Sie die Arbeitsabläufe effizienter gestalten und die Gefahr von Fehlern verringern.

Entdecken Sie die besten Lösungen für den Fernzugriff

Typische Heimanschlüsse bieten möglicherweise nicht genug Sicherheit für sensible Anwendungen. Überlegen Sie außerdem, welche Tools Ihnen die nötige Sicherheit bieten können. Denken Sie daran, dass Cyber-Kriminelle wissen, dass viele Unternehmen Lösungen wie Zoom und Dropbox nutzen, und sie haben es auf sie abgesehen.

Ihr effektiver digitaler Arbeitsplatz hilft bei mehr als nur den heutigen Problemen

Eine effektive Lösung für den digitalen Arbeitsplatz hilft Ihrem Unternehmen, in der gegenwärtigen Situation und auch in der Zukunft erfolgreich zu sein. Ein intelligentes Informationsmanagement-Produkt wie M-Files macht es einfach, Dokumente für die Suche zu kennzeichnen. Das System kann auch Dokumente finden, die überall gespeichert sind und nicht nur in einem zentralen Repository. Automatisierungsfunktionen helfen bei der Einrichtung von Arbeitsabläufen, der Verfolgung des Verlaufs und dem Aufspüren von Dateneingabefehlern. Sie tragen dazu bei, die Effizienz zu steigern, bessere Entscheidungen zu treffen und die Prüfung zu einem Kinderspiel zu machen. Dateneigentümer können Regelsätze hinzufügen, die nur bestimmten Personen verschiedene Arten des Zugriffs auf sichere Dokumente erlauben.

Mit der Cloud-Fähigkeit von M-Files haben unsere Kunden einen einfacheren Übergang zur Fernarbeit geschafft, ohne zusätzliche Netzwerk-, Speicher- oder andere Infrastrukturen hinzufügen zu müssen, nur um die steigende Zahl von Fernarbeitern zu bewältigen. Sie können Ihre Mitarbeiter befähigen, ihre Aufgaben produktiver als je zuvor zu erledigen, wenn sie zu Hause arbeiten oder ins Büro zurückkehren.