von: Ville Somppi, Vizepräsident, Professional Services Solutions, M-Files

Laut einer neuen globalen IT-Umfrage*, die von M-Files durchgeführt wurde, nutzen heute fast 70 Prozent der professionellen Dienstleistungsunternehmen Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und Inhalten. Dokumentenmanagementsysteme können dazu beitragen, dass Dokumente leicht zu finden, zu verwalten und zu nutzen sind, was die Produktivität steigert und Frustrationen reduziert.

Oftmals machen es sich Dienstleistungsunternehmen jedoch zu bequem mit der standardmäßig vorinstallierten Lösung Microsoft , SharePoint, und vergessen, die Frage zu stellen: Ist SharePoint wirklich die richtige Lösung für unsere Bedürfnisse?

Herausforderungen der Informationsverwaltung mit SharePoint

Die meisten Unternehmen verlassen sich auf die Microsoft 365 Suite, einfach weil beim Kauf der Basisanwendungen Microsoft Word, Excel und PowerPoint die anderen Anwendungen im selben Abonnement enthalten sind. Und die Lösungen von Microsoft sind in den meisten Fällen großartig - die Tools sind sofort einsatzbereit und erfordern nur wenig Einarbeitung oder Schulung.

Da diese Produktivitätstools jedoch immer besser und benutzerfreundlicher werden, wird die Herausforderung, den daraus resultierenden Output effizient zu verwalten, immer größer. Die Risiken der Dokumentenflut, der Informationssilos und der Lücken bei der Einhaltung von Vorschriften wachsen, da es für jedes Mitglied des Unternehmens einfacher wird, Inhalte schnell zu erstellen, zu duplizieren und gemeinsam zu nutzen.

Begrenzte Compliance-Fähigkeiten

Wenn dann noch ein großes Dienstleistungsunternehmen mit noch höheren Anforderungen hinzukommt, fangen die Probleme erst richtig an. Freiberufliche Dienstleistungsunternehmen arbeiten zum Beispiel oft in regulierten Branchen mit strengen Regeln für die Vertraulichkeit und Aufbewahrung von Daten. Auch wenn Microsoft in den Premium-Abonnements über Funktionen verfügt, die einige dieser Anforderungen unterstützen, sind nur sehr wenige Unternehmen in der Lage, diese Funktionen zu nutzen. Und wenn jemand z. B. in die Verwaltung von Unterlagen investiert, möchte er ein Tool haben, das dafür geeignet ist.

Vorteile eines Dedicated Document Management System (DMS)

Die andere große Herausforderung bei der Verwendung von Microsoft Anwendungen für das Informationsmanagement dreht sich um die Tatsache, dass Microsoft nicht auf die Organisation von Daten ausgerichtet ist. Die Informationen auf Microsoft 365 verteilen sich sehr leicht über persönliche OneDrive-Konten, Teams und Ordner. Wenn man neue Dokumente erstellt und sie auf Microsoft 365 speichert, ist es nicht einfach zu wissen, wo die einzelnen Informationen hingehören. Und da in der Regel nicht festgelegt ist, wo die Informationen gespeichert werden sollen, gehen sie oft verloren, was zu Doppelarbeit und einem Alptraum bei der Versionskontrolle führt. Wenn dann noch alte Netzlaufwerke und andere Geschäftsanwendungen wie CRM hinzukommen, entsteht ein völliges Informationschaos.

Verbesserte Organisation und Suchfunktionalität

Die Moral von der Geschicht? Nur weil SharePoint kostenlos ist, wenn Sie Microsoft 365 kaufen, heißt das nicht, dass es die beste Lösung für Ihr Dokumentenmanagement ist. SharePoint kann sich wahrscheinlich nicht an Ihre sich ändernden Geschäftsanforderungen anpassen, ohne dass Sie viel in Entwickler investieren müssen, um es zu ändern oder zu erweitern - eine nicht nachhaltige Lösung, die zu Unzufriedenheit führt.

Tatsächlich zeigten die Ergebnisse der M-Files 2022 Global IT Survey, dass nur 35,6 Prozent der Mitarbeiter von Professional Services mit ihrer Dokumenten-/Content-Management-Lösung sehr zufrieden waren.

Verbesserte Compliance- und Sicherheitsfunktionen

Auf Informationsmanagement spezialisierte Lösungen wie M-Files wurden speziell entwickelt, um die Leistung der Wissensarbeiter zu verbessern, die Konsistenz zu erhöhen, Fehler zu reduzieren und die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern.

M-Files ermöglicht es, Informationen nahtlos zu kategorisieren und für die Suche einfach zu kennzeichnen, während gleichzeitig Geschäftsregeln und Sicherheitsrichtlinien durchgesetzt werden. Die Lösung nutzt Metadaten, um die Organisation, Suche und gemeinsame Nutzung von Dokumenten zu optimieren, um Dokumente automatisch zu lernen und zu kennzeichnen, damit sich die Mitarbeiter auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Nahtlose Integration mit Microsoft 365

Und das Beste daran: M-Files lässt sich nahtlos in die Microsoft 365 Suite integrieren und bietet eine effizientere Möglichkeit, Informationen in verschiedenen Repositories zu speichern. Unsere Kunden sichern ihre Informationsprozesse und gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften, ohne auf die Produktivitätsvorteile ihrer Microsoft 365-Investition verzichten zu müssen.

M-Files: Ihr perfekter Partner für Informationsmanagement

Dreiunddreißig Prozent der in der M-Files 2022 Global IT Survey befragten Dienstleistungsunternehmen gaben an, dass ihre Unternehmen auf Integrationen zwischen Systemen angewiesen sind. Dies unterstreicht den Bedarf an Dokumentenmanagement-Plattformen, die sich problemlos in die führenden Plattformen für den digitalen Arbeitsplatz integrieren lassen, so dass die Mitarbeiter ihre tägliche Arbeit mit den von ihnen bevorzugten Anwendungen erledigen können.

Erschließen Sie Effizienz und Konformität mit M-Files

Professionelle Dienstleistungsunternehmen, die M-Files zusätzlich zur Microsoft 365 Suite nutzen:

• Lösen Sie das Problem der isolierten Informationen und der Versionskontrolle
• Automatisierung von Prozessen, die den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments erfassen - unter Berücksichtigung der sich verändernden Interessengruppen -, ohne Inhalte zu duplizieren
• Aufrechterhaltung einer Informationsmanagementstruktur, die der gesamten Organisation dient und sich mit den sich ändernden Anforderungen weiterentwickeln kann
• Sicherstellung der Einhaltung von Indexierungs-, Schulungs-, Aufbewahrungs- und anderen Anforderungen an die Aktenverwaltung
• Sichern Sie Informationen mit dynamischen Zugriffsrechten auf Dokumentenebene, die einen überprüfbaren temporären Zugriff ohne Kopieren von Inhalten ermöglichen.
• Vermeidung von Doppelarbeit und "Schatten-Content-Management" durch Tools für die Zusammenarbeit
• Integration mit Geschäftsanwendungen außerhalb des Microsoft Ökosystems, um Dokumente mit ihren Datenbank-Gegenstücken zu verbinden und anzureichern (z. B. Bestandsdokumentation mit relevanten ERP-Tags)

Sind Sie bereit, Ihr Dokumentenmanagement zu optimieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten? Vereinbaren Sie einen Termin für eine kostenlose Demo oder starten Sie noch heute eine kostenlose Testversion!

*Die M-Files Global IT Survey 2022 befragte Teilnehmer aus Nordamerika, Westeuropa und dem asiatisch-pazifischen Raum in Branchen wie wissenschaftlich-technische Beratung, Forschung, Finanzdienstleistungen, Investment Services und Vermögensverwaltung, Unternehmensberatung und Buchhaltung.