Real World Information Management Anwendungsfall: Vier-Augen-Prüfung und -Genehmigung

Dieser Artikel ist Teil einer vierteiligen Serie, in der reale Anwendungsfälle von Informationsmanagement-Lösungen wie M-Files vorgestellt werden. Die anderen drei Teile finden Sie hier:

Das Konzept des Vier-Augen-Prinzips ist im Grunde ganz einfach: Es geht darum, dass zwei verschiedene Personen eine bestimmte Maßnahme genehmigen müssen, bevor sie durchgeführt werden kann. Sie kennen sicher das alte Sprichwort "zwei Köpfe sind besser als einer". Dies ist einfach dasselbe Konzept, angewandt auf die Geschäftswelt.

Das Vier-Augen-Prinzip wird in vielen Branchen angewandt. In der Anwaltschaft beispielsweise müssen viele Dokumente mit zwei Unterschriften bestätigt werden, statt mit einer. Im Einzelhandel kann es erforderlich sein, dass mindestens zwei Personen gleichzeitig einen Lastwagen entladen oder Regale bestücken, um das Risiko von Verletzungen oder Diebstahl zu verringern. Sogar einige Datenverwaltungssysteme erfordern, dass zwei Personen Aktualisierungen von Dokumenten genehmigen, bevor diese Änderungen in die Daten übernommen werden.

In jedem Fall geht es darum, die Verantwortlichkeit auf breiter Front zu erhöhen. Eine zweite Person könnte einen Fehler oder ein anderes Problem mit einem Dokument entdecken, das die erste Person übersehen hat.

Natürlich ist dies in manchen Umgebungen leichter gesagt als getan - vor allem in solchen, in denen die Daten auf viele verschiedene Repositories verteilt sind und die Verantwortlichen möglicherweise keinen Überblick darüber haben, was wo, wann und wie gespeichert wird. Wenn man sich nicht sicher ist, wo sich die neueste Version eines Dokuments befindet, ist es schwierig, eine Person dazu zu bringen, es zu unterschreiben oder zu überprüfen - geschweige denn zwei.

Zum Glück gibt es eine Lösung, mit der Sie die Vorteile des Vier-Augen-Prinzips voll ausschöpfen können. Ein einfacher Workflow-Prozess in einem Informationsmanagementsystem wie M-Files kann dies nicht nur einfacher denn je machen, sondern auch einfach und effizient.

Das Vier-Augen-Prinzip und M-Files: Eine himmlische Kombination

Betrachten Sie das Vier-Augen-Prinzip im Kontext eines Dienstleistungsunternehmens, wo zwei verschiedene Personen dasselbe Dokument prüfen müssen, bevor es in die Hände eines Kunden gelangt. In diesem Fall bietet dieses Protokoll eine Qualitätskontrolle für alle vom Kunden zu liefernden Dokumente - ganz zu schweigen von einer Reihe von Kontrollen und Gegenkontrollen, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente pünktlich herausgegeben werden.

Wenn zum Beispiel eine Firma eine aktualisierte Körperschaftssteuererklärung für einen Kunden fertig gestellt hat, muss diese natürlich von mindestens zwei Personen überprüft werden - dem Buchhalter, der sie erstellt hat, und dem Kundenbetreuer.

Mit einer Informationsmanagementlösung wie M-Files müssen diese beiden Personen nicht unbedingt ständig miteinander kommunizieren, da das System so konzipiert ist, dass es jeden Schritt des Prozesses abdeckt. Sobald die Körperschaftssteuererklärung fertiggestellt ist, wird diese Information automatisch einem Workflow zugewiesen, der die überprüfenden Parteien sofort benachrichtigt. Dies geschieht unabhängig davon, wo die Informationen gespeichert sind oder in welchem Datenspeicher sie sich befinden. M-Files verbindet unterschiedliche Datenspeicher und schafft so eine einzige Quelle der Wahrheit für Informationen in einem Unternehmen.

Zu diesem Zeitpunkt können alle Beteiligten das Dokument mitverfassen und Anmerkungen für weitere Änderungen hinzufügen. Erst wenn alles von allen wichtigen Beteiligten formell genehmigt wurde, wird das Dokument als Kundenvorlage freigegeben. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur die beste Version des Dokuments den Weg zum Kunden findet, was dessen Erfahrung verbessert und unnötige Verzögerungen vermeidet.

Ohne zu sehr ins Detail gehen zu wollen, können die Genehmigungs-Workflows von four-eye so konfiguriert werden, wie es das Unternehmen wünscht.

Konsekutive, nachgelagerte Genehmigung. Eine solche Konfiguration ist ein konsekutiver Genehmigungs-Workflow, bei dem das Dokument zunächst an den ersten Genehmiger und dann an den zweiten weitergeleitet wird.

Gleichzeitige, parallele Freigabe. Bei einer anderen Option werden Prüfung und Genehmigung gleichzeitig durchgeführt, und nachdem beide ihre Prüfung abgeschlossen haben, ist der Dokumentenprozess abgeschlossen.

Die Konfiguration ist völlig dem Benutzer überlassen. In jedem Fall ist diese Art der Workflow-Automatisierung eine gute Möglichkeit, einen Prüfpfad für Beratungsleistungen zu erstellen, um nachzuvollziehen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat und warum. Wenn in Zukunft irgendetwas an dem Dokument in Frage gestellt wird, können Sie jederzeit sehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat, und erhalten einen Einblick in die Gründe dafür. Dies ist nicht nur hilfreich, um den Gesamtstatus von Dokumenten auf ihrem Weg durch Ihr Unternehmen zu verfolgen - es ist auch aus Gründen der Compliance und sogar aus rechtlichen Gründen absolut notwendig.

Im Allgemeinen haben diejenigen Unternehmen Schwierigkeiten, das Vier-Augen-Prinzip erfolgreich umzusetzen, die von vornherein keine wirkliche Kontrolle über ihre Daten haben. In der Regel haben sie keine Möglichkeit, den Fortschritt von Dokumenten wirklich zu verfolgen, was dazu führt, dass zwei verschiedene Personen mit unterschiedlichen Versionen eines Dokuments arbeiten, was zu unnötigen Fehlern führen kann.

Das richtige Informationsmanagementsystem wie M-Files hingegen ist darauf ausgelegt, solche Situationen zu vermeiden. M-Files kann dabei helfen, diese Datensilos aufzubrechen, so dass Kommunikation und Zusammenarbeit einfacher als je zuvor sind. Dies wiederum schafft den wichtigsten Vorteil von allen: eine Situation, in der das Vier-Augen-Prinzip schnell und nahtlos umgesetzt wird.

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