Von Marc May

M-Files Ment ist eine dynamische No-Code-Plattform zur Automatisierung von Dokumenten, die es den Nutzern ermöglicht, Dokumente in wenigen Minuten zu automatisieren - ohne dass technische Ressourcen erforderlich sind. Eine ihrer einzigartigen Qualitäten ist, dass sie es Nutzern - zum Beispiel Anwälten - ermöglicht, über ihre 100 % no-code visuelle Schnittstelle mit minimalem Schulungsaufwand Vorlagen zu erstellen. Sie können es einfach übernehmen und einsetzen, so dass die Benutzer die automatisierten Dokumente ihres Teams schnell und zu geringeren Kosten skalieren können.

Im Folgenden werden einige der wichtigsten Vorteile der Skalierbarkeit von M-Files Ment aufgeführt:

- Geringere Kosten, da keine technischen Ressourcen für die Automatisierung erforderlich sind
- Sehr geringer Schulungsaufwand, so dass die Hürden für die Nutzung bei der Einführung geringer sind
- Anwälte werden befähigt, ihre eigenen Vorlagen zu automatisieren und zu pflegen
- Die zeitsparenden Vorteile der Automatisierung von Vorlagen können schneller realisiert werden
- Anwälte müssen die Funktionsweise von Verträgen nicht an nichtjuristische technische Ressourcen weitergeben, wodurch Missverständnisse vermieden werden und weniger Zeit für Tests benötigt wird

Juristen befähigen

Vor etwa fünf Jahren war ich Manager für die Automatisierung von Dokumenten in einer internationalen Anwaltskanzlei und hatte die Aufgabe, diese in der gesamten Kanzlei einzuführen. Bevor ich diese Aufgabe übernahm, war ich an zwei Versuchen beteiligt: Im ersten Fall übernahmen die Anwälte selbst die Automatisierung und erstellten ihre eigenen Vorlagen, im zweiten Fall war eine Person für die technische Seite zuständig und die Anwälte gaben Anweisungen zur Automatisierung ihrer Vorlagen.

Damals kam man zu dem Schluss, dass der erste Versuch (bei dem die Anwälte ihre eigenen Vorlagen automatisieren konnten) nicht so gut funktionierte und der zweite besser geeignet war. Der Hauptgrund dafür war, dass die Anwälte der Kanzlei nicht bereit waren, etwas so Technisches zu lernen, was zu Lasten der abrechenbaren Zeit ging. In diesem Fall wäre mindestens ein Tag formale Schulung erforderlich gewesen, gefolgt von Wochen oder sogar Monaten, um das Tool zu beherrschen. Da die Aufgabe mehr als 6 abrechenbare Stunden erforderte, zusammen mit der Geschäftsentwicklung und der Weiterbildung, wurde das Erlernen von Automatisierungsverfahren schließlich nach unten (und von der Liste) gestrichen.

Der Aufstieg des No-Code

Warum erwähne ich das? Nun, einer der wichtigsten Vorteile von M-Files Ment und No-Code im Allgemeinen ist, dass es schnell und mit begrenzter Schulung erlernt werden kann - Benutzer können mit M-Files Ment in nur 15 Minuten automatisieren. Es besteht keine Notwendigkeit, tagelange formale Schulungen zu absolvieren, die das Budget und die Zeit Ihres Teams stark belasten. M-Files Ment ist so konzipiert, dass es intuitiv und einfach zu bedienen ist, was bedeutet, dass die Erstellung von Vorlagen nur wenige Minuten oder Stunden für komplexere Vorlagen in Anspruch nehmen kann - nicht Tage oder Wochen.

Aus organisatorischer Sicht ist es ein Wettbewerbsvorteil, wenn man ein Tool einsetzt, dessen Vorteile man so schnell realisieren kann. In der Regel müssen technische Mitarbeiter eingestellt oder Beratungsdienste in Anspruch genommen werden, um die Rentabilität der Investition zu gewährleisten - z. B. um die Vorlage zu automatisieren und in Betrieb zu nehmen - und um die anschließende Wartung zu gewährleisten. Dies bedeutet einen zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand und birgt das Risiko, dass die Übersetzung zwischen juristischem und nicht-juristischem Personal verloren geht. M-Files Ment vermeidet dies, indem es Anwälten die Möglichkeit gibt, ihre eigenen Vorlagen zu automatisieren und zu pflegen.

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Marc May ist Industry Solutions Director (Legal) bei M-Files und ehemaliger Rechtsanwalt.