Seit dem Aufkommen der generativen KI sind die Unternehmen bestrebt, sich die Möglichkeiten dieser neuen Technologie zunutze zu machen. Wenn sie erfolgreich eingesetzt wird, kann KI ein leistungsfähiges Werkzeug sein, um die Art und Weise zu verändern, wie Unternehmen ihre Informationsbestände verwalten, analysieren und nutzen. Eine erfolgreiche Implementierung erfordert jedoch einen ganzheitlichen Ansatz, der über die bloße Einführung von Technologien hinausgeht.

Die Rolle von Microsoft 365 für die Produktivität

Ein Bereich, der die Notwendigkeit einer ausgewogenen Strategie verdeutlicht, sind die Produktivitätsanwendungen von Microsoft 365. Diese Anwendungen - einschließlich Word, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint und mehr - werden auf allen Ebenen der meisten Organisationen auf der ganzen Welt verwendet. Obwohl sie auf Mitarbeiter- und Teamebene einfach sind, stellen sie nur eine Sammlung von Tools dar. Unternehmen benötigen nach wie vor eine Strategie, um ihre effektive Nutzung zu beaufsichtigen. Ohne einen klaren Plan für das Informationsmanagement kann ein Unternehmen ab einer bestimmten Größe Hunderte oder sogar Tausende von Datensilos in verschiedenen Bibliotheken, Websites und Kanälen anhäufen, wodurch wertvolles Wissen schwerer zu finden und zu nutzen ist.

KI als Lösung für das Informationschaos

KI kann helfen, das Problem des Informationschaos zu lösen. Große Sprachmodelle können Erkenntnisse aus riesigen Datenmengen gewinnen und eine enorme Menge an Zeit einsparen, die Arbeitnehmer sonst für die Suche nach Informationen aufwenden würden. Die Genauigkeit dieses Prozesses hängt jedoch von der Qualität der Daten ab. Wenn die Inhalte nicht klassifiziert und geregelt sind, kann die KI nicht zwischen einem schlecht geschriebenen Entwurf und einem sorgfältig ausgearbeiteten Wissensbeitrag eines Fachmanns unterscheiden.

Damit eine generative KI-App erfolgreich gegen das Informationschaos vorgehen kann, benötigt sie gut kuratierte Quellinhalte, um einen robusten Index aufzubauen, und eine Benutzerführung, die durch zusätzliche Kontextinformationen unterstützt wird. Im Optimalfall bietet die Eingabeaufforderung einen expliziten Kontext, z. B. die Beschränkung der Antwort auf einen bestimmten Typ von Projektplandokumenten.

Schritte für eine erfolgreiche AI-Implementierung

Die Implementierung von generativer KI für das Informationsmanagement erfordert mehr als nur technologische Lösungen. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Unternehmen befolgen sollten:

Entwickeln Sie eine klare Strategie

• Abstimmung der KI-Integration auf die allgemeinen Unternehmensziele.
• Beziehen Sie wichtige Interessengruppen aus verschiedenen Abteilungen ein, um sicherzustellen, dass die Strategie auf die unterschiedlichen Bedürfnisse eingeht und das Gefühl der Eigenverantwortung fördert.

Einführung von Data-Governance-Prozessen

• Implementierung automatisierter Prozesse für die Aufbewahrung, Organisation, Klassifizierung und Zugriffskontrolle von Daten, um Konsistenz und Compliance zu gewährleisten.
• Bewertung der Relevanz von Daten für die KI-Verarbeitung unter Berücksichtigung rechtlicher und ethischer Aspekte.

Bewertung der IT-Infrastruktur

• Sicherstellen, dass die Systeme und Integrationen die Anforderungen an die Inhaltsstrategie und -verwaltung unterstützen können.
• Bewerten Sie generative KI-Lösungen anhand der Vertrauenswürdigkeit des Anbieters, der Preismodelle und der allgemeinen Kosten-Nutzen-Analyse.

Automatisierung von Content-Prozessen ausbauen

• Identifizieren Sie Möglichkeiten für eine fortschrittliche Automatisierung, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und Erkenntnisse in Echtzeit zu gewinnen.
• Gestalten Sie bestehende Prozesse neu, um die Arbeitsabläufe und die Wertschöpfung zu verändern.

Bewertung der Content-Fähigkeiten für Endbenutzer

• Gehen Sie auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der verschiedenen Nutzergruppen ein und sorgen Sie dafür, dass KI ihre Arbeitsabläufe verbessert.
• Investieren Sie in Schulungsprogramme, schaffen Sie Vorreiter in verschiedenen Abteilungen und entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie, um Begeisterung zu wecken und Bedenken hinsichtlich der Einführung von KI auszuräumen.

Schlussfolgerung

Wenn Unternehmen diesen Rahmen befolgen und sich mit den grundlegenden Elementen des Informationsmanagements befassen, können sie die Vorteile der KI voll ausschöpfen. Der Weg zu einer effektiven KI-Implementierung mag herausfordernd sein, aber die potenziellen Vorteile - erhöhte Produktivität, verbesserte Entscheidungsfindung und freigesetzte Innovationen - machen ihn zu einem lohnenden Unterfangen für vorausschauende Führungskräfte aller Branchen.

Auf dem Weg in die Ära des KI-gestützten Informationsmanagements werden die Unternehmen, die diesen Wandel erfolgreich bewältigen, gut positioniert sein, um in einer zunehmend datengesteuerten Geschäftslandschaft zu bestehen.

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