Angesichts der Entwicklung der Telearbeit und der zunehmenden Anforderungen an zukunftsorientierte Unternehmen, Dokumente zu digitalisieren und Arbeitsabläufe zu automatisieren, sollte es niemanden überraschen, dass immer mehr Unternehmen die digitale Transformation an Software-as-a-Service (SaaS)-Anbieter auslagern, um in einer disruptiven Welt agil zu bleiben. Und genau das geschieht, wie eine kürzlich von Konica Minolta in Auftrag gegebene Umfrage zeigt.

Die von Keypoint Intelligence und Konica Minolta durchgeführte Umfrage zur digitalen Transformation ergab, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen zumindest einen Teil ihrer Arbeitsabläufe an SaaS-Anbieter ausgelagert haben. Für Kleinstunternehmen kann das Streben nach Transformation angesichts begrenzter Ressourcen besonders schmerzhaft sein, was Outsourcing zu einer Notwendigkeit und nicht zu einem Wunsch macht. Der Bericht fügt hinzu:

Die COVID-19-Pandemie hat zahlreiche Trends im Zusammenhang mit der digitalen Transformation beschleunigt und einen enormen Druck auf Unternehmen ausgeübt, ihre Infrastrukturen für die Telearbeit anzupassen und ihre Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Dieser über Nacht vollzogene Wandel hat zu einer Reihe von Problemen geführt, insbesondere bei Kleinstunternehmen und KMUs, die nicht an eine Remote-Infrastruktur gewöhnt waren und bereits über knappe Ressourcen und Budgets verfügen.

Der Siegeszug von SaaS: Outsourcing für Agilität und Effizienz

Es überrascht nicht, dass die Umfrage ergab, dass sich die Befragten - 34 Prozent - die größten Sorgen um die Datensicherheit machten. "Die abrupte Verlagerung hin zur Telearbeit und die zunehmende Abhängigkeit von digitalen Rahmenbedingungen, gepaart mit Infrastruktur- und Bildungslücken bei Mitarbeitern und Unternehmen im Umgang mit diesen Arbeitsabläufen, schufen eine Atmosphäre, in der Kriminelle gedeihen konnten", so die Autoren der Umfrage. Vier Jahre nach der Einführung der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR ) im Jahr 2018 gaben mehr als ein Viertel der großen Unternehmen und der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) an, dass die Einhaltung der Vorschriften immer noch eine große Herausforderung darstellt.

Sicherheitsprobleme angesprochen: SaaS & Datenschutz

Neben der Auslagerung von Arbeitsabläufen lagern immer mehr Unternehmen auch die Datenspeicherung aus. Im Zuge der COVID-19-Pandemie haben 72 Prozent der Unternehmen irgendeine Form von Cloud-Lösung angepasst. Konkret gaben die Befragten an, dass die Cloud-Transformation einen der wichtigsten Aspekte ihres Infrastrukturbedarfs in den folgenden Bereichen darstellt:

• Zusammenarbeitsmanagement - 78 Prozent
• Prozessmanagement - 76 Prozent
• Druckmanagement - 69 Prozent
• Verwaltung von Inhalten - 65 Prozent

Die Umfrage ergab auch, dass viele Unternehmen bei der Pflege stabiler Dokumentenmanagement-Plattformen im Rückstand sind - 66 Prozent der Befragten stimmten der Aussage zu, dass die Dokumentenablage immer noch nicht gut organisiert ist".

"Viele Unternehmen nutzen zu viele unterschiedliche Plattformen in ihren Arbeitsabläufen, was zu einer Vielzahl von Silos und Produktivitätshindernissen führt", heißt es in der Studie.

In diesen Unternehmen werden oft mehrere Versionen von Dokumenten auf verschiedenen Inhaltsplattformen und Geschäftsanwendungen gespeichert, was dazu führt, dass Teammitglieder Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwenden, Fristen aufgrund schlampiger Übergaben verpassen oder Gefahr laufen, die Sicherheitsanforderungen des Kunden nicht zu erfüllen. Dokumentenmanagement-Plattformen, die sich nahtlos in SharePoint, Salesforce, Google Workspace und andere Content-Anwendungen integrieren lassen, können diese Probleme lösen und dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und Risiken zu verringern.

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Das wichtigste Ergebnis der Umfrage ist einfach: Unternehmen jeder Größe profitieren, wenn sie IT-Dienstleistungen auslagern. "Wir glauben, dass die wachsende Komplexität des heutigen Online-Arbeitsplatz-Ökosystems in absehbarer Zeit nicht verschwinden wird, was Keypoint Intelligence zu der Schlussfolgerung veranlasst, dass das Outsourcing von Managed IT Services in naher Zukunft nur noch wichtiger werden wird", sagte Colin McMahon, Associate Director bei Keypoint Intelligence. Er fügte hinzu:

"Wir sehen in dieser neuen, digitalisierten Welt Chancen für Unternehmen aller Größenordnungen, insbesondere aber für Kleinstunternehmen und kleine bis mittlere Unternehmen (KMU), die ihre Personal- und Budgetdefizite überwinden können, indem sie die Einsicht gewinnen, dass nicht jeder Prozess intern abgewickelt werden muss. Mit der richtigen Kombination aus der Übernahme digitaler Prozesse und durch erforschte und sorgfältige Partnerschaften können Unternehmen ihre digitale Transformation vorantreiben und sich für die Zukunft wettbewerbsfähiger aufstellen."

Olaf Lorenz, Head of International Marketing Division, Konica Minolta Business Solutions Europe, stimmt dem zu. "Für Unternehmen jeder Größe gibt es auf dem Weg zur digitalen Transformation noch viele Hürden zu überwinden", sagt er.

Es liegt auf der Hand, dass Unternehmen, die mit SaaS-Anbietern zusammenarbeiten, die sich nachweislich für ihre Kunden engagieren, eine branchenweit anerkannte Erfolgsbilanz vorweisen können und über Fachwissen im Bereich Informationsmanagement verfügen, in der Lage sein werden, ein exponentielles Wachstum des ROI zu erzielen.

"Unsere Studie zeigt, dass viele Unternehmen das Outsourcing als wirksames Instrument zur Behebung von Defiziten bei der digitalen Transformation im eigenen Unternehmen erkannt haben", so Lorenz. "Ein externer Anbieter kann ein Unternehmen schnell und effektiv mit zusätzlichem IT-Know-how und passenden IT-Lösungen unterstützen."

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