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Die neue Realität: Den ständigen Wandel annehmen

Das Ziel bleibt dasselbe, aber das Änderungsmanagement hat sich weiterentwickelt. Es geht weniger um die Planung künftiger Veränderungen als vielmehr darum, flexibler zu werden, um den ständigen Wandel effektiv zu bewältigen.

Unternehmen müssen schnell innovativ sein und ständig Verbesserungen einführen. Sie müssen nach jedem Fortschritt suchen, der es ihnen ermöglicht, intelligenter zu arbeiten, schneller zu agieren und letztlich jede Gelegenheit zu nutzen, bevor die Konkurrenz ihnen zuvorkommt. Zu diesem Zweck bestimmen die gemeinsame Nutzung von Daten und die Zusammenarbeit zunehmend, wie schnell ein Unternehmen agieren kann.

Herausforderungen der traditionellen Change Management

Der Wandel ist zu einer ständigen Kraft geworden, aber Veränderungen waren schon immer äußerst schwierig. Es liegt in der Natur des Menschen, sich gegen Veränderungen zu sträuben, und das gilt auch für Unternehmen. Für Unternehmen können mehr Veränderungen mit mehr Risiken und einem größeren Potenzial für Geschäftsunterbrechungen gleichgesetzt werden, wenn sie nicht effektiv verwaltet werden.

Menschlicher Widerstand gegen Veränderungen und Störungsrisiken

Beginnen Sie an der Spitze. Nehmen Sie sich die Zeit, die aktuellen Change-Management-Programme zu prüfen und sie im Hinblick auf ihre Fähigkeit zu bewerten, agile, intelligente Entwicklungen am Arbeitsplatz zu fördern. Ein funktionsübergreifendes Team kann mit der Bewertung beauftragt werden. Die zu stellenden und zu beantwortenden Fragen sollten an der Spitze beginnen und sich dann auf alle Teams erstrecken, die das Änderungsmanagement umsetzen. Die folgenden Fragen sollten im Rahmen einer effektiven Bewertung des Veränderungsmanagement-Programms behandelt werden:

• Gibt es ein Engagement auf hoher Ebene (d.h. auf der Ebene der Führungskräfte) für das Änderungsmanagement?
• Steht das Änderungsmanagement im Einklang mit den vorrangigen Zielen des Unternehmens?
• Verfügen die Mitarbeiter und die IT-Abteilung über die geeigneten Instrumente zur Bewältigung des Wandels?
• Wie werden die Fortschritte verfolgt und bewertet?
• Sind die Änderungsmanagementprozesse von manueller Überwachung abhängig?
• Welche Systeme, Tools und Technologien ermöglichen die Arbeitsabläufe des Änderungsmanagements?
• Was sind die Engpässe in den Arbeitsabläufen, und begünstigen diese Engpässe unzulässige Prozessabweichungen, die das Unternehmen Risiken aussetzen?

Aufbau einer agilen Change Management Strategie

Achten Sie bei der Überprüfung der derzeitigen Praktiken des Veränderungsmanagements besonders auf mögliche Auffälligkeiten. Dazu können Produktivitätsprobleme gehören - jeder Prozess, der viel Zeit für Mitarbeiter, Manager oder beide in Anspruch nimmt. Fehler, die sich auf die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen auswirken, sollten ebenfalls hervorgehoben und quantitativ bewertet werden.

In vielen Branchen haben Haftungsfragen bei der Bewertung des Änderungsmanagements oberste Priorität. Welche Aspekte des Änderungsmanagements könnten das Unternehmen möglicherweise der Nichteinhaltung von Vorschriften aussetzen oder ein erhebliches finanzielles, betriebliches oder rechtliches Risiko für das Unternehmen darstellen?

Die Leistungsfähigkeit eines modernen DMS

Mit einem soliden Verständnis der aktuellen Stärken und Schwächen des Änderungsmanagements ist es an der Zeit, neue Strategien und Tools in Betracht zu ziehen. Viele Unternehmen stellen heute beispielsweise ihre Dokumentenmanagement-Software (DMS) um, um ihre Flexibilität zu erhöhen.

Verbesserte Dokumentenkontrolle und Sichtbarkeit

Die neueste Generation von DMS-Lösungen kann die Änderungsverwaltung auf vielfältige Weise direkt verbessern. Durch die Einführung einer fortschrittlicheren Dokumentenkontrolle ändert ein Unternehmen die Art und Weise, wie digitale Informationsbestände angezeigt, verwaltet und ausgewertet werden.

Eine bessere Sichtbarkeit und Verwaltung von Dokumenten ist besonders für das Änderungsmanagement von Vorteil. Jeder kann von einer einzigen Quelle der Wahrheit aus arbeiten, mit aktuellen Fakten und Details. Eine moderne DMS-Lösung ermöglicht den Mitarbeitern außerdem einen schnelleren Zugriff auf alle Informationen. Da sich die Leistung positiv auf ihre täglichen Aufgaben auswirkt, werden die Mitarbeiter zu Befürwortern der neuen Plattform und der damit verbundenen Änderungen, was die Benutzerakzeptanz fördert. Agilität wird von Grund auf neu entwickelt.

Automatisierte Arbeitsabläufe und optimierte Genehmigungen

Eine wirksame Grundlage für das Dokumentenmanagement kann Abteilungen und Change-Management-Teams auch dabei helfen, zuvor isolierte Informationen besser zu integrieren. Der Zugriff auf breitere Informationsquellen führt zu einer besseren Entscheidungsfindung und ermöglicht es, alle digitalen Informationsbestände besser zu nutzen.

Verbesserte Zusammenarbeit und Informationsaustausch

Für die IT-Abteilung ermöglicht die Abstimmung des Dokumentenmanagements mit dem Änderungsmanagement eine effektivere Verwaltung und Kontrolle der Infrastruktur- und Softwareressourcen. Erhöhte Sichtbarkeit, intelligente Kontrollfunktionen, verbesserte Nachverfolgung und Protokollierung und viele andere DMS-Fortschritte ermöglichen es der IT-Abteilung, die Informationsinfrastruktur zu optimieren und die Aufsicht für das Änderungsmanagement zu verbessern.

M-Files: Ihr Verbündeter bei Agile Change Management

Die Entwicklung einer stärker informationsorientierten Grundlage für das Änderungsmanagement steigert die Produktivität von Natur aus. Einzelne Mitarbeiter verschwenden weniger Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen, und Teams können besser zusammenarbeiten, wenn sie auf der Grundlage konsistenter, genauer Informationen arbeiten.

In Zukunft können Unternehmen auf einer soliden DMS-Grundlage auch ein stärker automatisiertes Änderungsmanagement einführen. Bisherige E-Mail-zentrierte Überprüfungs- und Genehmigungszyklen können durch automatisierte Workflows ersetzt werden, die Dokumente und zugehörige Inhalte zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Personen weiterleiten. Auch Sicherheitskontrollen und Zugriffsberechtigungen lassen sich mit einem Dokumentenmanagementsystem leicht kontrollieren und automatisieren. So können beispielsweise Berechtigungen so festgelegt werden, dass nur Prüfer Änderungen vornehmen können, sobald ein Dokument einen bestimmten Status erreicht hat.

Das Spiel ändert sich also, aber mit dem nötigen Engagement für das Veränderungsmanagement können agile Unternehmen schnell auf die sich ständig ändernden Marktbedingungen reagieren.

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