Möchte Ihr Unternehmen sein Dokumenten- und Informationsmanagement verbessern und erwägt ein Enterprise Content Management (ECM)-System?

Die Einführung eines ECM-Systems kann eine effiziente Lösung für Inhaltsprobleme sein. Es kann jedoch nur dann sein volles Potenzial zur Steigerung der Effizienz ausschöpfen, wenn das Unternehmen vor der Implementierung eine effektive Vorarbeit geleistet hat. Das bedeutet, dass das Unternehmen die Ausgangssituation und den gewünschten Zustand kennt und genügend Zeit und Ressourcen für die Definition, Implementierung und Nachbereitung bereitstellt.

Den Grundstein für den Erfolg legen: Planung vor der Implementierung

Bei einem Enterprise-Content-Management-Projekt ist es wie bei jedem anderen Projekt auch wichtig, die grundlegenden Erwartungen festzulegen und zu verstehen, was die Organisation zu tun versucht.

Definieren Sie Ihre Unternehmensziele

Um erfolgreich zu sein, muss das Unternehmen drei wichtige Schritte unternehmen, um mit der Planung eines ECM-Implementierungsprojekts zu beginnen:

• Klare Unternehmensziele festlegen
• Verstehen Sie die Veränderung und was sie für das Unternehmen und die Menschen darin bedeutet
• Verstehen Sie die damit verbundenen Risiken

Ohne diese drei Schritte ist es unmöglich, das Projekt so zu planen und zu verwalten, dass es das Unternehmen und seine wichtigsten Prozesse unterstützt. Und es wird unweigerlich scheitern, die gesteigerte Effizienz zu erreichen, da die neuen Arbeitsweisen wichtige Geschäftsprozesse nicht unterstützen werden.

Den Faktor Mensch verstehen & Change Management

Auch wenn ein ECM-Implementierungsprojekt in der Regel neue Software beinhaltet, die in Betrieb genommen werden muss, handelt es sich NICHT um ein IT-Projekt. Ein ECM-Implementierungsprojekt wird und sollte die Geschäftsprozesse, Arbeitsabläufe und vor allem das Verhalten der Mitarbeiter verändern. Wenn Sie dem menschlichen Aspekt nicht die nötige Aufmerksamkeit schenken, werden Sie zwangsläufig einige Ihrer Hauptziele verfehlen.

Identifizierung und Minderung potenzieller Risiken

Wir können das Projekt als fünf Schritte der Transformation betrachten. Im Mittelpunkt steht das neue ECM-System. Danach folgen die Dokumentenverwaltungspraktiken und wie sie sich mit dem neuen System ändern. Der nächste Schwerpunkt ist die Steigerung der Effizienz durch die Entwicklung von Workflows. Diese Workflows werden die Geschäftsprozesse unterstützen und die Art und Weise, wie sie verwaltet werden, verändern. Und schließlich muss sich das Verhalten der Mitarbeiter ändern. Wenn die Mitarbeiter das neue System und die neuen Arbeitsweisen nicht annehmen, wird der gewünschte Effekt auf die Rentabilität ausbleiben.

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