Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie an "Automatisierung" denken? Für viele Menschen sind es Bilder von großen Fließbändern in der Automobilindustrie. Mit ihren Roboterarmen und anderen modernen Wunderwerken sind diese Fertigungsanlagen Monumente für die Macht der Automatisierung.

Die eigentliche Automatisierungsrevolution findet heute jedoch außerhalb der Produktionshallen statt. In Büros auf der ganzen Welt verändert Automatisierungssoftware die Wissensarbeit - vor allem Lösungen, die künstliche Intelligenz (KI) einbeziehen.

Der Stand von KI und Automatisierung

KI-Chatbots wie ChatGPT ziehen die Aufmerksamkeit auf sich, insbesondere in den sozialen Medien. Chatbots verwenden große Sprachmodelle (LLM), natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und maschinelles Lernen (ML), um hilfreiche Antworten auf Fragen zu generieren, die in einfacher Sprache verfasst sind.

Im Bereich der professionellen Dienstleistungen, z. B. der juristischen Arbeit, müssen Unternehmen die KI-Automatisierung mit Vorsicht genießen. In einem viel beachteten Fall wurde ein New Yorker Anwalt mit einer Strafe belegt, weil er einen von einem KI-Chatbot generierten Antrag eingereicht hatte, der sich auf eine nicht existierende Rechtsprechung berief.

Technologien wie die Dokumentenautomatisierung - ergänzt durch KI - werden den professionellen Dienstleistungen und Wissensarbeitern im Allgemeinen am meisten zugute kommen.

Definition der Dokumentenautomatisierung

Dokumentenautomatisierung ist der strategische Einsatz von Software zur Unterstützung der Erstellung und Verwaltung elektronischer Dokumente.

Der Prozess beginnt mit der Identifizierung gemeinsamer Elemente und Funktionen in den Dokumenten eines Unternehmens. Dann verwenden Unternehmen Systeme zur Automatisierung von Dokumenten, um Vorlagen und Module zu erstellen, auf die Benutzer zugreifen können, um individuelle Dokumente zu erstellen.

Die Vorteile der Dokumentenautomatisierung

Der größte Vorteil der Automatisierung von Dokumenten ist die Zeitersparnis für Wissensarbeiter.

Im juristischen Bereich und in anderen Bereichen gehören das Erstellen, Bearbeiten, Überprüfen, Unterzeichnen und Genehmigen von Dokumenten zu den üblichen Aufgaben von Wissensarbeitern. Wenn sie in der Lage sind, schnell neue Dokumente auf der Grundlage bereits vorhandener Vorlagen zu erstellen, haben sie mehr Zeit, ihre komplexen Problemlösungs- und Entscheidungsfindungsfähigkeiten zu nutzen.

Der Einsatz von Systemen zur Automatisierung von Dokumenten für die Automatisierung von Wissen fördert auch die Konsistenz und gewährleistet, dass interne und externe Dokumente aktuelle Informationen enthalten.

Automatisierung von Dokumenten: Wie sie funktioniert

Für Wissensnutzer ist der Zugang zu einem System zur Automatisierung von Dokumenten einfach:

• Über die Schnittstelle des Dokumentenautomatisierungssystems wählen die Benutzer eine entsprechende Vorlage für die Art von Dokument aus, die sie erstellen möchten. Dokumentvorlagen können von Ausschreibungen bis hin zu Leasingdokumenten reichen.
• Nachdem der Benutzer eine Reihe von Fragen im Stil eines Interviews beantwortet hat, erstellt das Dokumentenautomatisierungssystem einen bearbeitbaren ersten Entwurf des Dokuments. Einige bedingte Felder können bereits ausgefüllt sein, andere müssen vom Benutzer ausgefüllt werden. Die Struktur und in vielen Fällen auch der Großteil des Wortlauts werden für sie erstellt.
• Von dort aus können die Benutzer das erstellte Dokument nach Bedarf bearbeiten und überprüfen. Sie können auch Informationen austauschen und in gängige digitale Dateiformate wie Microsoft Word oder Microsoft Excel exportieren.

Dokumentenautomatisierung im Recht

Die Automatisierung von Dokumenten im Rechtswesen ist besonders wichtig, da Dokumente in Gerichtsverfahren eine wesentliche Rolle spielen.

Die Digitalisierung von Rechtsdokumenten ist ins Hintertreffen geraten - selbst heute noch sind riesige Stapel von Papierdokumenten in den meisten Kanzleien ein alltäglicher Anblick. Kanzleien, die sich der digitalen Transformation verschrieben haben, profitieren von erheblichen Zeiteinsparungen durch digitales Dokumentenmanagement.

Systeme zur Automatisierung von Dokumenten sind der logische nächste Schritt bei der Automatisierung von Wissensarbeit. Wissensmanagementsysteme helfen Anwälten und anderen juristischen Mitarbeitern, Verträge, Formulare, Briefe und andere juristische Dokumente schneller zu erstellen als Textverarbeitungsprogramme oder PDF-Tools allein.

Dokumentenautomatisierung vs. Dokumentenkontrolle

Dokumentenkontrolle ist ein weit gefasster Begriff, der sich auf die Prozesse bezieht, mit denen Unternehmen die Erstellung, Überprüfung, Änderung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwalten.

Die Automatisierung von Dokumenten gehört zu den Komponenten der Dokumentenerstellung und des Dokumentenmanagements der Dokumentenkontrolle. Aber Dokumentenkontrollsysteme umfassen weit mehr als nur die Automatisierung von Dokumenten. Einige wesentliche Funktionen der Dokumentenkontrolle sind:

• Identifizierung der Dokumente
• Speicherung von Dokumenten
• Versionskontrolle
• Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten
• Vertrieb
• Archivierung von Dokumenten
• Dokumentenabruf und Zugangskontrolle
• Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten
• Schulung und Sensibilisierung

Sowohl die Dokumentenautomatisierung als auch die Dokumentenkontrolle sind wichtige Aspekte des Managements von Wissensarbeit und des Wissensaustauschs innerhalb einer Organisation.

Wie wählt man ein System zur Dokumentenautomatisierung aus?

Die Benutzerfreundlichkeit ist eines der wichtigsten Kriterien bei der Bewertung von Produkten und Dienstleistungen zur Automatisierung von Dokumenten. Eine visuelle, codefreie Automatisierungsschnittstelle ermöglicht es Wissensarbeitern, Dokumentdaten mit Leichtigkeit einzurichten, und macht die Automatisierung von Dokumenten auch für nichttechnische Benutzer einfach.

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz wird immer mehr zu einem Unterscheidungsmerkmal zwischen den Anbietern. Viele wichtige Funktionen der Dokumentenautomatisierung können von KI profitieren, darunter:

• Automatische Klassifizierung von Dokumenten
• Automatische Auswertung der Dokumente
• Autoencoder-Funktionalität für Dokumente
• Auto-Tagging von Dokumenten

Um Wissensmanagement-Tools optimal zu nutzen, sollten Unternehmen den Anbietern Fragen dazu stellen, wie sie KI oder maschinelle Lernmodelle für Wissensmanagement-Lösungen einsetzen.

FAQ

Was ist Dokumentenautomatisierung?

Unternehmen nutzen Software zur Automatisierung von Dokumenten, um Zeit bei der Erstellung neuer, konformer Dokumente aller Komplexitätsstufen zu sparen.

Mit Software zur Dokumentenautomatisierung können Unternehmen eine Bibliothek von Klauseln oder Modulen zur Verwendung in Vorlagen erstellen. Auf diese Weise können Unternehmen auf einfache Weise Best Practices erstellen, speichern und organisieren und ihr Playbook mit einer Sammlung von wiederverwendbaren Klauseln integrieren.

Mit Software zur Automatisierung von Dokumenten können auch nicht-technische Benutzer, wie z. B. Personalverantwortliche, Dokumente ohne die Hilfe von IT-Support-Teams automatisieren. Moderne Software zur Dokumentenautomatisierung bietet eine benutzerfreundliche visuelle Schnittstelle. Die Anbieter können auch andere Selbstbedienungstools anbieten. So können sie beispielsweise Widgets anbieten, die dabei helfen, automatisierte Inhalte überall freizugeben oder neue Dokumente direkt aus den Eingaben Dritter zu generieren.

Was haben Wissensarbeiter von der Automatisierung zu erwarten?

Effektive Wissensarbeit erfordert nachhaltiges Denken auf hohem Niveau. Jede Arbeit, die den Fluss der Wissensarbeiter unterbricht, ist eine Belastung für die Produktivität und eine Verschwendung von Unternehmensressourcen. Die Automatisierung von Dokumenten und andere Softwarelösungen für das Wissensmanagement ersparen den Wissensarbeitern Zeit, die sie mit banalen Aufgaben vergeuden, sodass sie sich wieder auf die Lösung von Problemen und die Schaffung von Werten konzentrieren können.