Moderne Unternehmen werden von Informationen überflutet, und die Nutzung des intellektuellen Kapitals und der gesammelten Erfahrungen eines Unternehmens ist im Informationszeitalter zu einer Herausforderung geworden, die für das Unternehmen von Nutzen ist. Es ist ein anerkannter Wettbewerbsvorteil, unorganisierte Datenbestände in effiziente, leicht zugängliche und durchsuchbare Informationssammlungen zu verwandeln. Da Unternehmen mit effektiven und effizienten Methoden zur Sammlung und Nutzung ihres intellektuellen Kapitals kämpfen, haben Wissensarbeiter die Möglichkeit verpasst, zeitnahe und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, die von den Kunden- und Markteinblicken profitiert hätten, die das Wissensmanagement bietet.

Was ist Wissensmanagement?

Bei dem Konzept des Wissensmanagements geht es darum, einzelne Mitarbeiter mit dem kollektiven Wissen des Unternehmens auszustatten, damit die Mitarbeiter frühere Arbeiten im gesamten Unternehmen zum Nutzen der Arbeit in der Gegenwart und in der Zukunft nutzen können. Es institutionalisiert im Wesentlichen das unternehmensinterne Wissen, damit Ihre Mitarbeiter von den bereits geschaffenen Kernbeständen lernen und diese nutzen können.
Im Laufe der Zeit basiert ein großer Teil des Wissens, das ein Unternehmen schafft, auf der Zusammenarbeit, sei es durch den Austausch von Ideen zwischen Kollegen oder durch Erkenntnisse aus der Interaktion mit Kunden oder Lieferanten. Die Erfassung dieser im täglichen Austausch gewonnenen Erkenntnisse ist der Schlüssel zur Erfassung von Wissen, das in Prozessen und Checklisten kodifiziert und langfristig zum Nutzen des gesamten Unternehmens eingesetzt werden kann.

Unternehmen, die die Wissenserfassung institutionalisieren wollen, können sich an Informationsmanagement-Plattformen wenden, die die Wiederverwendung der gesammelten Informationen erleichtern und hilfreiche Suchwerkzeuge und Vorlagen zum Auffinden, Kennzeichnen und Organisieren aller unternehmensinternen Ressourcen bieten, so dass diese konstruktiv und effizient abgerufen werden können, wann immer sie benötigt werden.

Warum ist Wissensmanagement wichtig?

Wir leben im Informationszeitalter, in dem Informationen selbst wie eine mächtige Währung wirken, die ein Unternehmen als intellektuelles Kapital auf dem Markt einsetzen kann. Unternehmen, die ihr intellektuelles Kapital effektiv erfassen, verwalten und nutzen können, werden mehr Aufträge erhalten, den Kundennutzen effizienter steigern und ihre Konkurrenz übertreffen.

In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen, die Wissensmanagement gut betreiben, weniger anfällig für den Verlust von Fachwissen im Laufe der Zeit sind, der durch den Verlust von Ressourcen oder die Fluktuation von Mitarbeitern verursacht wird. Und die Mitarbeiter werden von der mühsamen, ineffizienten Informationssuche befreit, die Untersuchungen zufolge bis zu 30 % der Zeit eines Wissensarbeiters in Anspruch nimmt. Unterm Strich bedeutet dies, dass Mitarbeiter, die weniger Zeit mit der Suche nach den benötigten Informationen verbringen, mehr Zeit haben, um wertschöpfende Initiativen zu entwickeln und sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

Ein allzu häufiges Problem für Unternehmen besteht darin, den Überblick über relevante vorhandene Ressourcen zu behalten, die für neue Geschäftsabschlüsse oder laufende Projekte von Nutzen sein können. Unternehmen, die Wissensmanagement einsetzen, können Dokumente mit Metadaten versehen und profitieren davon, dass Informationen in einen Kontext gestellt werden, der ihre spätere Wiederverwendung erleichtert.

Durch die Zusammenstellung von Wissen in einer Wissensdatenbank können Unternehmen außerdem die Lektionen, die sie im Laufe der Jahre gelernt haben, in Checklisten und Prozessen festhalten, die sicherstellen, dass Fehler der Vergangenheit nicht wiederholt werden. Die Deloitte Global Human Capital Trends 2020 haben ergeben, dass 75 % der Befragten die "Schaffung und Bewahrung von Wissen" als wichtige Strategie für ihr zukünftiges und unmittelbares Geschäft einstufen, aber nur 9 % derselben Befragten gaben an, dass sie über die Mittel verfügen, um dies zu erreichen.

Der Besitz einer Plattform, die die für die Wissenserfassung und -wiederverwendung erforderlichen Schritte durchsetzt, anleitet und automatisiert, stellt sicher, dass Unternehmen das Wissensmanagement richtig einsetzen. Und zwar auf eine Art und Weise, die Bedenken hinsichtlich der Schwärzung vertraulicher Kundeninformationen von Personen, die nicht befugt sind, bestimmte Dinge zu sehen, ausräumen kann, indem automatisierte Arbeitsabläufe implementiert werden, die einen einwandfreien Anonymisierungsprozess mit Überprüfungen, Genehmigungen und Veröffentlichungen gewährleisten. Wissensmanagement kann Unternehmen auch bei der regelmäßigen Überprüfung von Assets unterstützen, um die aktuellsten Versionen zu erhalten, veraltete Inhalte zu archivieren oder neue Tags anzuwenden, wenn sich die interne Terminologie weiterentwickelt.

All dies deutet darauf hin, dass die Nutzung von Wissen innerhalb eines Unternehmens angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Unternehmenslandschaft jetzt eine Priorität darstellt und nicht mehr nur ein "Nice-to-have"-Luxus ist. Diejenigen, die noch nicht über die Einführung von Wissensmanagement nachdenken, sind bereits im Rückstand.

Wie kann M-Files dazu beitragen, einen Unterschied zu machen?

Das eigentliche Ziel des Wissensmanagements besteht darin, Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen, indem Sie Ihr institutionelles Wissen kodifizieren und die Wiederholung von Fehlern der Vergangenheit vermeiden. Denn im Grunde geht es beim Wissensmanagement darum, dass Wissen abgelegt und als Vermögenswert wiederverwendet werden kann. Wenn es richtig gemacht wird, bedeutet Wissensmanagement, dass das Rad nicht immer wieder neu erfunden werden muss, indem alle Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, auf die gesammelten Bestände zurückzugreifen, die Arbeitsabläufe zu verbessern und in ihrer Arbeit kompetenter zu werden, unabhängig von ihrem Wissensstand.
Und wenn M-Files als einzige Quelle der Wahrheit für alle Unternehmensdaten ins Spiel kommt, wird die Aufgabe des Wissensmanagements sehr viel einfacher. M-Files ist eine metadatengesteuerte Informationsmanagement-Plattform, die entwickelt wurde, um gängige Wissensmanagement-Herausforderungen mit Tools zu lösen, die Prozesse im Zusammenhang mit der Erfassung, Kodierung und Wiederverwendung von Wissen automatisieren, das immer wieder für das Geschäft genutzt werden kann.

Mit der metadatengesteuerten Plattform M-Files können gängige Herausforderungen des Wissensmanagements angegangen werden, um die Erfassung, Kodifizierung und Wiederverwendung von Wissen zu unterstützen. Mit Metadaten, Ansichten, unternehmensweiter Suche, Vorlagen und Workflows bietet M-Files die richtigen Werkzeuge für Unternehmen, um mit den neuen Realitäten des Informationszeitalters Schritt zu halten.