Ganz gleich, ob es sich um intern erstellte Inhalte oder um Dokumente und Dateien von Kunden, Partnern und Lieferanten handelt, Unternehmen ertrinken heute in einem Meer von Informationen, das jeden Tag größer wird.

Die Kosten der papiergestützten HR

Insbesondere die Personalabteilung muss eine große Menge und Vielfalt von Informationen verwalten und kontrollieren, die oft höchst vertraulich sind. Mitarbeiterdaten, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Lernanforderungen kratzen kaum an der Oberfläche, wenn es um die Fülle von Informationen und die damit verbundenen Prozesse geht, die von der Personalabteilung verwaltet werden. Doch wie viel Zeit verbringen Personalverantwortliche damit, diese Informationen zu finden und zu verwalten, anstatt sich auf die Einstellung und Schulung von Mitarbeitern zu konzentrieren?

Chaos bei Papier, Ordnern und Aktenschränken

M-Files führte eine Umfrage unter 100 britischen Entscheidungsträgern aus Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern durch, um besser zu verstehen, wie die Personalabteilungen mit der Bewältigung dieser riesigen Informationsmengen zurechtkommen.

HR-Mitarbeiter können die benötigten Informationen nicht finden

Den Umfrageergebnissen zufolge kommen viele einfach nicht gut zurecht.

Von den befragten Personalentscheidern verschwenden 41 % mehr als 10 Minuten pro Tag mit der Suche nach den Dokumenten und Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Von diesen Personen verbringt fast die Hälfte sogar mehr als 20 Minuten!

Dies ist eindeutig eine äußerst ineffiziente Zeitverwendung, aber was ist der Grund für diese Zeitverschwendung bei der Suche nach Informationen?

HR-Abteilungen sind immer noch an Papier gebunden

65 % der Befragten geben zu, dass HR-Informationen immer noch mit Papierdokumenten und papierbasierten Prozessen verwaltet und in Aktenschränken aufbewahrt werden. Wenn es um die Verwaltung von HR-Informationen geht, ist Papier sogar die beliebteste Methode und wird häufiger verwendet als jede andere Methode oder Lösung! Es ist keine Überraschung, dass Personalabteilungen solche Probleme haben, Informationen zu finden, auszutauschen und zu aktualisieren.

Darüber hinaus verwenden 47 % Dateien und Ordner auf Netzlaufwerken. Da 65 % der Befragten HR-Informationen an mehr als einem Ort verwalten, ist es keine Überraschung, dass das Auffinden von Informationen noch schwieriger wird. Ganz zu schweigen von dem Risiko, dass doppelte Informationen in verschiedenen Systemen oder an verschiedenen Standorten gespeichert werden, was es schwierig macht, sicherzustellen, dass Sie die neueste und aktuellste Version verwenden.

Rationalisierung von HR-Prozessen mit digitalen Lösungen

Wir haben die Befragten auch nach den typischen HR-Prozessen gefragt, die sie als besonders ineffizient empfinden. Die drei am häufigsten genannten waren:

• Mitarbeiterbeurteilungen, Vergütung und Verwaltung von Sozialleistungen
• Veröffentlichung von Stellenangeboten und Verwaltung von Bewerbungen
• Einstellungsgespräche und Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Angesichts des hohen Papierverbrauchs ist es kein Wunder, dass die Personalabteilungen ihre manuellen Prozesse als zeitaufwändig und ineffizient empfinden. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse und die weitestgehende Automatisierung manueller Tätigkeiten kann die Personalabteilung viel Zeit freisetzen und effizienter arbeiten.

Effizienzsteigerung durch Digitalisierung und Automatisierung

80 % der Befragten geben zu, dass sie für Dokumente, die durch Unterschriften genehmigt werden müssen (z. B. Mitarbeiterverträge und Angebotsschreiben), einen papierbasierten Prozess verwenden. Viele Personalverantwortliche halten die Einstellung und das Onboarding neuer Mitarbeiter für einen ineffizienten Prozess. Durch die Einführung elektronischer Signaturen könnten diese Prozesse jedoch erheblich verbessert, gestrafft und automatisiert werden. Dies würde nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Überprüfbarkeit und die Einhaltung von Vorschriften verbessern.

Verbesserte Compliance und Auditierbarkeit

Das Problem der manuellen HR-Prozesse wurde noch deutlicher, als wir fragten: "Was sind die größten Herausforderungen in Ihrer Rolle?"

Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten war die häufigste Antwort: 44 % der Personalentscheider gaben an, dass das Drucken, Scannen und manuelle Unterschreiben von Dokumenten - zusammen mit dem Versenden von Dokumenten per E-Mail und dem Verschieben von Informationen an verschiedene Standorte - eine besondere Herausforderung darstellt. Darüber hinaus haben 41 % der Befragten Probleme mit der Verwaltung von Papier und Ablage.

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