Wie oft werden Sie gebeten, ein als E-Mail-Anhang gesendetes Dokument zu bearbeiten, zu genehmigen oder zu kommentieren? Für viele von uns ist das ein täglicher Vorgang.

Ein typisches Szenario: Ein gutwilliger Mitarbeiter schickt ein Word-Dokument per E-Mail an mehrere Personen und bittet um Feedback. Ein hilfsbereiter Kollege nimmt einige Änderungen vor, drückt auf "reply all" und hängt die bearbeitete Datei an, wodurch eine weitere Person der Gruppen-E-Mail hinzugefügt wird. Ein anderer Kollege tut dasselbe. Und noch einer. Plötzlich quillt Ihr Posteingang über mit angehängten Dateien, die alle leicht unterschiedliche Dateinamen haben (viele Benutzer fügen dem Namen ihre Initialen hinzu).

Stunden später haben Sie endlich Zeit, das Dokument in Angriff zu nehmen. Welchen der Dutzend per E-Mail versandten Anhänge verwenden Sie?

Das Chaos der E-Mail-Anhänge

E-Mail-Anhänge waren einst eine neuartige Ergänzung zu E-Mails, eine scheinbar vorteilhafte Funktion, die eine schnelle Weitergabe und einen schnellen Austausch von Informationen ermöglichte. Allerdings wurden sie auch schnell unhandlich. Wenn Ihr Unternehmen Arbeit über E-Mail-Anhänge verwaltet, kennen Sie die Probleme.

Es muss einen besseren Weg geben. Mit einer Enterprise-Content-Management-Lösung wie M-Files können die Benutzer viel effizienter zusammenarbeiten, koordinieren und Arbeitsprojekte verwalten.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Herausforderungen, die E-Mail-Anhänge mit sich bringen und warum.

Versionskontrolle

Eine Reihe von E-Mails mit Anhängen, wie im obigen Beispiel, führt zu erheblichen Qualitätsproblemen. Hinzu kommt die natürliche Frustration vieler Nutzer, wenn sie versuchen herauszufinden, welche Version sie verwenden sollen. Die Verwendung der falschen Version oder das Fehlen der vollständigen Liste der Prüfer verschlimmert das Problem für alle Beteiligten.

Für den Mitarbeiter, der für das endgültige Dokument verantwortlich ist, ist es sehr leicht, eine Bearbeitung oder einen Vorschlag zu übersehen, da eine Vielzahl von verschiedenen Dokumentversionen im Umlauf ist. Noch schlimmer ist, dass der Prozess einige Mitarbeiter davon abhalten könnte, sich an der Überprüfung von Dokumenten zu beteiligen, wenn sie von der E-Mail-Manie, die ihren Posteingang überschwemmt hat, genervt sind.

Ein Versionskontrollsystem, das von ECM angeboten wird, ermöglicht die Nachverfolgung von Versionen, Änderungen und der Personen, die diese Änderungen vorgenommen haben, und stellt einen weitaus sinnvolleren Ansatz für die gemeinsame Überprüfung von Dokumenten dar.

Probleme bei der Lagerung

Betrachten Sie all diese Versionen desselben Dokuments. Stellen Sie sich vor, es handelt sich um ein Präsentations-Diapaket mit vielen hochauflösenden Fotos. Solche Dateien nehmen enorme Mengen an Speicherplatz in Anspruch. Wenn Benutzer diese unzähligen Versionen herunterladen und auf ihrem Desktop oder in ihren eigenen Netzwerkdateien speichern, kann das System schnell mit Gigabytes an duplizierten Dateien verstopft werden.

Eine Überlastung des Systems kann die Funktionsfähigkeit für alle anderen Personen beeinträchtigen, die auf Dateiserver zugreifen oder ihre eigenen Arbeitsdateien speichern müssen. Wenn ein Dateiserver voll ist, hat dies Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen.

Die Lösung eines Speicherproblems besteht oft darin, dass ein zentraler IT-Mitarbeiter die Speichergröße für einen überlasteten Server erhöht. Viele Unternehmen setzen jedoch strenge Grenzen für die Servergröße und berechnen den Geschäftseinheiten unter Umständen zusätzliche Kapazitäten.

Schlechte Zusammenarbeit

Die Realität sieht so aus, dass E-Mail-Anhänge von der ursprünglichen Absicht von E-Mail-Anhängen ablenken: Zusammenarbeit. Die Verwirrung, die Frustration, die Ineffizienz und die Ungenauigkeit, die sich daraus ergeben können, sind zahllose verlorene Chancen.

Zusammenarbeit ist ein notwendiger und wichtiger Faktor für jeden effektiven Arbeitsplatz. Es gibt einen Grund, warum Mitarbeiter Einblicke in Dokumente haben wollen. E-Mail-Anhänge sind nicht der richtige Weg, um effizient an wertvolles Feedback zu gelangen.

Warum eine Enterprise Content Management-Lösung sinnvoll ist

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) verringern die Probleme, die mit E-Mail-Anhängen verbunden sind. ECM-Tools erfassen, liefern, verwalten, bewahren und speichern Dokumente aller Art. Darüber hinaus ermöglichen sie eine bessere Zusammenarbeit durch vordefinierte Prozesse, die sicherstellen, dass jeder weiß, wo er Dokumente finden und verwenden kann.

Es gibt zwei Kernfunktionen von ECMs, wenn es um die Zusammenarbeit geht. Die eine besteht darin, eine einzige Quelle für den Speicherort eines Dokuments zu haben. Die zweite ist die Funktionalität, die es mehreren Benutzern ermöglicht, auf ein Dokument zuzugreifen, es zu nutzen und zu bearbeiten, oft in Echtzeit.

Diese Lösungen ermöglichen es den Benutzern zwar, Dokumente zur individuellen Bearbeitung "auszuchecken", die Änderungen werden jedoch innerhalb des gemeinsamen Dateispeichers vorgenommen und nachverfolgt. Weitere wichtige Workflow-Funktionen, die führende ECM-Lösungen bieten, sind:

• Zugriffsverwaltung, einschließlich der Möglichkeit zur Freigabe von Lesezugriff
• Auditing-Funktionalität
• Einhaltung von Regulierungsauflagen
• Geschichte dokumentieren
• Unterstützung mehrerer Dateitypen
• Öffentlicher Zugang über einen Hyperlink

M-Files bietet eine elegante Lösung, die E-Mail-Anhänge überflüssig macht.