Die Geschichte von Innisfree

Das 1997 gegründete Unternehmen Innisfree M&A Incorporated und seine hundertprozentige Tochtergesellschaft Lake Isle M&A Incorporated mit Sitz in London bieten den weltweit führenden Unternehmen und Investoren Shareholder Intelligence, strategische Beratung und Proxy Solicitation Services. Innisfree bietet fachkundige Beratung zu Aktionärsaktivismus, Vorschlägen für die Vergütung von Führungskräften, Fragen der Corporate Governance, Investor Relations und mehr.

Letztes Jahr wurde der Anbieter des Dokumentenmanagementsystems von Innisfree, Worldox, von NetDocuments übernommen. Cody Pannella, Senior Data Strategist bei Innisfree , sagte, dass das Unternehmen bereits eine Migration zu einem neuen System in Erwägung gezogen hatte. Dieser Plan wurde im vergangenen Jahr auf Codys Prioritätenliste gesetzt, als NetDocuments ankündigte, Worldox auslaufen zu lassen.

"Damit wurde aus einer Möglichkeit eine Anforderung, die uns veranlasste, uns nach einem neuen Dokumentenmanagementsystem umzusehen", so Cody.

Ein Metadaten-Ansatz

Mit Mitarbeitern in New York, London, Pittsburgh und Richmond, VA, vertritt Innisfree Hunderte von Kunden in mehr als 20 Ländern. Daher wussten Cody und sein Team, dass sie eine nahtlose Migration sicherstellen und weiterhin ein metadatenbasiertes Dokumentenmanagementsystem verwenden mussten.
"Wir wollten sicherstellen, dass das neue Produkt sehr metadatenorientiert ist und die Art und Weise, wie wir Dateien speichern, ausnutzt", sagt er.
Ausgehend von 10 Unternehmen entschied sich Innisfree schließlich für M-Files als neue metadatengesteuerte Dokumentenmanagement-Plattform. Unter Berücksichtigung der Herausforderungen, denen sich ein IT-Team bei der Einführung eines neuen Systems gegenübersieht, sagt Cody, dass der Ansatz von M-Files jede einzelne Herausforderung angeht - vom Zeitplan über die Benutzerfreundlichkeit bis hin zur nahtlosen Einführung.

Benutzerfreundlichkeit

Mit M-Files waren Cody und sein Team in der Lage, ein System einzuführen, das der früheren Schnittstelle ähnelt, aber mehr Funktionen bietet. "[M-Files bot] mir mehr Funktionalität, mehr Optionen in den Metadaten, die ich verwende, so dass ich nicht nur das alte System, das ich habe, replizieren kann, sondern einen Schritt weiter gehen kann, um Probleme, die ich mit der alten Struktur hatte, zu optimieren und sie durch neue Metadatenfunktionen zu ersetzen, die M-Files bietet", sagte Cody.

Alles eine Frage des Timings

Während Cody ein Team von fünf Fachleuten leitet, musste sich jedes Mitglied Zeit nehmen, um nicht nur seine Vollzeitaufgaben fortzuführen, sondern auch Tests und Konzeptnachweise für das neue Dokumentenmanagementsystem durchzuführen. Das Timing war alles.

"Wir wollten sicherstellen, dass wir die wichtigsten Teile priorisieren: Wir wollten in der Lage sein, Prioritäten zu setzen und zu testen - was sind unsere größten Bedenken, was sind unsere größten Probleme, was sind unsere wichtigsten Funktionen, die wir beibehalten möchten - und dann durchzugehen und herauszufinden, was am besten passt", sagte Cody.

"M-Files hat es sich zur Aufgabe gemacht, bei dieser Herausforderung zu helfen", fügt er hinzu. "Es gab nicht wirklich viel Zeitverschwendung - für M-Files war es einfacher, das zu präsentieren, was für uns sinnvoll war. Und dann brauchten wir uns nicht einmal um einige der kleineren Dinge zu kümmern, weil die größeren Dinge von vornherein erledigt waren."

Mit Blick auf die Zukunft hofft Innisfree , sein Informationsmanagement auf die nächste Stufe zu heben. Cody fügt hinzu:" DieWorkflow-Automatisierung ist ein großer Teil, den wir jetzt in Betracht ziehen, um einige der Aktivitäten und Prozesse, die wir intern haben, zu automatisieren und manchmal zu rationalisieren."

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