Was ist das Konzept der föderierten Suche? Die föderierte Suche beschreibt eine Suchtechnologie, die mehrere Quellen gleichzeitig nach Informationen durchsuchen kann. Die Funktion aggregiert und konsolidiert die Ergebnisse, bevor sie an den Nutzer zurückgegeben werden. Dies kommt den Suchenden zugute, da sie Informationen auf der Grundlage von Faktoren wie Aktualität oder Relevanz finden können, ohne Rücksicht auf den Speicherort oder das Format. Wir möchten unseren Lesern kurz erläutern, wie diese globale Suchfunktion funktioniert und für ein Unternehmen von Nutzen sein kann.

Die hohen Kosten von Informationssilos

Der Vergleich ist einfach: Die unternehmensübergreifende Suche ist vergleichbar mit der Art und Weise, wie die großen Suchmaschinen Ergebnisse liefern. Eine Suche nach "Lamborghini" bei Google liefert zum Beispiel die Website des Unternehmens, vielleicht einige Forumsdiskussionen, Bilder von Autos, Nachrichten und Videos über Lamborghinis. Bei einer so breit gefassten Suchanfrage können auch Vorschläge zur Eingrenzung der Suchanfrage angezeigt werden, z. B. diese: Vielleicht möchten Sie Ihre Suche verfeinern und nach dem Preis eines Lamborghini oder nach den verschiedenen Modellen fragen.

Wenden Sie das gleiche Konzept nun auf Ihr eigenes Unternehmen an. Stellen Sie sich die Vorteile einer föderierten Suche in allen Ihren Systemen und Datenbeständen vor. Die meisten großen Unternehmen sind auf mehrere Systeme mit verwandten Daten angewiesen. Sie möchten beispielsweise die wichtigsten Informationen aus Ihrem CRM, Ihrem Dokumentenverwaltungssystem und Ihrem Fakturierungssystem zu einem bestimmten Kunden oder einer Produktlinie finden. Heute müssen Sie möglicherweise einzelne Abfragen in jedem System durchführen und die Ergebnisse dann manuell zusammenfassen.

CMSWire hat einige Statistiken darüber veröffentlicht, wie viele Quellen typische Unternehmen für die Suche nach Informationen benötigen:

• Etwa 90 % der Unternehmensinformationen waren unstrukturiert und befanden sich in einer Vielzahl von Dokumenttypen und Anwendungen.
• Mehr als 60 % der Informatiker mussten auf mindestens vier Systeme zugreifen.
• Mindestens 15 % mussten bis zu 11 verschiedene Systeme abfragen.

Die Vorteile der föderierten Suche für Unternehmen

Die Idee der föderierten Suche in einem Unternehmenskontext ist es, das Chaos mehrerer Repositories zu bändigen. Standardmäßig sind die Funktionen für die föderierte Suche in die Lösung M-Files integriert. M-Files kümmert sich nicht darum, wo sich Ihre Dokumente befinden. Die Suche kann in allen Informationssilos des Unternehmens durchgeführt werden und liefert Ergebnisse, unabhängig davon, wo sich die Dateien befinden. Das ist die Stärke der Priorisierung von Inhalten gegenüber dem Standort.

Mühelose Suche über alle Systeme hinweg

Zu den offensichtlichen Vorteilen der unternehmensweiten föderierten Suche gehören die folgenden:

• Sie müssen nicht mehr manuell zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln, sondern können einfach eine globale Abfrage für aggregierte Ergebnisse anfordern.
• Vor allem aber müssen Sie nicht in eine teure und zeitaufwändige Datenmigration in ein einziges System oder Data Warehouse investieren, um in den Genuss einer solchen universellen Suche zu kommen.
• Wenn Sie noch auf Altsysteme angewiesen sind, können Sie weiterhin von einer einzigen Plattform aus auf Informationen zugreifen, ohne ein Upgrade durchführen zu müssen.

Keine Notwendigkeit für kostspielige Datenmigrationen

Was für eine starke Idee? Es spielt keine Rolle, ob verschiedene Abteilungen ihre eigenen Systeme verwenden wollen. Wenn der Vertrieb Daten in seinem CRM speichern möchte, gut. Die Buchhaltung möchte ihr ERP-System verwenden, kein Problem. M-Files muss diese Investitionen nicht ersetzen. Es hilft lediglich, Ihre Investitionen in diese Tools zu maximieren.

Wie die föderierte Suche funktioniert: Hinter den Kulissen

Mehrere Suchvorgänge in unzusammenhängenden Systemen durchführen zu müssen und, was noch schlimmer ist, die benötigten Informationen trotzdem nicht zu finden, hat einen sehr hohen Preis. Die von CMS Wire veröffentlichte Umfrage ergab, dass Informationsmitarbeiter etwa ein Drittel ihres Tages mit der Suche nach relevanten Informationen verbringen. Noch schlimmer ist, dass sie in 44 % der Fälle nicht finden konnten, was sie brauchten. Dies bedeutet für jeden dieser Mitarbeiter einen berechneten Verlust von fast 6.000 Dollar pro Jahr an vergeudetem Aufwand. Selbst ein mittelgroßes Unternehmen mit 100 Wissensarbeitern würde allein durch Zeitverschwendung jährliche Verluste in Höhe von etwa 600.000 Dollar erleiden.

Abgesehen von den vergeudeten Anstrengungen sind die immateriellen Kosten, die entstehen, wenn notwendige Informationen nicht gefunden werden, schwer zu berechnen. Sie hängen davon ab, wie wichtig die Daten für eine bestimmte Anwendung und Geschäftsanforderung sind. Das bedeutet nicht, dass das Unternehmen nicht über die richtigen Informationen verfügt. Es bedeutet lediglich, dass sie möglicherweise in einem Repository gespeichert sind, das nicht von den verfügbaren Wissenssystemen durchsucht wird.

Es ist auch wahrscheinlich, dass Informationen, die schwer zu finden sind, nicht ordnungsgemäß gesichert sind und keiner angemessenen Qualitätskontrolle unterliegen, so dass Sie die anfänglichen Kosten für die Erfassung und Speicherung dieser Informationen als weiteren Verlust verbuchen können. Diese Art von Datenverlust birgt für Unternehmen auch das Risiko von Datenschutzverletzungen und rechtlichen Problemen. Auch wenn Ihre Strategie für das Informationsmanagement nicht unbedingt die Zusammenführung aller unterschiedlichen Datenquellen vorsieht, sollte sie doch einen einfachen Überblick darüber bieten, wo sich die Informationen befinden und ob sie ordnungsgemäß kontrolliert werden.

So funktioniert die föderierte Suche für Unternehmen

Die meisten Dokumentenmanagementsysteme führen die föderierte Suche in Abhängigkeit von zwei Hauptarchitekturen aus, die zur Bereitstellung dieser Funktion verwendet werden. Die Besonderheiten der beiden unterschiedlichen Ansätze sind zwar etwas umständlich, aber dennoch erwähnenswert:

• Abfragezeit: Das Suchsystem stellt einfach Abfragen an verschiedene Systeme. Zum Zeitpunkt der Abfrage wartet es eine gewisse Zeit auf Antworten, stellt die relevantesten Ergebnisse zusammen und gibt sie dann an den Nutzer zurück. Sie können sich die Ergebnisse in verschiedenen Formaten anzeigen lassen. Die Relevanz richtet sich natürlich nach der Bestimmung jedes abgefragten Systems.
• Index-Zeit: Diese Art von Suchsystem stützt sich auf einen vorgefertigten Master-Index für verschiedene Informationsquellen. Der Index soll die Abfrageleistung verbessern. Eine Variante der Indexzeit verwendet den Index der einzelnen Systeme und keinen Master-Index für die föderierte Suche, so dass es sich um eine Art Hybrid aus Indexzeit und Abfragezeit handelt.

Wie Sie die föderierte Suche in Ihrem Unternehmen implementieren

Die wichtigsten Vorteile sind, dass Sie die Informationen, die Ihr Unternehmen benötigt, mit weniger Zeitverlust finden. Finden Sie eine Lösung wie M-Files mit einer globalen Suche, die Ihnen die Möglichkeit gibt, Informationen aufzuspüren, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind.

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