Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Was ist ein Dokumentenverwaltungssystem? Einfach ausgedrückt ist ein Dokumentenmanagementsystem eine automatisierte Unternehmenssoftwarelösung zum Organisieren, Sichern, Speichern, Erfassen, Digitalisieren und Kennzeichnen von Geschäftsdateien.

Viele Dokumentenmanagementsysteme gehen über die Grundfunktionen hinaus und umfassen auch dokumentenbezogene Arbeitsabläufe. Es gibt eine Menge anderer Zusatzfunktionen, Merkmale und Fähigkeiten, die von einigen Dokumentenmanagementsystemen angepriesen werden - was zu anderen Namen und Bezeichnungen wie Enterprise Content Management (ECM), Enterprise Information Management (EIM) und Intelligent Information Management (IIM) geführt hat.

Der Begriff Dokumentenmanagement bezieht sich häufig auf eine übergreifende Strategie, wie ein Unternehmen seine elektronischen Dokumente speichert, verwaltet und verfolgt.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Business.com behauptet, dass es drei Hauptfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems gibt - die Erfassung, Speicherung und Verteilung von Dokumenten. In seiner grundlegendsten Definition sollte ein Dokumentenmanagementsystem zumindest diese drei Aufgaben gut erfüllen.

Dokumentenmanagementsysteme sollten Dokumente aus jeder Quelle erfassen

Ein Dokumentenmanagementsystem sollte die Möglichkeit bieten, Dokumente und Dateien aus verschiedenen Quellen einzugeben. Einige Quellen könnten sein:

• Scannen, Erfassen und Digitalisieren von Papierakten
• E-Mails und Anhänge
• Externe Anwendungen wie CRM oder ERP
• Benutzergenerierte Inhalte, die direkt im Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden

Sobald Dokumente aus einer beliebigen Quelle in das DMS geladen werden, sollte das DMS eine Möglichkeit bieten, diese Dokumente zu indizieren und zu klassifizieren - oft mit Metadaten.

Dokumentenverwaltungssysteme sollten als zentrales Repository dienen

Eine grundlegende Funktion eines Dokumentenmanagementsystems besteht darin, als Drehscheibe - als zentrales Repository - für Unternehmensdateien zu dienen. Viele einfache DMS erfordern ein umfangreiches Migrationsprojekt, um alle geschäftskritischen Dokumente in das System zu übertragen. Fortschrittlichere intelligente Informationsmanagementlösungen wie M-Files stellen eine Verbindung zu bestehenden Repositories her, indem sie Metadaten und Beziehungen auf Dokumente anwenden, die in anderen Systemen gespeichert sind. Mit Integrationen ist keine Migration erforderlich und die Umgebungen anderer Systeme können ungestört bleiben.

Ein Aspekt der Speicherung sollte die Informationssicherheit sein. Ein zentraler Speicherort hilft, Unternehmensinformationen vor böswilligen Akteuren zu schützen. Mit erweiterten dynamischen Berechtigungen können Unternehmen kontrollieren, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Dokumentenklassen hat.

Dokumentenverwaltungssysteme sollten die Suche und den Abruf von Dokumenten erleichtern

Ein Dokumentenmanagementsystem sollte Informationen für die Benutzer leicht auffindbar machen. Mit Metadaten werden alle Dateien so gekennzeichnet, dass sie anhand einer Vielzahl von Parametern gefunden werden können. Beispielsweise könnten Metadaten für eine Rechnung mit einem Tag versehen werden:

• Parteien der Rechnung
• Wichtige Daten
• Betrag
• Geschäftseinheit oder Abteilung
• Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen oder der erworbenen Produkte

Mit all diesen Informationen, die den Metadaten des Dokuments beigefügt sind, liefert die Suche bessere Ergebnisse, und die Benutzer können die Dokumente schneller und einfacher abrufen. In M-Fileskönnen Dokumente mit einer Google-ähnlichen Suche gefunden werden, die die relevantesten Dateien zuerst liefert.

Wofür werden Dokumentenmanagementsysteme eingesetzt?

Ein Dokumentenmanagementsystem dient dazu, Unternehmensdokumente automatisch zu organisieren, zu sichern, zu digitalisieren und zu klassifizieren, so dass sie leicht zugänglich sind, bearbeitet und gemeinsam genutzt werden können. Ursprünglich entstanden Dokumentenverwaltungssysteme, als Unternehmen versuchten, ihre Arbeitsabläufe von einem papierbasierten Büro - mit Aktenordnern und Aktenschränken - wegzubringen. Seitdem hat die Dokumentenverwaltung eine zentralere Rolle in der Unternehmenstechnologie eingenommen, indem sie Arbeitsabläufe vereinfacht und unterschiedliche Repositories zu einem zentralen Knotenpunkt zusammenführt.

Welche Arten von Dokumentenverwaltungssystemen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen - je nachdem, wie sie klassifiziert werden.

Dokumentenmanagement-System in der Cloud vs. vor Ort

Wie sieht Ihre bevorzugte IT-Umgebung aus - Cloud-basiert, vor Ort oder hybrid?

Cloud-basierte Dokumentenverwaltungssysteme speichern Ihre Dateien in der Cloud und machen sie überall zugänglich, wo es eine Internetverbindung gibt.

Einige Unternehmen benötigen eine Dokumentenverwaltung vor Ort, bei der die Dateien auf einem lokalen Server gespeichert werden. Dies kann notwendig sein, wenn bestimmte Vorschriften eine lokale Speicherung vorschreiben oder wenn bestimmte Länder beispielsweise Datenhoheit verlangen.

Ein hybrides DMS ermöglicht eine Kombination aus beiden Optionen.

Ordnerbasiertes vs. ordnerloses Dokumentenmanagementsystem

Einige Dokumentenverwaltungssysteme sind ordnerbasiert - sie verwenden einfach herkömmliche Dateistrukturen mit Ordnern und Unterordnern innerhalb des Systems. Andere Systeme sind ordnerlos, metadatenbasiert und repository-agnostisch wie M-Files. Bei dieser Art von System spielt es keine Rolle, wo ein Dokument gespeichert ist. Wichtig ist nur, worum es sich bei dem Dokument handelt - was eine Funktion der Metadaten ist.

Was sind die wichtigsten Merkmale eines effektiven Dokumentenmanagementsystems?

Wie bereits erwähnt, kann ein Dokumentenverwaltungssystem mehrere Funktionen haben, die sich zu intelligenteren Informationsverwaltungspraktiken ausbauen lassen. Zu den wichtigsten Funktionen, die man bei einem DMS untersuchen sollte, gehören:

Suche: Ein effektives DMS hilft den Benutzern, Dokumente und Informationen anhand von Dokumentenkennungen, Metadaten, Beziehungen und Inhalten zu finden.

Metadaten: 93 % der Mitarbeiter können ein Dokument nicht finden, weil es schlecht benannt oder abgelegt wurde. Da Informationen in einem DMS mit Metadaten versehen werden, die auf ihrer Art basieren, können dieselben Informationen je nach Anwendungsfall nach unterschiedlichen Kriterien gesucht und gefunden werden. Einzigartige Informationen erscheinen dynamisch dort, wo sie benötigt werden, ohne dass sie doppelt vorhanden sind.

Integrationen: Viele Dokumentenverwaltungssysteme lassen sich in andere Unternehmenssysteme und -speicher integrieren - E-Mail, Netzwerkordner, CRM, ERP, ältere ECM-Systeme und andere.

Versionskontrolle: Versionskontrollfunktionen gewährleisten den Zugriff auf die neueste Version eines Dokuments. Versionskontrolle und Nachverfolgung machen es einfach zu sehen, was geändert wurde, wer es getan hat und wann die Änderung vorgenommen wurde.

Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Wenn Sie in einer regulierten Branche tätig sind, kann ein Dokumentenmanagementsystem dazu beitragen, das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften zu verringern. Benutzer können Prüfpfade automatisieren und Informationen und damit verbundene Arbeitsabläufe in Übereinstimmung mit Compliance-Vorschriften verwalten.

Skalierbarkeit: Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems sollte ein Unternehmen auf die Skalierbarkeit des Systems achten. Suchen Sie nach einem DMS, das über den aktuellen Bedarf hinausgeht und über fortschrittliche Funktionen verfügt, die das Wachstum oder die Veränderung von Geschäftsbereichen ermöglichen.

Sicherheit: Ein DMS sollte robuste Sicherheitsfunktionen wie Zugriffsberechtigungen und -kontrollen, Prüfprotokolle, Verbundauthentifizierung, Verschlüsselung von Unternehmensdateien bei der Übertragung und im Ruhezustand, Erkennung von Eindringlingen, Verhinderung von Datenverlusten, Hochverfügbarkeit und mehr bieten.

Benutzerfreundlichkeit: Da ein DMS zur Kerntechnologie des Unternehmens wird, ist es wichtig, dass die Benutzerfreundlichkeit großartig ist - mit leichter Zugänglichkeit, geringen bis keinen Ausfallzeiten und einfach zu bedienenden Funktionen. Die Mitarbeiter sollten problemlos auf Dateien zugreifen, diese verwalten und darin navigieren können.

Zusammenarbeit: Ein DMS sollte den Nutzern die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit daran erleichtern - mit Funktionen wie Projektdokumentenmanagement, Aufgabenverfolgung, Workflows, Co-Authoring und einfachem Austausch von Dokumenten zwischen Nutzern.

Intelligente Inhalte: Einige fortschrittliche Dokumentenmanagementsysteme nutzen künstliche Intelligenz. Künstliche Intelligenz kann bei der Klassifizierung von Dokumenten helfen, indem sie Metadatenfelder ausfüllt, Dateien nach bestimmten Daten durchsucht und geschäftskritische Daten von unübersichtlichen Daten trennt.

Arbeitsabläufe: Die manuelle Verwaltung alltäglicher Prozesse ist kein guter Zeitvertreib. Ein DMS mit Workflow-Automatisierung sorgt für Konsistenz, indem es überprüft, ob jeder Schritt in einem Geschäftsprozess befolgt wird. Automatisierte Workflows rationalisieren gängige Geschäftsprozesse - wie Vertragsgenehmigungen, kontrollierte Inhalte und Rechnungsstellung - und senden eine Benachrichtigung, wenn eine Aufgabe zu erledigen ist.

Fernarbeit: Mit einem Cloud-basierten DMS können Benutzer von überall und oft von jedem Gerät aus auf Dateien zugreifen. Dies ermöglicht Remote-Arbeit an jedem Ort: im Büro, zu Hause, am Flughafen, im Hotel, im Café... überall.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?

Ein DMS soll die Arbeit einfacher, produktiver und effizienter machen und den Mitarbeitern stundenlange mühsame Aufgaben und den Ärger darüber ersparen, dass sie die benötigten Dokumente nicht schnell finden. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören die folgenden:

Gesteigerte Produktivität

Wenn die Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder der Erledigung manueller, sich wiederholender Aufgaben verbringen, haben sie mehr Zeit für wertschöpfende Arbeiten.

Geringeres Sicherheitsrisiko

Die Sicherheit der Informationen und die Anwendung dynamischer Zugangskontrollen verringern das Risiko und die Gefährdung der Informationssicherheit. Im Falle eines unvorhergesehenen Brandes oder einer Überschwemmung ist die Notfallwiederherstellung einfach, wenn die Dokumente in der Cloud gespeichert sind.

Verbesserte Compliance-Maßnahmen

Die Einhaltung von Vorschriften für viele Geschäftsdokumente kann kompliziert und anspruchsvoll sein. Ein DMS hilft Unternehmen, Geldstrafen, Lizenzentzug oder sogar strafrechtliche Konsequenzen zu vermeiden, indem es wichtige Dokumente automatisiert, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Schnelle und einfache Dokumentensuche

Nach Angaben von Forrester verbringen Arbeitnehmer durchschnittlich 18 Minuten mit der Suche nach einem Dokument. Ein metadatenbasiertes DMS macht es schnell und einfach, das richtige Dokument zu finden.

Verbesserte Zusammenarbeit

Ein DMS erleichtert die gemeinsame Nutzung von Informationen und die Zusammenarbeit, da Dokumente aus verschiedenen Quellen von mehreren Standorten aus zugänglich sind. Benutzer können Dokumente gemeinsam nutzen, Arbeitsabläufe überwachen, Dokumente gemeinsam verfassen und vieles mehr.