Ah. Die Demokratie. Ein heiliger Begriff, der die Bürger der freien Welt stets inspiriert hat. Ein Wort, das uns an die berühmte Beschreibung von Abraham Lincoln erinnert: "Vom Volk, durch das Volk, für das Volk". Und mit einer Anspielung auf Lincolns Formulierung beschreiben wir die Demokratisierung der Information im Unternehmen auf die gleiche Weise. Demokratisierung von Informationen bedeutet, dass wir die Macht von Geschäftsinformationen, die von den Menschen geschaffen wurden, auf die Menschen ausweiten.

Die Demokratisierung von Informationen im Unternehmen

Anders ausgedrückt, bedeutet dies, dass die von den Mitarbeitern erstellten Informationen allen anderen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Und ist das nicht besser so? Wenn die Mitarbeiter Zugang zu Informationen haben, können sie bessere Entscheidungen treffen; sie erhalten Einblicke, Perspektiven und wichtige Erkenntnisse; das ist das Nonplusultra an Transparenz. Die Demokratisierung von Informationen ist der große Gleichmacher.

Informationssilos vs. Informationsdemokratisierung

Nehmen wir ein Beispiel:

Wir schreiben das Jahr 2005. Die Unternehmensdaten sind im gesamten Unternehmen verstreut wie eine trostlose Einöde, in der PDF-Dateien und Tabellenkalkulationen wie Steppenhexen herumfliegen. Einige befinden sich auf einem Hauptnetzlaufwerk. Einige befinden sich in der ERP-Lösung. Aber die meisten Dokumente befinden sich auf den Computern der einzelnen Mitarbeiter, weit weg von den Augen aller anderen.

Verkäufer John hat eine Erleuchtung und ändert ein paar Folien seiner Verkaufspräsentation. Diese Änderungen haben einen großen Unterschied gemacht und seine Verkäufe sind gestiegen. Er will sein Team über diese Änderungen informieren, aber die E-Mail bleibt als Entwurf liegen, da er sich anderen Dingen widmet.

Niemand wird jemals von den Änderungen erfahren, bevor John sie nicht erklärt hat.

Finanzmitarbeiterin Elaine bewahrt Rechnungen auf ihrem Schreibtisch in einem Ordner auf und lädt sie nach der Bezahlung in die Finanzsoftware hoch, wenn sie Zeit hat. Andere Abteilungen fragen sich, wo diese Rechnung ist, oder ob sie bezahlt wurde.

Niemand weiß wirklich etwas über Rechnungen, bis Elaine ihnen sagt, was passiert ist, oder sie in der Finanzsoftware auftauchen.

Das ist eine vereinfachte Version von siloisierten Informationen. Jetzt wollen wir die Demokratisierung von Informationen in Aktion sehen.

Wir schreiben das Jahr 2020. Das Unternehmen verfügt über M-Files, das als zentraler Informationsknotenpunkt dient und Informationen aus Netzwerkordnern, ERP, der Finanzsoftware, SharePoint und anderen Geschäftsanwendungen miteinander verbindet.

Vertriebsmitarbeiter Sam recherchiert über einen aktuellen Kunden und sucht nach Möglichkeiten, den Kundenstamm zu erweitern. Er sucht auf M-Files nach relevanten Informationen und findet sie:

• Notizen eines früheren Verkäufers über eine andere Gelegenheit innerhalb des Kundenunternehmens
• Audio eines Telefongesprächs zwischen dem Kunden und seinem Kundenerfolgsteam, in dem der Kunde erklärt, warum er mit den Produkten des Unternehmens so zufrieden ist
• Frühere Rechnungen, die Preisnachlässe und Werbeaktionen widerspiegeln, die der Kunde in Anspruch genommen hat
• Eine Pressemitteilung, die der Kunde vor einem Jahr veröffentlichte
• Ein unvollständiger Entwurf einer Fallstudie, an der das Marketingteam mit diesem Kunden arbeitet

Und Sam hat das alles in einer schönen, übersichtlichen Darstellung. Er musste nicht alle 264 seiner Kollegen fragen, ob sie jemals mit diesem Kunden zu tun gehabt hatten. Er suchte und fand Informationen von anderen Leuten, Informationen, die ihm halfen, bessere Entscheidungen zu treffen, die ihm halfen, ein Wertangebot zu erstellen, um den Kunden zu erweitern.

Das ist die Demokratisierung von Informationen im Unternehmen.

Der Vorbehalt

Die einzige Überlegung, die einer vollständigen Demokratisierung von Informationen entgegensteht, ist die Sicherheit und die Benutzerberechtigung. Es liegt auf der Hand, dass sensible Informationen gesichert und nur denjenigen zugänglich gemacht werden müssen, die darauf zugreifen sollen. Mit dynamischen Benutzerberechtigungen, die von Informationsmanagement-Plattformen wie M-Files angeboten werden, bleiben Dinge wie Gehaltsinformationen von Mitarbeitern, Zahlungsinformationen von Kunden und andere sensible Daten für diejenigen sichtbar, die die richtige Berechtigung haben.

Wohin man auch schaut, überall findet eine Demokratisierung der Wirtschaft statt.

Uber gab jedem die Möglichkeit, Fahrer und Fahrgast zu sein - ohne ein einziges Taxi zu besitzen.

AirBnB gab jedem die Möglichkeit, Mietobjekte zu besitzen und Mieter zu sein - ohne die Immobilie zu besitzen.

Amazon gab jedem die Möglichkeit, Einzelhändler und Verbraucher zu sein - ohne die Produkte zu besitzen (jedenfalls in den meisten Fällen).

In gleicher Weise müssen die Unternehmen die Unternehmensinformationen demokratisieren. Sie müssen ihre Mitarbeiter in die Lage versetzen, Informationen zu erstellen und zu finden, und zwar in einer einzigen, schnellen Bewegung. Der Weg zu dieser Säule der digitalen Transformation mag mühsam sein, aber er ist es wert.

Wie der frühere taiwanesische Präsident Chen Shui-Bian sagte: "Der Weg zur Demokratie mag kurvenreich sein und ist wie ein Fluss mit vielen Kurven, aber schließlich wird der Fluss das Meer erreichen."