Die schiere Menge an Informationen, die täglich von einem durchschnittlichen Unternehmen erzeugt wird, ist atemberaubend. Man schätzt sogar, dass allein in den letzten zwei Jahren mehr Daten erzeugt wurden als in der gesamten Menschheitsgeschichte zuvor. In diesen Daten sind die Erkenntnisse enthalten, die Beamte benötigen, um bessere und fundiertere Entscheidungen über die Entwicklung ihres Unternehmens zu treffen - aber das kann ein schwieriger Punkt sein, wenn das Durchforsten all dieser Daten zu einem überwältigenden Kampf wird.

Dies ist auch einer der Hauptgründe, warum Metadaten so wichtig sind. Im Kern bezieht sich der Begriff Metadaten auf eine Reihe von Daten, die andere Daten beschreiben und über sie Auskunft geben. Mit anderen Worten, es handelt sich um die kurze Beschreibung, die Sie schreiben, oder um die Schlüsselwörter, die Sie verwenden, um schnell festzustellen, was in einem Dokument enthalten ist, bevor Sie es öffnen. Metadaten sind unglaublich nützlich, wenn sie richtig verwendet werden - aber auch das wird zu einer Herausforderung, wenn ein Unternehmen an Umfang und Größe zunimmt.

Eine kurze Einführung in die Bedeutung und Funktion von Metadaten finden Sie in dieser Infografik Warum mit Metadaten organisieren:

Um es ganz klar zu sagen: Die Informationen, die Unternehmen erstellen, sind letztlich nur so nützlich wie die Metadaten, die ihnen zu Kategorisierungszwecken zugeordnet sind. Ohne die richtige Metadatenstruktur sind wichtige Erkenntnisse und andere Informationen auch an den besten Tagen nur schwer zu finden. Und nicht nur das: Es entstehen zusätzliche Probleme, wie z. B. die falsche Klassifizierung von Daten, Daten ohne klare Beziehung zu ähnlichen wichtigen Daten, ein System, das nicht für die Unterstützung prozessgesteuerter Arbeitsabläufe eingerichtet ist, und vieles mehr.

Aus dieser Sicht sind Metadaten genauso wichtig wie die Daten selbst. Dafür gibt es eine Reihe von Gründen, die es wert sind, untersucht zu werden.

Warum Metadaten wichtig sind

Der vielleicht wichtigste Grund, warum Metadaten so wichtig sind, liegt in der primären Rolle, die sie spielen sollen. Sie klassifizieren wichtige Erkenntnisse, damit Sie verstehen können, was der Inhalt tatsächlich ist, und nicht nur, wie er heißt oder wo er sich befindet. Wenn Sie die Metadaten weglassen, ist das so, als würden Sie Geld auf dem Tisch liegen lassen.

Denken Sie dabei an die Metadaten, die den Songdateien bei beliebten Musikdiensten wie Pandora, Spotify oder iTunes beigefügt sind. Hier erhalten Sie bei der Suche mehr als nur einen Dateinamen. Sie erhalten den Namen des Interpreten. Sie erhalten das Musikgenre, in das der Song fällt. Sie erhalten den Namen des Albums, das Jahr, in dem es veröffentlicht wurde, verwandte Songs desselben oder ähnlicher Künstler und vieles mehr.

Ohne all diese Metadaten hätten Sie nur eine riesige Kloake mit Millionen von Songs und keine Möglichkeit, die tatsächlich gewünschten zu finden. Wenn Sie auf der Suche nach dem tollen Song sind, den Sie immer gerne im Radio gehört haben, ihn aber nur unter dem (falschen) Namen Teenage Wasteland kennen, werden Sie es sehr schwer haben, das Gesuchte zu finden. Wenn Sie aber noch etwas anderes darüber wissen - z. B. dass er von The Who aufgenommen wurde und auf dem Album Who's Next erschienen ist -, dann ist es nur eine Frage von Sekunden, bis Sie Ihren Schatz Baba O'Riley gefunden haben, den ersten Titel des Albums und einen der größten Hits der Band aller Zeiten.

Im Kontext Ihres Unternehmens funktionieren Metadaten auf ähnliche Weise. Wenn Sie auch nur ein wenig darüber wissen, was Sie brauchen oder wie es mit etwas anderem zusammenhängt, können Sie immer finden, wonach Sie suchen. Aber ohne die zugrundeliegende Metadatenstruktur gibt es nicht viel mehr als unzählige Dateien, die irgendwo auf einer Festplatte liegen und von denen man nicht weiß, wie man sie nutzen kann. Sobald diese Informationen mithilfe der Metadaten "gefunden" wurden, hat dieser Aufwand den zusätzlichen Vorteil, dass die Daten später noch leichter zu finden sind.

Ein weiterer wichtiger Grund, warum Metadaten so wichtig sind, besteht darin, dass man sie nutzen kann, um eine bestimmte Datei mit anderen wichtigen Informationen in Verbindung zu bringen. Mit der richtigen Informationsmanagement-Plattform im Zentrum Ihrer Bemühungen können Sie selbst dann, wenn die Daten in verschiedenen Datenquellen gespeichert sind, absolut alles finden, was Sie im Zusammenhang mit einem Projekt oder einer anderen Datei benötigen, indem Sie einfach die Metadaten selbst verwenden. Nehmen wir an, zu einem Projekt gehören zehn wichtige Dateien, die alle auf Netzwerkfestplatten, Salesforce, SharePoint, OneDrive und ähnliche Dienste verteilt sind. Entweder müssen Sie genau wissen, was wo gespeichert ist, oder Sie müssen jedes Mal danach suchen. Mit einer Dokumentenmanagementlösung wie M-Files können Sie die Metadaten nutzen, um sofort auf das zuzugreifen, was Sie brauchen.

Die Wichtigkeit von Metadaten für Ihr Unternehmen

Der größte Vorteil von Metadaten besteht jedoch darin, dass sie sich auf die Art und Weise auswirken, wie Sie und Ihre Mitarbeiter täglich wichtige Aufgaben erledigen können.

Wenn Metadaten im gesamten Unternehmen über ein übergreifendes Informationsmanagementsystem gesammelt werden, ermöglicht dies weitere wichtige Funktionen - wie Workflows zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und dynamische benutzerdefinierte Berechtigungen für die Informationssicherheit. So müssen Sie nicht nur weniger Zeit (und Geld) für die Informationssicherheit aufwenden und sich Sorgen machen, dass kritische Informationen in die falschen Hände geraten, sondern auch manuelle, sich wiederholende Geschäftsprozesse können automatisiert werden. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis für den durchschnittlichen Mitarbeiter, denn jede Minute, die er NICHT mit der Suche nach einer wichtigen Datei verbringt, ist eine Minute, in der er tatsächlich mit den wichtigen Informationen darin arbeiten kann. Dies wiederum bringt den wichtigsten Vorteil von allen mit sich: die Freisetzung des maximalen Produktivitätspotenzials Ihrer gesamten Belegschaft, während sie gleichzeitig intelligenter und nicht härter arbeiten können.