Von Antti Nivala am 3. Februar 2023

Das alte Sprichwort "Wissen ist Macht" ist uns allen sehr vertraut, sei es bei der Arbeit, in der Schule oder im Leben. Die Gewinnung von Erkenntnissen oder Wettbewerbsvorteilen durch den Zugriff auf und die Nutzung von Informationen kann jedem helfen, fundiertere Meinungen und Entscheidungen zu treffen und potenzielle Ergebnisse zu verbessern. Da jedoch immer mehr Daten in Unternehmen gespeichert und genutzt werden, wird es auch immer schwieriger, die richtigen Informationen zu finden, wenn man sie braucht.

Wenn es um die Verwaltung Ihrer Informationen innerhalb eines Unternehmens geht, muss dieses "Insider-Gold" von Ihren Mitarbeitern leicht genutzt werden können, damit die neuesten und besten Erkenntnisse einen wichtigen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens leisten können. Aber wie kann ein Unternehmen sicherstellen, dass all diese Informationen an einem zentralen Ort verwaltet werden? Die Antwort lautet Informationsmanagement.

Lassen Sie uns einen Blick auf die drei Schlüssel zur Sicherung eines Wettbewerbsvorteils mit den Informationen Ihres Unternehmens werfen.

1. Bereitstellung von Verbund-Suchfunktionen

Was nützt es, "Insider-Gold" in Ihren Informationen zu haben, wenn Sie es nicht finden können, wenn Sie es brauchen? An dieser Stelle kommt die föderierte Suche ins Spiel. Die föderierte Suche ermöglicht es Wissensarbeitern, mehrere Textsammlungen gleichzeitig zu durchsuchen, so dass die Mitarbeiter leichter die Daten finden, die sie für ihre Arbeit und zur Verbesserung der Unternehmensleistung benötigen.
Doch wie funktioniert das? Die meisten Unternehmen verfügen über Informationen, die in verschiedenen Repositories gespeichert sind - darunter Netzwerkfreigaben, Festplattenlaufwerke und Cloud-basierte Speichersysteme -, die schnell zu einem komplexen, uneinheitlichen Netz werden können. Anstatt Zeit mit der Suche nach einem bestimmten Dokument in jedem dieser Repositories zu verschwenden, ermöglicht die föderierte Suche Wissensarbeitern, alle Repositories auf einmal zu durchsuchen. Dadurch können die Mitarbeiter schneller Informationen abrufen und auf die darin enthaltenen Erkenntnisse reagieren. Das hilft nicht nur den Mitarbeitern, intelligenter zu arbeiten, sondern verbessert auch die Beziehungen zu den Kunden, da sie jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen haben.

2. Den Wert der Daten maximieren

Um in der zunehmend turbulenten Geschäftswelt von heute ein erfolgreiches digitales Unternehmen zu werden, brauchen Unternehmen eine Strategie, mit der sie nicht nur die im Unternehmen gespeicherten Informationen leicht finden, sondern auch den Wert der wichtigen Daten maximieren können. Wir haben bereits festgestellt, dass Wissen Macht bedeutet, aber wenn Daten nicht wertgeschätzt und verwaltet werden, können Unternehmen, die mit Wissen arbeiten, Verluste erleiden, weil die Sicherheit nicht gewährleistet ist, Probleme bei der gemeinsamen Nutzung und Zusammenarbeit auftreten und die Datenqualität schlecht ist.

Durch die Einführung einer Strategie für das Informationsmanagement können Unternehmen häufig ineffiziente Abläufe in ihrem Unternehmen verbessern und Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung aufdecken. Dazu kann eine bessere Integration mit Marketing- und Vertriebssystemen gehören, um den Kundenservice zu verbessern, oder das Erlernen des Marktwerts Ihrer Daten und das Anbieten neuer Dienstleistungen auf der Grundlage dieser Informationen, was alles zusätzliche Einnahmequellen schafft. Der größte Gewinn aus der Maximierung des Werts Ihrer Daten ist jedoch oft innerhalb Ihres Unternehmens zu spüren. Das Management kann lernen, Trends zu erkennen und Probleme zu lokalisieren, indem es Daten als Business Intelligence nutzt, die organisatorische Effizienz steigert und neue Strategien entwickelt, die dem Unternehmen helfen, seine Ziele zu übertreffen.

3. Halten Sie Ihre Daten sicher und regelkonform

Die besten Strategien für das Informationsmanagement sind mehr als nur eine Erleichterung für Unternehmen bei der Suche nach Informationen. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, Einblicke in diese Informationen zu gewinnen und sie zu sichern, um Geschäftsrisiken zu verringern und sicherzustellen, dass das Unternehmen die Datenschutzvorschriften einhält. Die meisten Unternehmen sehen die Einhaltung von Vorschriften als Belastung an, doch sie sollten sie als Chance sehen, Kunden zu gewinnen und zu halten. Die Priorisierung des Datenschutzes kann ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal im Wettbewerb sein.

Unternehmen, insbesondere in stark regulierten Branchen wie dem Finanzwesen oder dem Gesundheitswesen, müssen Governance-Regeln und Unternehmensrichtlinien festlegen und durchsetzen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen sensible Informationen einsehen und weitergeben können. Der zusätzliche Vorteil? Governance-Regeln erleichtern die Erstellung von Prüfprotokollen, auf die jederzeit zugegriffen werden kann. Wenn also ein Kunde oder eine Aufsichtsbehörde Beweise für ein potenzielles Datenschutzproblem verlangt, kann das Unternehmen die angeforderten Informationen problemlos in Echtzeit abrufen, um hohe Geldstrafen zu vermeiden.

Die Konzentration auf die Einhaltung von Vorschriften erhöht nicht nur die Kundentreue, indem sichergestellt wird, dass die Datenrechte respektiert werden, sondern kann auch bei der Datenbereinigung helfen, die die Effizienz verbessern kann. Die Erstellung einer Datenkarte des Unternehmens kann zur Rationalisierung der Abläufe beitragen, indem "ROT" - redundante, veraltete und triviale Daten, die viel Speicherplatz beanspruchen und Prozesse behindern - beseitigt werden und sichergestellt wird, dass die Kundeninformationen auf dem neuesten Stand sind.

Durch den Einsatz einer effektiven Informationsmanagementstrategie können Unternehmen ihre Informationen nutzen, um fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen, die Kundenbindung zu verbessern und neue Einnahmequellen zu erschließen. Informationen sind die goldene Eintrittskarte zur Steigerung des Wettbewerbsvorteils und zur Verbesserung des Endergebnisses - man muss nur wissen, wie man sie nutzt und wie man sie schützt.