In diesem Gastbeitrag erörtert Antti Nivala, Gründer und CEO von M-Files, den weltweiten Trend zu Remote- und Hybrid-Bürotätigkeiten, die zu einer Trennung von starken Teamarbeitsfähigkeiten unter den Kollegen führen können, und fördert die integrative Zusammenarbeit zwischen Teams.

Bericht von Alice Cumming, 25. Januar 2023

In den letzten Jahren waren die Unternehmen gezwungen, sich mit den sich verändernden Präferenzen ihrer Mitarbeiter hinsichtlich der Art und Weise, wie und wo sie arbeiten wollen, auseinanderzusetzen. Nach der Pandemie forderten viele Arbeitnehmer das Recht, von zu Hause aus zu arbeiten. Einige Mitarbeiter waren jedoch gelangweilt oder unzufrieden mit der Arbeit von zu Hause aus und beschlossen, dass es an der Zeit sei, ins Büro zurückzukehren.

Nach jüngsten Zahlen der Regierung werden im Juni 2020 38 % der britischen Arbeitnehmer ausschließlich zu Hause arbeiten. Bis September 2022 wird diese Zahl auf 13 % sinken. Aufgrund der steigenden Energiekosten zu Hause erwägen nun 85 % der Arbeitnehmer eine Rückkehr ins Büro, wobei sie abwägen, ob die Einsparungen bei den Heizkosten die Kosten für das Pendeln aufwiegen.

Die Benzininflation hat sich zwar leicht abgeschwächt, steigt aber weiterhin mit einer steilen Rate von 11,5 % an, was bedeutet, dass viele Arbeitnehmer immer noch eine teure Fahrt zur Arbeit auf sich nehmen müssen. Weitere Erhöhungen könnten den Anreiz für Arbeitnehmer verringern, zur Arbeit zu pendeln, was dazu führen könnte, dass sie wieder Fernarbeitsmodelle bevorzugen. Im Wesentlichen müssen Arbeitgeber darauf vorbereitet sein, dass sich die Arbeitspräferenzen der Arbeitnehmer ständig ändern.

Unternehmen müssen flexibler werden, den Wandel annehmen und dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter unabhängig von wechselnden Umständen von überall aus arbeiten können. Auf diese Weise können die Mitarbeiter weiterhin mühelos zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren, unabhängig davon, ob Fernarbeit gerade in Mode ist oder das Büro bis unter die Decke gefüllt ist.

Orts- und zeitzonenübergreifend

Nicht nur die Verteilung der Arbeitskräfte bereitet den Unternehmen Kopfzerbrechen, sondern auch die Tatsache, dass sie Schwierigkeiten haben, den Bedürfnissen von Arbeitnehmern gerecht zu werden, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Dank der Möglichkeiten, die die Fernarbeit bietet, gaben 62 % der britischen Arbeitnehmer an, dass sie einen Umzug ins Ausland in Betracht ziehen würden.

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern das Recht verweigern, im Ausland zu arbeiten, aber das ist angesichts der aktuellen Lage auf dem Arbeitsmarkt eine unkluge Strategie. Die aktuelle Arbeitslosenquote im Vereinigten Königreich liegt bei nur 3,6 % - das ist ein erheblicher Mangel an Arbeitskräften, den die Unternehmen nicht ignorieren können. Daher sollten Unternehmen jede Gelegenheit nutzen, um potenzielle Bewerber anzusprechen.

Wenn man Spitzenkräften die Möglichkeit bietet, von jedem beliebigen Ort aus zu arbeiten, wird dies dazu beitragen, neue Mitarbeiter zu gewinnen und bestehende Mitarbeiter zu halten.

Anstatt sich negativ zu äußern, sollten Unternehmensleiter eine proaktive Strategie umsetzen, die es Wissensarbeitern ermöglicht, von praktisch jedem Gerät aus und zu jeder Zeit zusammenzuarbeiten.

Dies beginnt damit, dass alle wichtigen Daten mit einer einzigen Quelle der Wahrheit verbunden werden, die durch eine moderne Dokumentenmanagement-Plattform unterstützt wird - eine Plattform, die verhindert, dass wichtige Informationen in Datensilos oder auf lokalen Festplatten von Bürocomputern stecken bleiben, und den Mitarbeitern unabhängig vom Standort Zugriff auf die benötigten Dateien bietet.

Unternehmen sollten auch neue Technologien nutzen, um eine Kultur der inhaltlichen Zusammenarbeit zu fördern. Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen es den Teams, nahtlos Berichte gemeinsam zu verfassen, Arbeiten unter Gleichrangigen zu prüfen und Verträge zu kontrollieren. Das Ergebnis? Die Teamarbeit steht nie still, nur weil die Mitarbeiter über den ganzen Globus verteilt sind.

Die Einführung dieser Maßnahmen verbessert die Flexibilität des Unternehmens und erhöht den Wert, der den Arbeitnehmern geboten wird - ein bedeutender Vorteil, wenn Bewerber zwischen einem Arbeitgeber und seinen Konkurrenten wählen.

Mitarbeiter befähigen, sich gegenseitig zu unterstützen

Wenn sie sich nicht darauf verlassen können, dass ein Kollege oder Vorgesetzter im Büro ist, kann es für die Mitarbeiter schwierig sein, die benötigte Unterstützung zu erhalten - die Mitarbeiter können sich nicht physisch an den Schreibtisch eines Fernarbeiters wenden und um Hilfe bitten. Daher müssen Unternehmen einen Weg finden, um sicherzustellen, dass ihre erfahrensten Mitarbeiter den Reichtum an Informationen, den sie im Laufe der Jahre angesammelt haben, weiterhin mit jüngeren Mitarbeitern teilen.

Dies kann erreicht werden, indem man die Mitarbeiter ermutigt, sich für Mentorenprogramme anzumelden, tägliche Teamsitzungen anberaumt, Projektnachbesprechungen vorschreibt und virtuelle Teambuilding-Sitzungen einführt. Alle Informationen aus diesen Aktivitäten, einschließlich Sitzungsaufzeichnungen oder wichtiger Dokumente, sollten unabhängig von ihrem Speicherort zugänglich sein, damit alle Mitarbeiter diesen gemeinsamen Wissensschatz bei Bedarf leicht finden und nutzen können.

Ein moderner Ansatz für die Verwaltung von Informationen erleichtert den nahtlosen Wissenstransfer innerhalb einer Organisation. Metadatengesteuerte Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es den Mitarbeitern, alle Dateien zu klassifizieren und zu kennzeichnen. Dies bedeutet, dass die Dokumentation über eine einfache Stichwortsuche immer und überall zugänglich ist.

So müssen sich Teammitglieder, die virtuell arbeiten, nicht mehr darauf verlassen, dass der Eigentümer des Dokuments online ist, wenn sie eine bestimmte Datei einsehen wollen, was eine ständige Verfügbarkeit für wichtige Ressourcen gewährleistet.

Ein integrativer Ansatz für das Brainstorming

Wenn die Anwesenheit in den Büros vor Ort schwankt, ist es wichtig, dass Brainstorming- und kreative Planungssitzungen über den Sitzungssaal hinausgehen und dass die Mitarbeiter von außerhalb in diese Diskussionen einbezogen werden.

Entscheidungsträger sollten virtuelle Brainstorming-Sitzungen anberaumen, bei denen alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Ideen einzubringen und zu Projekten beizutragen. Wenn Zeitzonen oder die Abwesenheit von Mitarbeitern ein Problem darstellen, kann alternativ ein gemeinsames Dokument erstellt werden, in dem Teammitglieder ihre Fragen, Vorschläge oder Ideen hinterlassen können.

Praktiken der Zusammenarbeit müssen anpassungsfähig bleiben

Die Vorlieben, Zeitpläne und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter ändern sich ständig. Für Unternehmen, die in Zeiten des Fachkräftemangels Top-Talente gewinnen wollen, ist es von entscheidender Bedeutung, die Flexibilität zu fördern, um sich den neuen Gegebenheiten anzupassen. Der Schlüssel zum Erfolg in der Welt des ortsunabhängigen Arbeitens liegt darin, den Mitarbeitern die richtigen Tools für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zur Verfügung zu stellen.