Von Antti Nivala am 8. Juli 2022

Jahrzehntelang waren Unternehmen weitgehend büroorientiert und ließen ihren Mitarbeitern nur wenig Spielraum für die Wahl, wie oder wann sie arbeiten. Während sich Arbeitgeber auf die Zukunft des Büros nach der Pandemie einstellen, haben die heutigen schnellen Arbeitsabläufe und Kundenanforderungen die Art und Weise verändert, wie Wissensarbeiter auf Daten zugreifen und diese nutzen. Der ordnungsgemäße und effiziente Zugriff auf Daten und Informationen, damit die Mitarbeiter fundierte Entscheidungen treffen können, ist nach wie vor ein großes Hindernis.

Führungskräfte stehen nun vor der Aufgabe, die Produktivität in einer hybriden Umgebung aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Datenqualität zu wahren. Durch die Nutzung digitaler Innovationen und Workflow-Technologien wie der Automatisierung von Geschäftsprozessen kann eine nahtlose digitale Erfahrung geschaffen werden, die Mitarbeiter in einer hybriden Umgebung unterstützt und befähigt.

Die hohen Kosten von schlechter Datenqualität und Fehlern am Arbeitsplatz

Unternehmen produzieren und sammeln täglich unglaubliche Datenmengen, vor allem, da sich das Leben durch die zunehmende Hybridarbeit immer mehr ins Internet verlagert. In diesen Daten stecken die entscheidenden Informationen, die benötigt werden, um bessere Produkte und Dienstleistungen herzustellen, stärkere und dauerhaftere Kundenbeziehungen aufzubauen und die betriebliche Effizienz zu steigern. Das Problem dabei? Qualitativ hochwertige Daten zu finden, kann oft wie eine unmögliche Aufgabe erscheinen.

Fehler am Arbeitsplatz können aus minderwertigen Daten und der Unfähigkeit resultieren, diese von hochwertigen Daten zu unterscheiden. Diese Fehler können wiederum enorme Auswirkungen auf das Endergebnis eines Unternehmens haben. Laut Gartner kann schlechte Datenqualität ein Unternehmen im Durchschnitt zwischen 9,7 und 14,2 Millionen Dollar pro Jahr kosten. 95 % der Unternehmen geben an, dass die Verwaltung unstrukturierter Daten ein großes Problem darstellt.

Warum also können schlechte Datenqualität und Fehler am Arbeitsplatz so katastrophale Folgen für ein Unternehmen haben? Nehmen wir zum Beispiel eine Kundenrechnung: Nach Abschluss der Arbeiten soll der Kunde eine Rechnung erhalten und das geschuldete Geld bezahlen. Was aber, wenn ein Mitarbeiter es versäumt hat, die Rechnung zu versenden oder versehentlich die falsche Adresse eingegeben hat, weil er zu sehr damit beschäftigt war, Daten zu durchforsten oder zeitraubende manuelle Aufgaben zu erledigen? Das Unternehmen entdeckt diesen Fehler möglicherweise erst nach mehreren Wochen und verliert so das Geld, das ihm rechtmäßig zusteht.

Das mag trivial erscheinen, aber wenn diese kleinen Fehler am Arbeitsplatz weiterhin auftreten, können sie schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben. Daher setzen Unternehmen jetzt auf Workflow-Technologien, um Fehler am Arbeitsplatz im Zeitalter der Hybridarbeit zu reduzieren.

Die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Einfache Fehler am Arbeitsplatz können sich schnell summieren. Daher suchen Unternehmen nach Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, um zeitaufwändige, banale Aufgaben wie den Versand von Rechnungen zu reduzieren. Nach Angaben von McKinsey könnten 60 % der Berufe durch Automatisierung 30 % ihrer Zeit einsparen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen trägt dazu bei, die Möglichkeit menschlicher Fehler zu verringern, indem ein wiederholbarer Prozess genau, konsistent und zuverlässig ausgeführt wird. Sie stellt auch ein System dar, das Aufgaben rund um die Uhr, sieben Tage die Woche und 365 Tage im Jahr erledigen kann - eine attraktive Perspektive für Unternehmen.

Die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen erstrecken sich auf alle Bereiche des Unternehmens, wie z. B. die Steigerung der Produktivität und der Einhaltung von Vorschriften durch die Schaffung kosteneffizienterer, fehlerfreier und konsistenterer Geschäftsprozesse und die Möglichkeit für die Mitarbeiter, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordern. Unternehmen, die die Automatisierung von Geschäftsprozessen nutzen, erzielen oft einen hohen Return on Investment, insbesondere wenn es um die Dokumentenverwaltung geht. Viele Fehler am Arbeitsplatz entstehen dadurch, dass Dokumente an verschiedenen Orten im hybriden Unternehmen gespeichert werden, ohne dass die neueste Version leicht zu finden oder abzurufen ist. Mit einem Dokumentenmanagement-Tool, das über integrierte Funktionen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen verfügt, können Wissensarbeiter von einem einzigen Punkt aus organisiert und sicher auf Informationen und Aufgaben zugreifen, unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten.

Fehler am Arbeitsplatz sind in der Ära der hybriden Arbeit nicht zu 100 % vermeidbar, aber die Integration von Workflow-Technologien kann dazu beitragen, das Risiko zu mindern. Durch die Automatisierung des Informationsflusses zur Beseitigung von Fehlern und Duplikaten bei dokumentengesteuerten Prozessen können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, indem sie betriebliche Aufgaben und Arbeitsabläufe wiederholbar machen und Wissensarbeiter in die Lage versetzen, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die langfristige Beziehungen zu Kunden und Auftraggebern schaffen.