Antti Nivala, Gründer und CEO, M-Files
25. Januar 2023

Im heutigen Geschäftsklima bewegen sich die Dinge schneller als je zuvor. Unternehmen müssen heute mehr Informationen verwalten und schützen, und Geschwindigkeit und Effizienz haben sich zu zwei der wichtigsten Prioritäten entwickelt, die es Unternehmen ermöglichen, mit dem Tempo des Geschäftslebens Schritt zu halten.

Viele Unternehmen verlassen sich bei der Bewältigung dieser Informationsflut jedoch immer noch auf die alten Methoden, wie z. B. den mehrstufigen Prozess des Versendens, Wartens und Antwortens, bevor ein Vertrag abgeschlossen werden kann. Unternehmen sollten stattdessen Lösungen in Erwägung ziehen, die es ihnen ermöglichen, die Produktivität zu steigern, die Effizienz zu verbessern und erhebliche geschäftliche Auswirkungen zu erzielen. Eine Möglichkeit, diese Ziele zu erreichen, besteht darin, die Automatisierung in ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu integrieren.

Die Workflow-Automatisierung automatisiert alltägliche Arbeitsaufgaben nach vorgegebenen Geschäftsregeln, um die Konsistenz zu erhöhen, die Effizienz zu verbessern und einen schnelleren Durchsatz zu erzielen. Sie trägt dazu bei, dass reale Prozesse einfacher zu befolgen und wiederholbar sind. Durch die Workflow-Automatisierung wird ein Prozess nur selten vollständig automatisiert, aber die Rationalisierung und Eliminierung mechanischer Schritte sowie die damit verbundene Anleitung können sich erheblich auf das Endergebnis auswirken.

Hier einige der Vorteile, die von der Workflow-Automatisierung erwartet werden können:

Gesteigerte Produktivität

Die Automatisierung bestimmter Aufgaben im Zusammenhang mit Kundeninformationen kann dazu beitragen, einige der banalen, zeitraubenden Aufgaben zu reduzieren, die oft zu unnötigen Zyklen führen. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen werden die Mitarbeiter automatisch durch den Prozess geführt, so dass sie sich nicht daran erinnern müssen, was als Nächstes kommt, oder unzählige Minuten mit der Suche nach einem lange verschollenen Dokument verbringen müssen.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise ein neues Kundenprojekt beginnt, kann die Workflow-Automatisierung automatisch den Hintergrundkontext liefern und Vorlagen für Projektleistungen vorausfüllen. Ebenso kann die Workflow-Automatisierung bei der Fertigstellung der Ergebnisse sicherstellen, dass alle erforderlichen Überprüfungen und Genehmigungen abgeschlossen sind, bevor das Endergebnis freigegeben wird.

Sicherheitsgefühl Mit der Workflow-Automatisierung können bestehende Prozesse so eingerichtet werden, dass sie intuitiv befolgt werden können, so dass die Arbeit pünktlich erledigt wird und Informationen proaktiv an den richtigen Ort weitergeleitet werden. Die richtigen Arbeitsabläufe, Sicherheitskontrollen, die Verwaltung von Aufzeichnungen und Genehmigungen werden automatisch auf Informationen angewandt und tragen dazu bei, dass die Mitarbeiter keine Angst mehr vor Fehlern haben müssen.

Strenge Compliance-Standards

Die Verwaltung von Informationen ist ein wichtiger Bestandteil der Einhaltung von Vorschriften, insbesondere in stark regulierten Branchen.

Die Workflow-Automatisierung kann automatisch dafür sorgen, dass Richtlinien durchgesetzt, Dokumente gesichert und Dateien so erstellt, gespeichert, verwendet und aufbewahrt werden, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die Workflow-Automatisierung kann dazu beitragen, dass Projekte alle erforderlichen Schritte ordnungsgemäß durchlaufen und alle Regeln befolgt werden, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen, wodurch sichergestellt werden kann, dass nur die richtigen Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben.

Verbesserter Prüfpfad

Die Workflow-Automatisierung ermöglicht es Unternehmen auch, den Versionsverlauf von Informationen zu verfolgen und sofort einen Prüfpfad anzuzeigen. Jeder Schritt wird automatisch mit einem Datums- und Zeitstempel dokumentiert. Unternehmen erhalten sofortige Einsicht in den Prüfpfad für alle Dokumente, um die Kontrolle zu erleichtern und die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.

Die nachvollziehbaren Aufzeichnungen, die durch automatisierte Workflows bereitgestellt werden, liefern den Nachweis, dass ein vorgeschriebener Prozess eingehalten wird, z. B. dass nur bestimmten Personen Zugang gewährt wird, was für die Erfüllung strenger externer Audit-Anforderungen von großem Wert ist. So kann beispielsweise ein ISO-konformes Unternehmen, das Workflows in ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) implementiert hat, nachweisen, dass es Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen ordnungsgemäß abwickelt.

Der Einstieg in die Workflow-Automatisierung

In dem Maße, in dem Unternehmen ihre Technologie um zusätzliche Tools erweitern - von ERP (Enterprise Resource Planning) über CRM (Customer Relationship Management) bis hin zu HR-Systemen (Human Resources) - ist es wichtig sicherzustellen, dass es nicht zu Doppelarbeit in verschiedenen Systemen kommt. Die Workflow-Automatisierung kann dabei das praktische Werkzeug sein, das alles zusammenhält.

Wenn Sie mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen beginnen, sollten Sie daran denken, dass es in Ordnung ist, klein anzufangen und zu wachsen. Beginnen Sie mit einem Prozess, dessen Automatisierung nicht allzu komplex ist, und nutzen Sie diesen als Mittel zur Validierung der Lösung, zur Erleichterung des Änderungsmanagements und um zu lernen, wie Sie die Automatisierung in Ihrem Unternehmen am besten umsetzen.

Denken Sie an einen Prozess, der nicht unternehmenskritisch ist, so dass die Auswirkungen von Problemen oder Verzögerungen bei der Umsetzung minimal sind. Ein Prozess, der im Hinblick auf die Organisation begrenzt ist (d. h. ein abteilungsspezifischer Prozess und nicht unternehmensweit), ist oft ein guter Ausgangspunkt. Wenn man mit einem Prozess beginnt, dessen Umfang begrenzt ist, kann man auch effizientere Tests und Wiederholungen in einer kleineren Gruppe durchführen, um ein möglichst verwertbares Feedback zu erhalten.

Sobald Sie die Automatisierung unkritischer Prozesse gemeistert haben, ist es einfacher, darauf aufzubauen, indem Sie zusätzliche und komplexere Lösungen automatisieren. Wenn Sie klein anfangen, können Sie Ihre Ziele für die Implementierung einer automatisierten Lösung besser verstehen und definieren, so dass Sie sicherstellen können, dass die Automatisierung die Prozesse im Laufe der Zeit verbessert und den gewünschten Nutzen bringt.

Die größte Hürde bei der Einführung der Workflow-Automatisierung ist in der Regel die Tatsache, dass die Mitarbeiter so sehr daran gewöhnt sind, Informationen manuell zu genehmigen und zu verschieben, dass sie dies zu einem wichtigen Teil ihrer Arbeit gemacht haben, anstatt wirklich zu begreifen, dass es sich dabei nur um Routinearbeit handelt. Ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Strategie zur Workflow-Automatisierung ist es, mit den Mitarbeitern zu besprechen, wie die Workflow-Automatisierung ihnen helfen kann, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, anstatt endlose Zyklen mit unnötiger manueller Arbeit zu verbringen. Die Menschen bleiben das größte Hindernis für den Erfolg, wenn sie den potenziellen Wert nicht von Anfang an verstehen.

Angesichts des massiven Anstiegs der Datenmenge, die Unternehmen aus unzähligen Datenquellen generieren, verarbeiten und sammeln, kann die Automatisierung von Arbeitsabläufen Unternehmen in die Lage versetzen, mit den sich ständig verändernden Umgebungen Schritt zu halten. Wenn man klein anfängt und die Vorteile im Vorfeld mit den Mitarbeitern kommuniziert, kann die Workflow-Automatisierung die Effizienz, die Produktivität und die Compliance-Bemühungen steigern - aber nur, wenn sie gut geplant ist.

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Antti Nivala ist Gründer und CEO von M-Fileseinem weltweit führenden Unternehmen für Informationsmanagement. Lesen Sie hier das vollständige Profil von Antti Nivala .