Die Arbeitsplatzlandschaft hat sich verändert. Intelligenteres Arbeiten ist heute für eine gute Work-Life-Balance entscheidend. Effiziente Abläufe und Verfahren müssen den Bedürfnissen von Wissensarbeitern entsprechen, die ihre Zeit lieber für wertschöpfende Strategien nutzen würden. Mit diesem Ziel im Hinterkopf ist die Implementierung automatisierter Arbeitsabläufe und Dokumentenmanagementsysteme unerlässlich. Das Dokumentenmanagement umfasst dabei nicht nur die Pflege einer zentralen Datenbank mit den wichtigsten Dokumenten für den Geschäftsbetrieb, sondern auch die Integration von E-Mail und Text.

Die Zeiten ausschließlich persönlicher Meetings mit Notizen auf Papier gehören der Vergangenheit an. Die Kommunikation per E-Mail oder Textnachricht sowie virtuelle Besprechungen sind heute die Norm. Diese Technologien sind ein perfektes Beispiel dafür, dass ein Bedarf an Dokumentenkontrolle besteht: Unternehmen, die E-Mails und Anhänge speichern und archivieren, die Kommunikation per Textnachrichten nachverfolgen oder Besprechungsnotizen automatisch transkribieren möchten, sind auf Dokumentenmanagement-Lösungen angewiesen. Genau hierfür bietet eine Dokumentenmanagement-Software ein umfassendes digitales Ablagesystem, das Text und E-Mail problemlos integriert.

Was bedeutet Dokumentenmanagement?

Erinnern Sie sich noch an das alte Aktenkabinett, zu dem nur ausgewählte Mitarbeiter mit einem Schlüssel Zugang hatten? Oft lag es im Keller oder in einem ungenutzten Büro. In den alphabetisch sortierten Ordnern und Kisten wurden in der Regel interne Dokumente aufbewahrt. Jahrzehntelang funktionierte dieses antiquierte System wunderbar für Unternehmen – erwies sich aber in einem modernen Arbeitsumfeld, das auf Technologie setzt, wie die Windows-Dokumentenmanagement-Plattform, als überflüssig und ineffizient.

Es hat ein technologischer Paradigmenwechsel stattgefunden. Große Organisationen wie auch kleine Unternehmen nutzen heute Dokumentenmanagementsysteme, einschließlich Dateimanagement-Techniken, um ein elektronisches, zentralisiertes Dokumentenarchiv zu führen, in dem sie Dokumente nachverfolgen und aufbewahren können. Ein solches digitales Ablagesystem senkt langfristig die Kosten und hilft bei der Arbeitsautomatisierung. Im Falle von Rechtsstreitigkeiten tragen Dokumentenkontrolle und -management außerdem dazu bei, Geschäftsrisiken zu reduzieren.

Kurz: Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind eine elektronische Roadmap für alle Dokumente, einschließlich schriftlicher und E-Mail-Kommunikation. Mitarbeiter können zu jeder Zeit interne Dokumente, E-Mails und andere Korrespondenz abrufen und in Workflows einbinden, wo andere Mitarbeiter sie freigeben oder bearbeiten können – ein effizienter Ansatz für die Schriftgutverwaltung.

Die Vorteile eines DMS der nächsten Generation

Dokumentenmanagementsysteme vermeiden es, dass Mitarbeiter ganze E-Mail-Korrespondenzen nach gerade benötigten Dokumenten oder Informationen durchforsten müssen: Elektronische Dateispeicher indizieren Informationen automatisch. Mitarbeiter können E-Mails im elektronischen Datensystem leicht auffinden und sie an Teammitglieder mit Zugriffsrechten weiterleiten.

Warum ist die Archivierung von Dokumenten sinnvoll? Dokumentenmanagementlösungen bieten einen intuitiven, integrativen Ansatz, der einen nahtlosen kollaborativen Arbeitsablauf ermöglicht. Bei größeren Projekten müssen verschiedene Teams parallel daran zusammenarbeiten, ein gewünschtes Ziel zu erreichen.

Nach einer langen Reihe von E-Mails verlieren die Teams aber schnell die eigentlich zu erbringende Leistung aus den Augen. Neben überflüssigen Verwaltungsaufgaben werden die ersten Stunden eines Tages mit dem Verfassen und Beantworten von E-Mails verbracht, obwohl die Zeit eigentlich besser für relevante Aufgaben genutzt werden sollten, als z. B. wichtige Dokumente in Kommunikationssträngen zu suchen. Für ein optimales Wissensmanagement bevorzugen Wissensarbeiter eine Cloud-Dokumentenmanagement-Software.

Die Integration von Dokumentenmanagement-Software für nicht-traditionelle Inhalte, wie E-Mail-Kommunikation für die teamübergreifende Zusammenarbeit verhindert Verzögerungen beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder bei internen Änderungen. Darüber hinaus gewährleistet eine Dokumentenmanagement-Strategie die Anwendung von Best Practices beim elektronischen Dateimanagement und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien für die E-Mail- und Textnachrichten-Kommunikation im Hinblick auf Compliance und Sicherheit. Richtlinien zur Dokumentenkontrolle reduzieren auch das Risiko von Datenverlusten.

On-demand-Dokumentenmanagement-Software ist die Zukunft der Arbeit

Unternehmen nutzen dieselbe Methode zur Dokumentenverwaltung auch für Textnachrichten. Geschäfte werden heute am Smartphone beschlossen. Da Kunden einen direkten, persönlichen Zugang zu ihrem Kundenbetreuer haben, enthalten nun auch Textnachrichten wichtige Details und Dokumente, die archiviert werden müssen. Die Dokumentation der Kommunikation via Textnachrichten sollte daher nicht vernachlässigt werden.

Für Unternehmen wird es wichtiger denn je, ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement zu nutzen. Ein elektronisches Dokumentensystem stellt Prüfpfade für neue Arten der Zusammenarbeit bereit, wie die Kommunikation mit Remote-Teams oder zwischen global verteilten Standorten. Dateimanagement-Strategien kombiniert mit einem Dokumentenmanagementsystem mit Revisionsoptionen ermöglichen es Mitarbeitern, per Textnachricht erhaltene Dokumente aufzurufen und zu bearbeiten und dabei Compliance-Regeln einzuhalten.

Mitarbeiter erhalten eine detaillierte Übersicht über das Originaldokument einschließlich aller Änderungen und brauchen nicht mehr in ihren Textnachrichten danach zu suchen: Ihr Gerät wird mit der Dokumentenmanagement-Software synchronisiert.

Best Practices für Dokumentenmanagement sicherstellen

Dokumentenmanagementsysteme erweitern die Möglichkeiten des Arbeitens mit Smartphones, die heute mit den gleichen Apps ausgestattet sind wie Desktop-Computer. Da Reisen für internationale Unternehmen und Kunden immer wichtiger geworden ist, nutzen Wissensarbeiter Cloud-Anwendungen für das Dokumentenmanagement auf ihren Mobilgeräten. So können sie effizient arbeiten und haben ein digitales Ablagesystem, das zur Komplexität ihrer Remote-Arbeit passt.

Der einfache Zugriff auf eine digitale Dokumentenverwaltungsplattform über Mobilgeräte bietet die Freiheit, ohne sperrige Geräte wie einen Laptop zu reisen, die besonders bei Flughafenkontrollen lästig sind. Ein Mitarbeiter, der von seinem Büro in New York nach Boston reist, hat nicht nur Zugriff auf Dokumente, die mit ihm auf seinem Mobilgerät geteilt wurden, sondern auch auf Dokumente an anderen Standorten seines Unternehmens.

Wissensmanagement: Das Geschäft mit Dokumentenkontrollsystemen erweitern

Die Bereitstellung eines temporären Laptops oder PCs mit Verbindung zu einem Dokumentenmanagement-Programm ist ein Schritt in die richtige Richtung in der modernen Arbeitswelt. Wissensarbeiter halten diese Software für das beste Dokumenten-Repository. Das Dokumentenmanagement ist eine zukunftsweisende Innovation für mehr Produktivität, die es Unternehmen ermöglicht, ihr Geschäft zu skalieren und gleichzeitig einen Arbeitsplatz zu schaffen, der Wissensarbeitern die gewünschte Work-Life-Balance bietet.

Häufige Fragen

Was ist ein kontrolliertes Dokument?

Ein kontrolliertes Dokument ist eine Datei, die in einer zentralen Datenbank abgelegt ist. Es ist ein Dokument, das innerhalb einer Organisation gemeinsam genutzt wird und eine Reihe von Audits, Überprüfungen und Revisionen durchläuft. Ein kontrolliertes Dokument kann nur nach einem festgelegten Verfahren von autorisierten Personen geändert werden und wird in der Regel zur Erfassung und Verteilung von Richtlinien, Regeln, Vorschriften, Grundsätzen und Standard-Arbeitsanweisungen (SOPs) verwendet.

Wie funktionieren Dokumentenmanagementsysteme?

Dokumentenmanagement-Software ist ein digitales Ablagesystem, das alle Unternehmensdokumente in einer zentralen Datenbank speichert. Es ist eine Software, die elektronische Dokumente prüft, nachverfolgt, speichert und verwaltet.

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