M-Files-Datenschutzerklärung für Kunden, Marketing und Partner
Letzte Aktualisierung: 26.3.2024
EINLEITUNG
M-Files verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen und zu respektieren. Diese Datenschutzhinweise beschreiben, welche personenbezogenen Daten M-Files von Ihnen sammelt und wie wir diese Daten verarbeiten.
M-Files bietet eine innovative Plattform für intelligentes Informationsmanagement und steigert durch eine effizientere Verwaltung und Nutzung von Informationen die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen. M-Files vereinheitlicht Systeme, Daten und Inhalte im gesamten Unternehmen, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu beeinträchtigen oder eine Datenmigration zu erfordern.
Verantwortlich für die erfassten personenbezogenen Daten ist:
M-Files Oy (0686200-7)
Peltokatu 34C, 33100 Tampere, Finnland
und unsere Konzerngesellschaften (im Folgenden „wir“)
Datenschutzbeauftragter: [email protected]
Was sind der Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten?
Der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Entgegennahme und Bearbeitung von Bewerbungen sowie die Abwicklung unserer Einstellungsverfahren. Wir verarbeiten Daten im Zusammenhang mit dem Rekrutierungsprozess der Personen, die sich auf unsere Stellen beworben haben, um die Kontaktaufnahme mit dem Bewerber und die Entscheidungsfindung bei der Besetzung der Stellen zu ermöglichen.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
- unser berechtigtes Interesse, das auf der Notwendigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Einstellungszwecken beruht und sich aus der Verbindung zwischen uns ergibt oder
- Ihre Einwilligung, die beispielsweise in folgenden Situationen angefordert werden kann:
- Erhebung personenbezogener Daten aus Referenzen
- Verarbeitung personenbezogener Daten bei Eignungsfeststellungen
- Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Durchführung medizinischer Tests
Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten von Bewerbern:
- grundlegende Informationen wie z. B. Vorname, Geburtsdatum, Sprache, Benutzername und/oder andere Kennung, Passwort;
- Kontaktdaten wie private E-Mail-Adresse, private Telefonnummer, Privatadresse;
- Angaben zur jeweiligen Position wie Angaben zu Art und Eigenschaft der Beschäftigung und Angaben der für das Bewerbungsverfahren benannten Ansprechpartner, Gehaltswunsch, Angaben zum Beginn der Tätigkeit. Genauere Angaben erscheinen in der Stellenanzeige;
- wichtige Informationen zur Eignung, die Sie uns im Zusammenhang mit dem Einstellungsverfahren zur Verfügung gestellt haben, und weitere Informationen zu Ihrer Person, Ihrem Hintergrund usw. wie z. B. Beschäftigungsdauer und Art der Tätigkeit), Sprachkenntnisse, sonstige besondere Fähigkeiten und Kompetenzen, Beschreibung persönlicher Merkmale, verschiedene Arten von Zeugnissen und Bewertungen sowie Hinweise auf die Portfolios, Profile und andere Quellen im Internet sowie Referenzen und Persönlichkeits- und Eignungsfeststellungen, die auf Grundlage Ihrer Einwilligung und diesbezüglicher Informationen durchgeführt werden;
- Informationen über den Ablauf des Einstellungsverfahrens wie Informationen über nachfolgende Vorstellungsgespräche oder die Unterbrechung des Einstellungsverfahrens;
- andere mögliche Informationen, die Sie uns im Rahmen des Einstellungsverfahrens freiwillig zur Verfügung gestellt oder speziell für berufliche Zwecke veröffentlicht haben, wie z. B. ein LinkedIn-Profil oder Informationen, die wir aufgrund Ihrer Einwilligung separat erhoben haben.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist eine Voraussetzung dafür, dass wir im Bewerbungsprozess vorankommen können.
Woher erhalten wir personenbezogene Daten?
Informationsquelle sind in erster Linie Sie als Bewerber. Andere Informationsquellen werden im Rahmen der geltenden Vorschriften genutzt. Bei Bedarf können wir Personalberater hinzuziehen.
Mit der Abgabe einer Stellenbewerbung erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Informationen aus Ihrem veröffentlichten Profil zu beruflichen Zwecken erheben, soweit die Datenerhebung erforderlich und leistungsbezogen unter Berücksichtigung der offenen Stelle ist.
An wen veröffentlichen und geben wir Daten weiter, und übermitteln wir Daten außerhalb der EU oder des EWR?
Wir verarbeiten Daten selbst und setzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Auftrag tätige Subunternehmer ein (IT-Management, Personalvermittlung).
Wir geben Bewerberdaten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn, wir haben Ihre Einwilligung zur Weitergabe z. B. von Eignungsfeststellungen angefordert und erhalten.
Wir können personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, an an unsere Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen oder einen nachfolgenden Eigentümer, Miteigentümer oder Betreiber der Services und deren Berater im Zusammenhang mit einer Unternehmensfusion, Konsolidierung, Restrukturierung, dem Verkauf im Wesentlichen aller unserer Anteile und/oder Vermögenswerte oder im Zusammenhang mit Insolvenzverfahren oder anderen Unternehmensumstrukturierungen weitergeben. M-Files kann einige oder alle seiner Vermögenswerte, einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten, im Zusammenhang mit einer Fusion, einem Erwerb, einer Reorganisation oder einem Verkauf von Vermögenswerten oder im Falle einer Insolvenz verkaufen, übertragen oder auf andere Weise teilen.
Wir setzen Subunternehmer ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag und für uns verarbeiten. Wir haben die Verarbeitung personenbezogener Daten für die folgenden Dienste teilweise an Unterauftragsverarbeiter vergegeben:
– Finanzmanagement (inkl. Lohn- und Rechnungswesen)
– Personalwesen
– IT-Verwaltung
Den Schutz Ihrer Daten haben wir durch den Abschluss notwendiger Verträge mit den Subunternehmern sichergestellt.
Wir übermitteln personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR. Wenn personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass sich der Unterauftragnehmerverpflichtet hat, die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission zu verwenden oder andere geeignete Garantien gemäß Artikel 46 der DSGVO zu gewähren.
Wie schützen wir die Daten und wie lange speichern wir sie?
Zur Nutzung des Systems mit personenbezogenen Daten sind nur diejenigen unserer Mitarbeiter berechtigt, die im Auftrag ihrer Tätigkeit zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten berechtigt sind. Jeder Benutzer hat einen persönlichen Benutzernamen und ein Passwort für das System. Die Daten werden in Datenbanken gesammelt, die durch Firewalls, Passwörter und andere technische Maßnahmen geschützt sind. Die Kommunikation zwischen dem Server und dem Client des Benutzers ist sicher. Die datenverarbeitenden Personen unterliegen dem Berufsgeheimnis. Die Datenbanken und ihre Sicherungn befinden sich in verschlossenen Räumlichkeiten mit Zugangskontrolle und sind nur bestimmten vorab bestimmten Personen zugänglich.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den Verwendungszweck erforderlich ist. Grundsätzlich können Daten sechs (6) Monate lang für die Stellensuche verwendet werden. Die Daten werden in zwei (2) Jahren vernichtet. Wenn Sie unser Mitarbeiter werden, speichern wir die von Ihnen als Bewerber angegebenen Daten und die Angaben zum Einstellungsverfahren im Rahmen Ihres Personalprofils gemäß unserer Datenschutzerklärung für unsere Angestellte.
Wir bewerten die Notwendigkeit der Datenspeicherung regelmäßig unter Berücksichtigung der geltenden Gesetze. Darüber hinaus sorgen wir unter Berücksichtigung des Verarbeitungszwecks für angemessenen Maßnahmen, die sicherstellen, dass keine inkompatiblen, veralteten oder ungenauen personenbezogenen Daten gespeichert werden. Wir berichtigen oder löschen diese Daten unverzüglich.
Welche Rechte haben Sie als betroffene Person?
Sie haben das Recht, die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten einzusehen und die Berichtigung oder Löschung der Daten zu verlangen. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie zudem das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen oder zu ändern. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung nicht berührt.
Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen oder eine Einschränkung zu verlangen und sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, haben Sie auch das Recht, anderen Verarbeitungstätigkeiten zu widersprechen, wenn die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ein berechtigtes Interesse ist. Im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage müssen Sie die konkrete Situation angeben, aufgrund derer Sie der Verarbeitung widersprechen. Wir können das Widerspruchsverlangen nur aus rechtlichen Gründen ablehnen.
Kontaktinformationen
Wenn Sie Fragen, Kommentare oder Bedenken zu dieser Datenschutzerklärung, Ihrer Privatsphäre in Bezug auf die Verwendung personenbezogener Daten oder den Schutz personenbezogener Daten haben, die wir über Sie gespeichert haben, wenden Sie sich bitte an:
Petra Rosvall
Maistraatinportti 1, 00240 Helsinki, Finnland
+358 44 978 2295
Wir bemühen uns, Ihre Bedenken schnellstmöglich auszuräumen.
Weitere Informationen zur Datenschutzrichtlinie der M-Files Corporation finden Sie unter /en/privacy-policy-statement.