M-Files Rationalisiert das Dokumentenmanagement, automatisiert Arbeitsabläufe und verbessert die Compliance, um die schnelle Expansion und das Wachstum von Whirlwind Steel zu unterstützen

AUSTIN, Texas - 31. Oktober 2024 . M-FilesWhirlwind Steel, Inc., ein in Houston ansässiger Hersteller und Vertreiber von vorgefertigten Metallgebäuden und -komponenten, hat heute bekannt gegeben, dass das Unternehmen die Knowledge-Work-Automation-Plattform M-Files eingeführt hat, um seine Initiativen zur digitalen Transformation voranzutreiben und das Dokumentenmanagement zu verbessern, um das schnelle Wachstum und die Expansion des Unternehmens im Süden der USA zu unterstützen.

Whirlwind Steel benötigte eine skalierbare, effiziente Lösung, um die Komplexität der Projektdokumentation zu bewältigen und die Arbeitsabläufe zu automatisieren, um sicherzustellen, dass die Arbeitsaufträge und Pläne für die Gebäudespezifikationen während der gesamten Bauphase aktuell bleiben. Bei der Verwaltung von mehr als 200 gleichzeitigen Projekten war das Team mit Ineffizienzen konfrontiert, die durch manuelle, inkonsistente Arbeitsabläufe und ungleiche Dokumentenspeichersysteme in Microsoft Teams und SharePoint entstanden. Dies führte zu Verzögerungen und Verwirrung im Fertigungsprozess, da falsche oder veraltete Entwürfe und Arbeitsaufträge in der Werkstatt ankamen.

Als das Unternehmen seine IT-Infrastruktur modernisieren wollte, um organisatorische Veränderungen zu unterstützen, erwog es zunächst den Aufbau eines eigenen Systems, wechselte dann aber schnell zur Suche nach einem Anbieter für Informationsmanagement, der seine Anforderungen erfüllt. M-Files erwies sich als optimale Lösung für Whirlwind Steel, da es den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten - von der Erstellung bis zur Entsorgung - verwalten und wichtige Prozesse automatisieren kann. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die nahtlose Integration mit den Microsoft Azure-basierten Anwendungen des Unternehmens festigten seine Position als bevorzugte Wahl.

"Vor M-Files haben wir uns bei der manuellen Verwaltung von Dokumenten und Arbeitsabläufen stark auf Microsoft SharePoint und Teams verlassen", so Tim Hensley, Vice President, IT, Whirlwind Steel. "Diese Tools allein verfügten jedoch nicht über die ausgefeilte Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus, die Versionskontrolle und die Workflow-Automatisierung, die wir benötigten, um die Genauigkeit zu gewährleisten und unsere Prozesse zu rationalisieren. M-Files ermöglicht es uns, eine einheitliche Quelle für unsere Dokumentation zu schaffen, kostspielige Änderungsaufträge zu verhindern und Verzögerungen im Fertigungsprozess zu reduzieren, was bei unserem weiteren Wachstum und unserer Expansion von entscheidender Bedeutung ist. Da Whirlwind Steel weiterhin innovativ ist, ist die Implementierung von M-Files ein wichtiger Schritt, um unsere digitale Transformation zu beschleunigen. Wir sind zuversichtlich, dass M-Files im Zusammenspiel mit Microsoft SharePoint und Teams eine entscheidende Rolle für unseren anhaltenden Erfolg spielen wird", so Hensley.

Darüber hinaus entschied sich Whirlwind Steel für M-Files , um die Überprüfung und Genehmigung interner Unternehmensrichtlinien über mehrere Abteilungen hinweg zu rationalisieren und vierteljährliche Audits zu unterstützen, um die Einhaltung von Vorschriften durch Automatisierung zu gewährleisten. M-Files bietet umfangreiche Funktionen für die Definition und Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien, Standards und gesetzlichen Kontrollen und ermöglicht eine fein abgestufte Kontrolle über Dokumentenversionen, Veröffentlichung und Verteilung. Jede Aktion in M-Files hinterlässt einen Prüfpfad, der es Whirlwind Steel ermöglicht, automatisch Regeln für die Aufbewahrung, Disposition und Sperrung von Dokumenten anzuwenden. Durch die Einbettung von Compliance-Kontrollen in die täglichen Arbeitsabläufe kann Whirlwind Steel das Risiko menschlicher Fehler reduzieren und sicherstellen, dass Daten ordnungsgemäß behandelt, aufbewahrt und archiviert werden. Diese Automatisierung steigert nicht nur die Produktivität, sondern stellt auch sicher, dass Prüfungsnachweise nahtlos erstellt werden, wodurch die Abhängigkeit von individueller Sorgfalt verringert und das Risiko von Datenlecks minimiert wird.

Die Implementierung von M-Files unterstützt auch den strategischen Priorisierungsprozess von Whirlwind Steel, der auf dem Entrepreneurial Operating System® (EOS) basiert, das sich auf die Optimierung des Lebenszyklusmanagements von betrieblichen Dokumenten und Prozessen konzentriert, um die Effizienz zu steigern. Mit M-Files kann Whirlwind Steel dokumentenintensive Prozesse, wie z. B. Schulungen und Arbeitsaufträge, durch fortschrittliche Workflow-Automatisierung rationalisieren. Benutzerdefinierte Workflows leiten Dokumente durch jede Lebenszyklusphase mit automatischen Aktualisierungen und Benachrichtigungen. Die Benutzer können auch Aufgaben zuweisen, Folgemaßnahmen verwalten und sicherstellen, dass die Arbeitsabläufe im richtigen Tempo ablaufen, was die Effizienz der Arbeitsabläufe um 70 % erhöht.

M-Files bietet einen metadatengesteuerten Ansatz für die Speicherung und Organisation von Dateien. Anstatt Daten an einen zentralen Speicherort zu migrieren, belässt die Plattform M-Files die Dokumente dort, wo sie sich befinden, und stellt Verbindungen zu ihnen her. Auf der Grundlage dieser Metadaten stellt M-Files sicher, dass die Dokumente in einen Kontext gestellt und mit einer integrierten Versionshistorie und Duplikaterkennung gespeichert werden. Durch die Automatisierung der Erstellung von Auftragsordnern, die Durchsetzung von Dateinamenskonventionen und die Ermöglichung einer einfachen Dokumentensuche und -abfrage stellt M-Files sicher, dass die aktuellste und genaueste Projektdokumentation unternehmensweit zur Verfügung steht. M-Files erhöht die Investitionen in Microsoft 365, indem die Unterstützung für Geschäftsprozesse und Information Governance verstärkt wird. Durch die Verbindung aller Repositories und Systeme bietet M-Files einen einheitlichen Zugangspunkt zu allen Unternehmensdaten und ermöglicht es Unternehmen, Dokumente über die vertrauten Microsoft 365-Schnittstellen zu finden, darauf zuzugreifen und sie zu verwalten, unabhängig von ihrem Standort.

"Der Einsatz von M-Files bei Whirlwind Steel ist ein klares Beispiel dafür, wie die Automatisierung von Wissensarbeit die Geschäftsabläufe revolutionieren kann", sagt Bob Pritchard, Chief Revenue Officer von M-Files. "Durch die Nutzung unserer Plattform haben sie das Informationschaos in rationalisierte, intelligente Arbeitsabläufe verwandelt, die eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen, Fehler reduzieren und echte Produktivitätssteigerungen bewirken. M-Files gewährleistet nicht nur die Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit, sondern ermöglicht es den Teams auch, sich durch die Automatisierung von Routineprozessen auf hochwertige Aufgaben zu konzentrieren. Wir freuen uns, Whirlwind Steel bei der weiteren Skalierung und Innovation mit der Kraft der Automatisierung von Wissensarbeit zu unterstützen."

Wenn Sie erfahren möchten, wie M-Files Ihre Informationsmanagement-Prozesse und Ihr Unternehmen verändern kann, besuchen Sie www.m-files.com, um eine Demo anzufordern oder unsere kostenlose Testversion zu nutzen.

Über M-Files
M-Files ist die führende Plattform für die Automatisierung von Wissensarbeit. Mit der Plattform M-Files können Wissensarbeiter Informationen schneller finden, intelligenter arbeiten und mehr erreichen. M-Files verfügt über eine innovative metadatengesteuerte Architektur, eine eingebettete Workflow-Engine und fortschrittliche künstliche Intelligenz. Dies ermöglicht es Kunden, das Informationschaos zu beseitigen, die Prozesseffizienz zu verbessern und die Sicherheit und Compliance zu automatisieren. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

Über Whirlwind Steel
Whirlwind Steel ist seit 1955 ein Familienunternehmen und stolz darauf, die Bedürfnisse von Bauunternehmern, Bauherren, Architekten, Unternehmen, Regierungsorganisationen und Verbrauchern zu erfüllen. Unsere anspruchsvollen Kunden haben sich vertrauensvoll an Whirlwind Steel gewandt, wenn es um vorgefertigte Metallgebäude und Komponenten wie Paneele, primäre und sekundäre Rahmenkonstruktionen, Überdachungen, Solaranlagen sowie ein komplettes Sortiment an Metallbauzubehör und Verkleidungen geht. Sowohl der geschweißte als auch der kaltverformte Stahlbau wird von ausgebildeten Fachleuten ausgeführt, und unser Qualitätskontrollteam ist das beste in der Branche. Jetzt ist es an der Zeit, dass Sie herausfinden, warum so viele Menschen Whirlwind Steel seit langem ihre wichtigsten Projekte anvertrauen.

Medienkontakt:

Ellen Miles für M-Files
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