Inco Ships
Gemeinsame Nutzung elektronischer Dokumente über weite Entfernungen hinweg
Höhepunkte
- Rationalisierte Verteilung von aktualisierten Protokollen
- Vereinfachter vierteljährlicher Überprüfungsprozess
- Zentralisierte Personalakten
Anwendungsfall
Digitalisierung
Qualitätsmanagement
Ausbildungsmanagement
Versionsverwaltung
Automatisierung von Arbeitsabläufen
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Transport und Logistik
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Australien
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Vorstellung
Das in Sydney ansässige Unternehmen Inco Ships bietet Herstellern und Händlern die Möglichkeit, die gesamte Seeschifffahrt auszulagern. Inco betreibt eine Flotte von 15 Frachtschiffen, die mit der gesamten Besatzung, den Vorräten und dem technischen Know-how für eine sichere Überquerung des Ozeans ausgestattet sind.
Die Herausforderungen vor M-Files
Sicherheit und Qualität haben beim Umgang mit fremder Fracht oberste Priorität. Deshalb überprüfen und überarbeiten die Inco-Manager die Verfahren und Checklisten der Schiffe viermal im Jahr. Die Schwierigkeit bestand darin, diese Änderungen mit den Besatzungen zu kommunizieren.
"Früher haben wir vierteljährlich aktualisierte Loseblatthandbücher ausgedruckt und per Post an die Schiffe geschickt", erklärt Andrew Dally, Managing Director. "Wir erwarteten, dass das Personal auf den Schiffen die alten Seiten herausnehmen und durch die überarbeiteten ersetzen würde, aber das wurde nicht immer richtig gemacht.
"Wir haben kürzlich zwei externe ISM-Code-Audits abgeschlossen. Beide Auditoren lobten unabhängig voneinander unsere Verwendung von M-Files in Bezug auf die Dokumentationskontrolle und die Tatsache, dass unsere Qualitätshandbücher auf dem neuesten Stand sind."
Andrew Dally, Geschäftsführender Direktor, Inco Ships
"Der Prozess zur Erstellung der Qualitätssicherungs- und Sicherheitshandbücher für die Besatzung erfolgt jetzt vollständig elektronisch", sagt Dally. "Sobald die Handbücher veröffentlicht sind, sind sie automatisch für jedes unserer Schiffe über Fineline oder per Satellit zugänglich".
Andrew Dally, Geschäftsführender Direktor, Inco Ships
Die Lösung mit M-Files
Alle Gefäße auf dieselbe Seite bringen
Dally suchte nach einem Dokumentenverwaltungssystem, das sowohl die Verwaltung der kontinuierlichen Überprüfungszyklen als auch die Verteilung der aktualisierten Protokolle unterstützt.
Bei einer Internetrecherche stieß er auf die benutzerfreundliche Software M-Files . M-Files schafft eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Unternehmensdokumente, auf die die Mitarbeiter von jedem Ort aus sicher zugreifen können. M-Files löst problemlos die Probleme des Dokumentenzugriffs für Unternehmen, die auf mehrere Niederlassungen verteilt sind. Im Fall von Inco sind die Niederlassungen über den ganzen Pazifik verstreut.
"Der Prozess zur Erstellung der Qualitätssicherungs- und Sicherheitshandbücher für die Besatzung erfolgt jetzt vollständig elektronisch", sagt Dally. "Sobald die Handbücher veröffentlicht sind, sind sie automatisch für jedes unserer Schiffe über Fineline oder per Satellit zugänglich".
Die Ergebnisse Dank M-Files
Verkürzte Zyklen der kollaborativen Überprüfung
Während M-Files sicherstellt, dass die Seeleute immer die richtige Version der Richtlinien konsultieren, vereinfachen die Workflow-Funktionen von M-Files in Sydney den vierteljährlichen Überprüfungsprozess. Die Vorgesetzten können nun leicht erkennen, welche Punkte bereits geprüft wurden und welche noch auf ihre Genehmigung warten.
Seit der Einführung der Software für Sicherheits- und Qualitätssicherungsdokumente haben die Manager weitere Verwendungszwecke gefunden, wie z. B. die Zentralisierung von Personaldaten, Crew-Verträgen und Lohnabrechnungen. Besatzungsleiter auf See haben jetzt sofortigen Zugriff auf die neuesten Informationen über die Personalabteilung.
Partner
Link Technologien Tasmanien
Link Technologies Tasmania ist ein lokales Unternehmen in Tasmanien, das seit 1989 im Geschäft ist. Das Unternehmen bietet einen umfassenden Vertrieb und Support für Bürogeräte, IT-Dienstleistungen, Netzwerke, Softwarelösungen sowie Arbeitsabläufe und Arbeitsprozesse.
Warum M-Files?
M-Files ist die führende Plattform für die Automatisierung von Wissensarbeit. Mit der Plattform M-Files können Wissensarbeiter Informationen schneller finden, intelligenter arbeiten und mehr erreichen. M-Files verfügt über eine innovative metadatengesteuerte Architektur, eine eingebettete Workflow-Engine und fortschrittliche künstliche Intelligenz. Dies ermöglicht es den Kunden, das Informationschaos zu beseitigen, die Prozesseffizienz zu verbessern und die Sicherheit und Compliance zu automatisieren.
