TTI, Inc. - Europa
Mehr Transparenz und Kontrolle über Informationen und Prozesse durch M-Files
Höhepunkte
- Als "Single Source of Truth" wird M-Files zur zentrale Plattform für Prozessautomatisierung und Dokumentenmanagement
- Cloud und Managed Services entlasten und sorgen für schnelle Umsetzung
- Internationaler Rollout der bewährten Lösung schafft Standardisierung und Synergien
- Zahlreiche geschäftskritische Prozesse werden mit M-Files optimiert
Anwendungsfall
Kundenbeziehungsmanagement
Prozess-Management
Qualitätsmanagement
Versionsverwaltung
Automatisierung von Arbeitsabläufen
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Elektronische Komponenten / Vertrieb
Land
Deutschland
International
Vorstellung
TTI, Inc., ein Berkshire Hathaway Unternehmen, ist ein autorisierter Spezialdistributor von elektronischen Komponenten mit mehr als 8.000 Mitarbeiter an über 130 Standorten weltweit. Mit seiner über 50-jährigen Erfahrung hat sich TTI eine außerordentliche Position im Bereich der Produktvielfalt, Qualität sowie den erforderlichen Serviceleistungen und Logistikkompetenzen erarbeitet und sich auf diese Weise als bevorzugter Distributor weltweit für Hersteller in den Bereichen Industrie, Verteidigung, Luft- und Raumfahrt, Transport, Medizin und Kommunikation etabliert.
Der europäische Arm des Unternehmens TTI, Inc. - Europe hat sein Headquarter in Maisach-Gernlinden, nahe München. Hier befindet sich auch das europäische Logistikcenter mit 45.000 m² spezialisierter Lagerfläche, aus dem im Jahr 2022 über 47 Milliarden Teile versandt wurden.
TTI, Inc. bedient aktuell in Europa über 17.000 aktive Kunden von 28 Vertriebsbüros aus, die über ganz Europa verteilt sind.
Das TTI, Inc. - Europe Projekt "Let's go digital!" ist das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung durch digitale Transformation. Das ständig wachsende Dokumentenvolumen und die strengeren Vorschriften zur Informationssicherheit haben das Unternehmen veranlasst, bestehende Strukturen und Verfahren sowie die Art und Weise, wie Informationen genutzt werden, zu überdenken. Vor diesem Hintergrund hat sich TTI, Inc. - Europe für M-Files als zentrale Plattform für Informationsmanagement entschieden.
Die Herausforderungen vor M-Files
Die Herausforderungen in Bezug auf das Dokumenten- und Informationsmanagement bei TTI, Inc. - Europe lagen in der Speicherung und Archivierung von Dokumenten. Die digitalen Inhalte waren über mehrere Speicherorte wie verschiedene Systeme und Verzeichnisse verteilt. Das Fehlen einheitlicher und konsistenter Strukturen und Richtlinie bezüglich Datenablage (Insellösungen) machte es schwierig, bei Bedarf das richtige Dokument zu finden. Duplikate und unterschiedliche Versionen von Dokumenten sorgten für Unsicherheit in Prozessabläufen und für wirtschaftliche Risiken.
Insbesondere der Vertriebsinnendienst kämpfte mit der Intransparenz und Fragmentation des Informationsmanagements. So war beispielsweise die effiziente und zeitnahe Reaktion auf Reklamationen schwierig, weil der Zugriff auf die ursprüngliche Bestellung fehlte. Überraschende Ausfälle durch Krankheit von Mitarbeitenden konnten nur schwer kompensiert werden, weil bestimmte Informationen nicht zugänglich und Arbeitsstände schwer zu ermitteln waren. Auch in anderen Bereichen wie dem Qualitätsmanagement und Import/Export war eine neue Basis für ein intelligenteres Management von Prozessen, Informationen und Wissen zwingend gefordert.
Im Kern ging es dem Unternehmen darum, die Digitalisierung der eigenen Prozesse auf ein neues Level zu heben und damit das Management der eigenen Organisation zu optimieren. Wichtig war dabei auch die Möglichkeit, im Rahmen der internationalen Zusammenarbeit schnell standortübergreifend Mitarbeiter in Prozesse integrieren zu können.
„Wir brauchten mehr Transparenz und Kontrolle über unsere Prozesse, Informationen und Dokumente für mehr Effizienz, Qualität und Kundenservice. Mit M-Files konnten wir das schnell erreichen“, sagt Heike Blodig, Vice President Quality & Compliance - Europe.
Die Lösung mit M-Files
Sales Order als erste Bewährungsprobe
Anfang 2020 wurde die M-Files Lösung für die Auftragserfassung im Unternehmen implementiert. Bei diesem Prozess geht es darum, eingehende Kundenbestellungen zu speichern und zu bearbeiten. Intelligente, digitale Workflows sorgen nun dafür, dass den jeweiligen Vertriebsbüros, sprich Inside Sales-Verantwortlichen (ca. 600 Mitarbeiter), die entsprechenden Aufträge gezielt zugewiesen werden, dazu gehören auch Bestelländerungen und der Import von EDI-Aufträgen. So wurde mit Hilfe von M-Files aus einem papierlastigen Geschäftsprozess (hohe Kosten) ein nahezu "Paperless Office" (höchster Return-on-Investment).
Der Status einzelner Aufgaben und eventuelle Bottlenecks werden transparent und Ausnahmesituationen wie der Ausfall von Mitarbeitenden sind leichter zu managen. Durch das Microsoft Office 365-AddIn und die benutzerfreundliche Benutzeroberfläche von M-Files fällt den TTI Mitarbeitern die Nutzung von M-Files im Tagesgeschäft leicht. Die metadatengestützte Suchfunktion begeistert durch ihre Schnelligkeit und Treffsicherheit die Anwender immer wieder aufs Neue.
Dokumentenmanagement auf einem neuen Niveau
Das Qualitätsmanagement ist geprägt von einem engen internationalen Zusammenspiel. Viele Dokumente werden bei TTI global erstellt und genutzt. Das Management von global sowie lokal genutzten Prozessbeschreibungen wird seit Anfang 2022 bei TTI, Inc. - Europe durch M-Files gelenkt. Dieser Prozess umfasst die Erstellung, Änderung, Genehmigung und Veröffentlichung aller Dokumente, die revisionssicher archiviert werden müssen und wird nicht nur von der Qualitätsabteilung in Anspruch genommen, sondern von allen Abteilungen im Unternehmen, die auf einen Freigabeprozess für Dokumente angewiesen sind. Dabei zahlen sich insbesondere die stringente Versionsverwaltung von M-Files und die Vermeidung von Duplikaten aus. "A Single Source of Truth" und die damit gestiegene Verlässlichkeit in den Prozessen ist insbesondere in der Montage nach definierten Stücklisten (BOM Fertigung) für ausgewählte Hersteller wichtig und sorgt für die notwendige Prozesstreue.
„Wir brauchten mehr Transparenz und Kontrolle über unsere Prozesse, Informationen und Dokumente für mehr Effizienz, Qualität und Kundenservice. Mit M-Files konnten wir das schnell erreichen.“
Vice President Quality & Compliance – Europe, TTI, Inc. - Europe
Von "Let's go digital!" zu "Let's go global!"
TTI, Inc. - Europe ist seit fast vier Jahren erfolgreich mit M-Files unterwegs. Und die Erfolgsgeschichte zieht seine Kreise. TTI Nordamerika (HQ Fort Worth TX) und TTI Asien (Global Office Singapore) werden sich 2024 der digitalen Transformation durch M-Files anschließen. Die erste globale M-Files Lösung wird der bereits in Europa etablierte Qualitätsprozess zur Dokumentenlenkung sein, gefolgt von weiteren Prozessen aus den Bereichen Sales und Product (z.B. Rebate, ESG, End-Use-Certificate). TTI, Inc. versteht, dass die Effizienz von Prozessen und Arbeitsabläufen die Grundlage bildet für den zukünftigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Cloud und Managed Service entlasten den Kunden
TTI, Inc. - Europe entschied sich für ein modernes Cloud Deployment und nutzt M-Files als Cloud Service. Das sorgt nicht nur für niedrige Kosten durch die Entlastung der IT-Administration vom Betrieb notwendiger Server und Systeme, sondern schafft auch direkten Zugang zu den Innovationen neuer Produktreleases. Zudem ist die Einbindung von anderen – auch internationalen – Standorten deutlich einfacher.
M-Files bietet im Rahmen eines Managed-Service-Vertrags darüber hinaus die Unterstützung durch dedizierte Spezialisten zur Beratung, die die individuelle Lösung bei TTI Europe in der Tiefe kennen. Sie können Anpassungen und Erweiterungen ohne vorherige Einarbeitung schnell, sicher und effizient umsetzen.
Die Ergebnisse Dank M-Files
Heute arbeiten mehr als 700 Mitarbeiter regelmäßig mit M-Files und nutzen es als zentrale Plattform für dokumentenzentrierte Prozesse. M-Files verwaltet Millionen von Objekten wie Kunden und Dokumente und bietet alle Informationen im jeweils richtigen Kontext an. Zahlreiche Geschäftsprozesse werden nun von entsprechenden Workflows in M-Files unterstützt.
Im Ergebnis verfügen alle Bereiche, die M-Files bereits einsetzen, über eine deutlich verbesserte Transparenz über ihre Prozesse und eine ganzheitliche Informationsbasis, die unterschiedlichste Sichten auf den gleichen Bestand ermöglicht. Die Abkehr von Papier reduzierte Kosten für Druck und Lagerhaltung. Die Durchlaufzeit für die zentralen Prozesse der Qualitätssicherung sank auf ein Drittel. Bei Zollprüfungen gibt es nun keine Beanstandungen und Strafen mehr, da die notwendigen Dokumente ordnungsgemäß vorgelegt werden können.
Insgesamt stieg die Produktivität durch M-Files nachhaltig und TTI Europe kann seinen Kunden einen noch besseren Service bieten.
„Mit dem Erfolg bei den Vertriebsprozessen, der Zollabwicklung und dem Qualitätsmanagement hat sich M-Files als zentrale Plattform etabliert und weitere Anwendungsgebiete stehen an. Die Kombination aus Cloud Service und Managed Services sorgt für schnelle Umsetzung und entlastet uns deutlich.“
Vice President Quality & Compliance – Europe, TTI, Inc. - Europe
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