Compliance-Management-Lösung
Eine Compliance-Management-Lösung kann die Dokumentenkontrolle verbessern
Für Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind, ist die Verwaltung von Informationen, Daten und Dokumenten ein wichtiger Bestandteil der Einhaltung von Vorschriften. Doch die Verwaltung von Unternehmensdaten kann eine enorm komplexe und verwirrende Aufgabe sein. Und wenn man bedenkt, dass viele Unternehmen immer noch auf manuelle Prozesse für das Weiterleiten, Ablegen und Organisieren von Compliance-kritischen Dokumenten angewiesen sind, kann man sich leicht vorstellen, wie überwältigend die Aufgabe der korrekten Handhabung von Dokumenten sein kann.
Eine erstklassige Compliance-Management-Lösung kann Unternehmen dabei helfen, die lähmenden Geldstrafen und Haftungsprobleme zu vermeiden, die sich aus der Nichteinhaltung von Daten- und Dateiverwaltungsanforderungen ergeben. Die richtige Compliance-Management-Technologie kann automatisch Richtlinien durchsetzen, Dokumente sichern und sicherstellen, dass Dateien so erstellt, gespeichert, verwendet und aufbewahrt werden, dass sie den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Als intelligente Informationsmanagement-Plattform der nächsten Generation bietet M-Files eine Compliance-Management-Lösung, die das Dokumentenmanagement und das Risikomanagement in Unternehmen erheblich vereinfacht. Mit M-Files können Unternehmen Dokumente einfach verwalten, wichtige Prozesse automatisieren und Informationen sicher und kontrolliert aufbewahren.
Mehr Kontrolle über Dokumente und Prozesse
Sichern Sie Ihre Daten und setzen Sie Richtlinien im gesamten Unternehmen mit M-Files durch.
Verwaltung von Dokumenten zur leichteren Einhaltung von Vorschriften
M-FilesDer metadatenbasierte Ansatz zur Organisation von Dokumenten macht es zu einer idealen Lösung für das Compliance-Management. M-Files bietet eine Reihe von Funktionen, die Organisationen in stark regulierten oder dokumentenintensiven Bereichen wie dem juristischen Dokumentenmanagement helfen, die Einhaltung von Vorschriften zu vereinfachen und gleichzeitig Dokumente vor Diebstahl, Verstößen, Lecks oder versehentlicher Offenlegung zu schützen.
Automatisierte Arbeitsabläufe
Viele Dokumente sind Teil von Standard-Workflows, die die Erstellung, Überprüfung, Bearbeitung, Genehmigung und Unterzeichnung umfassen. Dokumente wie unterzeichnete Verträge können Teil eines Workflows werden, der sicherstellt, dass bestimmte Bestimmungen und Vereinbarungen im Vertrag eingehalten werden. M-Files kann diese Workflows automatisieren, um sicherzustellen, dass jeder Schritt des Prozesses ordnungsgemäß ausgeführt wird und dass Dokumente und Prozesse in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften behandelt werden. Anhand der Metadaten eines Dokuments kann M-Files jedes Dokument automatisch in die nächste Phase eines Workflows leiten, mit den relevanten Parteien über erforderliche Aktionen kommunizieren, bei Bedarf Erinnerungen ausgeben und jeden Schritt auf dem Weg dokumentieren.
Dynamische Berechtigungen
M-Files verwendet strenge Berechtigungen, um festzulegen, wer Zugriff auf ein beliebiges Dokument hat. Die Zugriffsberechtigungen können nach Benutzer, Gruppe, Rolle und beliebigen Metadateneigenschaften gesteuert werden.
Vollständige Prüfpfade
Als Compliance-Management-Lösung kann M-Files auf einfache Weise einen Prüfpfad für jedes Dokument erstellen, aus dem hervorgeht, wer auf das Dokument zugegriffen hat und welche Aktionen er damit durchgeführt hat.
Lösungen für das Risikomanagement
M-Files deckt alle in einem Unternehmen vorhandenen Inhalte auf und bietet die für die Risikobestimmung erforderliche operative Übersicht. M-Files sorgt für abteilungsübergreifende Transparenz und reduziert Informationssilos, damit Unternehmen einen besseren Überblick über die von ihnen kontrollierten Dokumente und die damit verbundenen Risiken erhalten.
M-Files: eine intelligentere Art, Dokumente zu verwalten
M-Files ist eine KI-gestützte Plattform, die eine intelligentere Art der Verwaltung von Dokumenten, Inhalten und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ermöglicht.
Im Gegensatz zu anderen Enterprise-Content-Management-Systemen organisiert M-Files die Dokumente nach ihrem Inhalt und nicht nach ihrem Speicherort. M-Files stellt Verbindungen zu allen Dokumenten innerhalb einer Organisation her, unabhängig davon, wo sie sich befinden, und weist Metadaten zu, die das Auffinden und die Nutzung der Dokumente erleichtern. Die Metadaten eines Datensatzes können Informationen darüber enthalten, was in dem Dokument enthalten ist, wer es erstellt hat, zu welchem Kunden oder Projekt es gehört und was als Nächstes mit ihm geschehen soll.
In M-Files ermöglichen Metadaten es den Nutzern, die gewünschten Informationen zu finden, indem sie einfach ein paar Worte über das Gesuchte in die Suchleiste von M-Files eingeben. Sie müssen sich nicht mehr daran erinnern, wie eine Datei benannt wurde oder wo sie gespeichert war. Mit M-Files können die Mitarbeiter jedes Dokument oder jede Gruppe von Dokumenten innerhalb von Sekunden finden. M-FilesDie KI-gestützte Technologie kann sogar vorhandene Repositories und ältere Archive durchsuchen, um relevante Dokumente zu finden, ihren Inhalt zu analysieren und ihnen automatisch Metadaten zuzuweisen, die sie leicht auffindbar und für alle autorisierten Benutzer sichtbar machen. Beeindruckend ist, dass M-Files all dies tut, ohne dass die Dokumente in ein zentrales Repository migriert werden müssen. Stattdessen stellt M-Files eine Verbindung zu Dokumenten her, unabhängig davon, wo sie sich befinden - in Netzwerkordnern, SharePoint, CRM Systemen, Cloud-Speichern oder anderen Unternehmenssystemen -, um eine zentrale und einheitliche Ansicht der Informationen innerhalb eines Unternehmens zu bieten.
Merkmale der Plattform M-Files
Neben der Funktion als Compliance-Management-Lösung bietet M-Files eine umfassende Reihe von Funktionen, die es zu einer der leistungsfähigsten Informationsmanagement-Plattformen auf dem Markt machen.
Informationen für die Arbeitnehmer auf Knopfdruck
Mit M-Files können die Benutzer jede Datei schnell und einfach finden, so dass die stundenlange Suche nach Informationen oder das Reproduzieren von Dateien, die nicht gefunden werden können, ein Ende hat.
Mobiler Zugang
M-Files kann über einen Desktop-, Web- oder Mobil-Client aufgerufen werden, so dass Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, und Mitarbeiter an entfernten Standorten problemlos auf die Informationen zugreifen können, die sie zur Erledigung ihrer Arbeit benötigen.
Ein Exemplar jedes Dokuments
M-Files macht Schluss mit Versionsalbträumen, die von Mitarbeitern verursacht werden, die ständig E-Mail-Anhänge hin- und herschicken. Mit M-Files gibt es nur eine maßgebliche Kopie eines Dokuments, auf die Mitarbeiter, Partner, Kunden und andere Beteiligte über einen sicheren Link zugreifen können.
Einfache Koautorenschaft
Mehrere Benutzer können Dateien problemlos gemeinsam verfassen und Dokumente gleichzeitig bearbeiten, mit Anmerkungen versehen oder kommentieren.
Vertraute Werkzeuge
Die Mitarbeiter können ihre bevorzugten täglichen Tools wie Microsoft Teams oder Salesforce verwenden, um ihre Dokumente in M-Files zu verwalten.
Wie M-Files Ihre Daten sicher hält
M-Files bietet Schutz auf Unternehmensebene, um die Sicherheit und den Datenschutz von Dokumenten und Daten zu gewährleisten.
Verschlüsselung
M-Files verschlüsselt Netzwerkdateien, während sie über ein Netzwerk übertragen werden und während sie im Speicher ruhen, und verhindert so den unbefugten Zugriff auf Informationen.
Zugangsrechte
M-Files setzt dynamische Zugriffsrechte ein, die auf dem Dokumententyp, dem Projekt, dem Fall oder dem Workflow-Status des Dokuments basieren. Die Zugriffsrechte können auch durch Rollen und Arbeitsgruppen bestimmt werden. Die Berechtigungen ändern sich automatisch, wenn es Änderungen in der Organisation oder in den Arbeitsgruppen gibt.
Druck- und Downloadschutz
Das Drucken und Herunterladen von Dokumenten kann deaktiviert werden, ebenso wie das Anfertigen von Screenshots aus einer mobilen Anwendung.
Automatischer Prüfpfad
M-FilesDie Compliance-Management-Lösung bewahrt automatisch ältere Versionen eines Dokuments auf, so dass bei Bedarf problemlos zu einer früheren Version zurückgekehrt werden kann. Check-in- und Check-out-Funktionen verfolgen, wann ein Dokument bearbeitet wird und wer Änderungen vornimmt, und schaffen so einen lückenlosen Prüfpfad für den Lebenszyklus eines Dokuments.
Warum sollten Sie M-Files zu Ihrer Compliance-Management-Lösung machen?
M-Files ist die ideale Plattform für alles, von der Dokumentenverwaltung in Buchhaltungen und Anwaltskanzleien bis hin zum Enterprise Content Management für Unternehmen in anderen stark regulierten Branchen. Durch die einfachere Auffindbarkeit und Nutzung von Informationen steigert M-Files die Produktivität von Wissensarbeitern, bietet ein nahtloses digitales Erlebnis, stärkt die Zusammenarbeit und reduziert Geschäftsrisiken.
M-Files ist eine hochgradig konfigurierbare Plattform, die sich leicht an die Bedürfnisse bestimmter Unternehmen, Branchen und Anwendungsfälle anpassen lässt. APIs und Integrationen zu Line-of-Business-Lösungen, anderen Archiven und älteren ECM-Plattformen sorgen dafür, dass M-Files nahtlos mit einem bestehenden Technologie-Stack zusammenarbeitet. M-Files ermöglicht es den Mitarbeitern sogar, ihre bevorzugten Tools wie Microsoft Teams oder Salesforce weiter zu nutzen, anstatt zu einer neuen Plattform wechseln zu müssen.
Eine Vielzahl von Lösungsvorlagen bietet Best Practices für verschiedene Anwendungsfälle, damit Unternehmen bei der Implementierung intelligenter Informationsmanagementpläne nicht bei Null anfangen müssen. Und Add-Ins von Drittanbietern bieten zusätzliche Funktionen, mit denen Unternehmen ihre M-Files Bereitstellung weiter anpassen können.
Wie kann M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigern?
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
