Vertragsmanagement
Automatisieren Sie die Vertragsverwaltung mit M-Files.
Effizienzsteigerung und Risikominimierung mit M-Files Vertragsmanagement-Lösungen
Verträge sind das Herzstück des Geschäftsbetriebs und regeln Ihre Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Partnern. Wenn Sie jedoch noch keine Software zur Automatisierung der Vertragsverwaltung eingeführt haben, verlieren Sie möglicherweise viel Zeit durch Ineffizienz und lassen Ihr Unternehmen Risiken und Chancen entgehen.
M-Files kann helfen. Unsere intelligente Informationsmanagement-Technologie dient als leistungsstarke Softwarelösung für das Vertragsmanagement, die Arbeitsabläufe im Vertragsmanagement beschleunigt, sensible Informationen in Verträgen schützt und dabei hilft, die Vertragsbedingungen zum Vorteil Ihres Unternehmens durchzusetzen.
Zentralisieren Sie Ihr Vertragslager
Sehen Sie sich an, wie Sie mit M-Files Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus - von der Erstellung bis zur Archivierung - digital verwalten und kontrollieren können.
Die Herausforderungen des Vertragsmanagements
Eine erstklassige Softwarelösung für das Vertragsmanagement kann mehrere der größten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Abwicklung von Verträgen bewältigen.
Auffinden von Dokumenten
Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen speichern oft Versionen von Verträgen auf ihren eigenen Geräten oder in ihren E-Mail-Speichern. Mit einer Vertragsmanagementlösung kann sichergestellt werden, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf die Verträge haben und dass nur die aktuellsten Versionen gespeichert werden.
Unbefugter Zugriff
Verträge enthalten häufig sensible Daten oder personenbezogene Informationen, die bei Offenlegung Schaden anrichten könnten. Die Technologie für die Vertragsverwaltung kann den Zugriff auf Dokumente durch Benutzerzugriffsberechtigungen kontrollieren, die sicherstellen, dass nur die richtigen Personen eine Datei öffnen können.
Überwachung von Verträgen
Zu viele Unternehmen verlassen sich bei der Überwachung wichtiger Vertragsfristen auf rudimentäre Methoden wie Kalendererinnerungen und Checklisten. Ein effektives Vertragsmanagement-Tool bietet einen umfassenderen Ansatz zur Überwachung von Fristen und der Einhaltung von Vertragsbestimmungen.
Unbeabsichtigter Verfall
Wenn Verträge unbeabsichtigt auslaufen, können die Kosten und Risiken für das Unternehmen erheblich sein. Die Vertragsverwaltungstechnologie kann dazu beitragen, dieses Risiko zu vermeiden, indem sie Verfahren zur Vertragserneuerung rechtzeitig vor dem Auslaufen einleitet.
Ineffiziente Arbeitsabläufe
Viele Vertragsabläufe sind manuelle Prozesse, die fehleranfällig und chaotisch sind, wenn die Menge der Verträge überhand nimmt. Vertragsmanagement-Software kann die Erstellung, Prüfung, Genehmigung und Unterzeichnung von Verträgen automatisieren, um die Produktivität zu steigern und die Einhaltung von Preisen zu gewährleisten.
M-Files Bietet einen intelligenteren Weg zur Verwaltung von Verträgen
M-Files ist eine intelligente Informationsmanagement-Plattform, die leistungsstarke Tools für das Vertragsmanagement bietet. M-FilesCloud-Dokumentenmanagement-Tools bieten mehrere Schlüsselfunktionen, die für mehr Effizienz, Klarheit und Sicherheit bei der Erstellung und Ausführung von Verträgen sorgen können.
Eine bessere Art, Dokumente zu speichern
Als innovatives Dokumentenmanagementsystem verwendet M-Files einen "Was"-Ansatz für die Speicherung von Dokumenten anstelle eines "Wo"-Ansatzes. M-Files versieht jedes Dokument mit Metadaten, die den Inhalt, den Zweck, den Arbeitsablauf, die Daten und die mit dem Datensatz verbundenen Personen beschreiben. Anstatt an bestimmten Orten nach Dokumenten zu suchen, können die Mitarbeiter das, was sie brauchen, ganz einfach finden, indem sie ein paar Worte über das, was sie suchen, in die Suchleiste von M-Files eingeben. Auf diese Weise können Verträge und Dokumente dort verbleiben, wo sie sich gerade befinden - im Netzwerkspeicher, in E-Mail-Archiven, in ERP-Systemen oder in anderen Anwendungen und Plattformen - und müssen nicht in einen zentralen Datenspeicher migriert werden.
Schnellere Suche und Abrufe
Mit M-Files können Sie jeden Vertrag innerhalb von Sekunden finden, indem Sie einfach nach dem Namen des Auftragnehmers, der Art der beauftragten Arbeit, einer Rechnungs- oder Auftragsnummer oder nach anderen relevanten Informationen suchen.
Automatisierte Arbeitsabläufe
M-Files führt Verträge durch digitale Arbeitsabläufe, um Prüfungen, Unterschriften und die Archivierung ausgeführter Dokumente zu beschleunigen. M-Files kann auch Zuweisungen und Benachrichtigungen an Mitarbeiter ausgeben, wenn Maßnahmen erforderlich sind, und Updates über den Status von Verträgen in jeder Phase ihres Lebenszyklus bereitstellen.
Verstärkte Sicherheit
M-Files bietet Verschlüsselung auf Unternehmensebene und verwendet strenge Berechtigungen, um festzulegen, wer auf der Grundlage von Rolle, Gruppe, Projekt, Dokumenttyp und anderen Kriterien auf Verträge zugreifen darf.
Vorteile des Vertragsmanagements mit M-Files
Fehler beseitigen
Verwenden Sie die neueste Version der Vorlagen zusammen mit Daten aus anderen Systemen wie CRM und ERP-Technologie, um fehlerfreie Verträge zu erstellen.
Kontrolle über Dateien behalten
Strenge Sicherheitsvorkehrungen, automatische Berechtigungen, ein vollständiger Prüfungsverlauf und Versionskontrolle tragen zum Schutz sensibler Informationen bei und minimieren das Risiko und mögliche Strafen.
Elektronische Signaturen aktivieren
Integrationen mit gängigen eSignatur-Technologien machen es einfach, Verträge schnell und effizient mit nur wenigen Klicks auszuführen.
Durchsetzung der Vertragsbedingungen
Richten Sie Arbeitsabläufe ein, um Vertragsbedingungen zu überwachen und die richtigen Personen zu benachrichtigen, wenn Meilensteine erreicht werden, Maßnahmen erforderlich sind oder Probleme auftreten.
Vereinfachen Sie Erneuerung und Archivierung
Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn Verträge auslaufen, und initiieren Sie automatisierte Workflows für die Erneuerung oder Archivierung.
Größere Sichtbarkeit
M-Files bietet einen vollständigen Einblick in Verträge und Prozesse und stellt Verträge in einen Kontext mit zugehörigen Informationen wie Korrespondenz, Bedingungen, Daten, Kunden- oder Lieferanteninformationen und anderen Daten, die zur Verbesserung des Vertragsmanagements beitragen können.
Verbesserte Effizienz
Nahtloser Übergang der Verträge von der Erstellung bis zur Unterzeichnung bei gleichzeitiger Minimierung des Arbeitsaufwands für die Mitarbeiter.
M-Files Wissen Arbeitsautomatisierung Capability Maturity Model
Transformieren Sie Ihr Unternehmen mit M-Files, dem führenden Anbieter von Knowledge Work Automation. Lassen Sie uns Ihnen helfen, Ihren digitalen Reifegrad zu bewerten und Ihren Weg zum Erfolg zu finden.
Arbeiten mit vertrauten Tools
Mit M-Files können Ihre Mitarbeiter Verträge mit ihren bevorzugten Tools wie Outlook, Gmail und SharePoint erstellen und verwalten. M-Files lässt sich problemlos in die meisten gängigen Geschäftsanwendungen integrieren, sodass Ihre Mitarbeiter kein neues Tool erlernen oder sich an eine neue Plattform gewöhnen müssen, um die Vertragsverwaltung zu verbessern. Mit M-Files können Ihre Mitarbeiter auf relevante, aktuelle und genaue Informationen zugreifen, unabhängig davon, wo und in welchem Format sie gespeichert sind.
Die mobile Kundenbasis von M-Files macht es den Arbeitnehmern leicht, Verträge zu verwalten, egal wo sie sind - zu Hause, beim Kunden oder unterwegs.
Wie M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigert
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Warum Verträge mit M-Files verwalten?
M-Files bietet eine intelligentere Art zu arbeiten. M-Files macht es einfacher, die richtigen Dokumente zu finden, auf sie zuzugreifen und sie mit den richtigen Personen zu teilen. Dadurch werden Frustration, Zeitverschwendung und Geschäftsrisiken durch unzugängliche Informationen vermieden. Durch die Automatisierung dokumentenbasierter Arbeitsabläufe trägt M-Files zur Rationalisierung und Vereinfachung von Routineaufgaben bei, so dass sich die Mitarbeiter auf die wichtigen, hochqualifizierten Aufgaben konzentrieren können, die zu besseren Ergebnissen und höherer Arbeitszufriedenheit führen.
Die Zusammenarbeit ist mit M-Files einfacher. Anstatt Anhänge per E-Mail hin- und herzuschicken, können Kollegen einen Link zu einer einzigen, maßgeblichen Version eines Dokuments freigeben, mit dem alle arbeiten und das sie kommentieren können. Sichere Kundenportale erleichtern den Austausch von Informationen und Prozessen mit Personen außerhalb des Unternehmens. Mit M-Files' Integrationen und APIs können Mitarbeiter die Plattform mit den von ihnen bevorzugten Geschäfts- und Produktivitätstools nutzen, anstatt ein neues System zu erlernen.
M-Files wird in der Cloud, vor Ort oder als Hybridlösung eingesetzt und von Tausenden von Unternehmen in mehr als 100 Ländern weltweit genutzt.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
