Datenverwaltung
Erhöhen Sie den Wert und die Sichtbarkeit von Daten durch bessere Data Governance
Im heutigen Geschäftsleben sind Informationen wichtiger und problematischer denn je. Gartner1 geht davon aus, dass Informationen allein heute mindestens 20 bis 25 % des Wertes eines Unternehmens ausmachen. Unternehmen nutzen Daten, um auf jeder Betriebsebene bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, von der Verbesserung des Kundenerlebnisses über die Steigerung der Effizienz bis hin zur Erkennung von Marktchancen.
Dennoch ist die Verwaltung von Informationen heute schwieriger geworden, da das Volumen der Unternehmensdaten exponentiell zunimmt. Die Unternehmen sind insgesamt mit Billionen von Speicher- und Verwaltungskosten für Daten belastet, die überflüssig, veraltet oder unzugänglich sind und deren Wert nicht bekannt ist2.
Eine überragende Data Governance ist der Schlüssel zu einer besseren Sichtbarkeit der Daten und einer höheren Wertschöpfung aus ihnen. Traditionell war Data Governance mit der Verwaltung von Risiken befasst. In der heutigen informationszentrierten Welt benötigen Unternehmen jedoch Lösungen für die Verwaltung von Unternehmensdaten, mit denen sie sicherstellen können, dass sie den größten Nutzen aus ihren umfangreichen Investitionen in Informationen ziehen.
M-Files kann helfen. Durch die Vereinfachung des Auffindens, des Zugriffs, der gemeinsamen Nutzung und der Verwaltung von Informationen vereinfacht M-Files die Aufgaben der Data Governance und steigert gleichzeitig die Produktivität von Wissensarbeitern, ermöglicht Geschäftskontinuität und verringert Geschäftsrisiken.
Sofortiger Zugriff auf die benötigten Informationen
Sehen Sie sich an, wie M-Files die Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und all Ihren Inhalten vereinfacht - von der Erstellung bis zur Entsorgung.
Die Schlüssel zu einer hervorragenden Data Governance
Bei der Arbeit mit einer intelligenten Datenverwaltungslösung wie M-Files gibt es mehrere wesentliche Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um die Effektivität der Datenverwaltung zu verbessern.
Einrichten eines Data-Governance-Teams
Konzentrieren Sie sich darauf, den Mitarbeitern ein besseres Verständnis dafür zu vermitteln, wie die Verwaltung, die Kontrolle und der Schutz von Informationen das Unternehmen verbessern und gleichzeitig ihre Arbeit erleichtern. Ein Data-Governance-Team sollte die oberste Führungsebene, wichtige Interessengruppen und IT-Administratoren umfassen.
Bessere Einsicht in vorhandene Datenbestände
Um mehr Wert aus den Daten zu ziehen und gleichzeitig die Risiken und Kosten zu minimieren, müssen Unternehmen genau wissen, wo sich die Daten befinden, was sie sind und welchen Wert und welches Risiko sie darstellen. Die Durchführung eines Informations-Audits kann dazu beitragen, Daten in jedem System und jedem Repository besser zu verstehen und zu klassifizieren. Auf diese Weise lässt sich feststellen, welche Daten weiterhin geschützt und gespeichert werden sollten und welche weggeworfen oder vernichtet werden können. Ein Audit kann auch wertvolle Daten aufdecken, die bisher ungenutzt geblieben sind.
Beseitigen Sie, was Sie nicht brauchen
Starke Data-Governance-Richtlinien beseitigen "ROT" - überflüssige, veraltete und triviale Daten, die viel Speicherplatz beanspruchen und Prozesse verlangsamen können. Einigen Schätzungen zufolge wird ein Drittel der Daten, die ein durchschnittliches Unternehmen besitzt, nie von Nutzen sein3, und weitere 50 % gelten als "dunkle Daten" - Informationen, die entweder unbekannt oder unzugänglich sind4.
M-Files: eine intelligentere Art, Daten zu verwalten
M-Files ist eine intelligente Informationsmanagement-Plattform der nächsten Generation, die Unternehmen und Einzelpersonen dabei hilft, Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus effektiver zu finden und zu nutzen. Mit der KI-gestützten Technologie von M-Files lassen sich Dokumente, Dateien und Aufzeichnungen von der Erstellung bis zur Archivierung oder Löschung einfach verwalten. Die Verwaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und die Sicherung sensibler Daten ist mit M-Files einfacher, und automatisierte Workflows helfen, die Datenqualität zu erhalten und menschliche Fehler zu reduzieren. Am beeindruckendsten ist vielleicht, dass M-Files eine einzige Schnittstelle bietet, über die jeder alle für ihn wichtigen Informationen finden kann - unabhängig davon, wo sie sich im Unternehmen befinden.
Und so funktioniert's. Im Gegensatz zu herkömmlichen Technologien für die Verwaltung von Dokumenten oder Unterlagen erstellt M-Files kein zentrales Repository und erfordert keine teure und zeitaufwändige Datenmigration. Stattdessen nutzt M-Files künstliche Intelligenz, um alle Dokumente und Informationen auf jeder Plattform und in jedem Datenspeicher zu suchen, zu identifizieren und zu verknüpfen und sie zu analysieren, um ihren Wert und Kontext zu ermitteln. M-Files versieht dann jede Datei mit Metadaten, die das Auffinden auf der Grundlage ihres Inhalts erleichtern. So müssen die Mitarbeiter nie wissen, wo eine Datei gespeichert ist. Stattdessen können sie einfach ein paar Worte über das, was sie suchen, in die Suchleiste von M-Files eingeben und werden in Sekundenschnelle mit ihren Dokumenten verbunden.
M-Files macht Informationen nicht nur leichter auffindbar, sondern unterstützt auch die Data Governance durch die Automatisierung von Dokumenten-Workflows. Durch die automatische Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus rationalisiert M-Files Prozesse, vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften, minimiert menschliche Fehler und erhöht die Effizienz, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass Unternehmen den Wert ihrer Daten maximieren.
Merkmale der Plattform M-Files
Die Plattform M-Files bietet alle Werkzeuge, die Sie für eine effektivere Datenverwaltung benötigen.
Eine einheitliche Sichtweise
Mit M-Files können Sie alles an einem Ort sehen. Von Dokumenten, E-Mails und Analysedaten bis hin zu Kundendaten, Auftragsnummern und Projekten erhalten Sie eine einheitliche Ansicht der Datenbestände, selbst wenn diese in verschiedenen Archiven oder Systemen gespeichert sind.
Schnelles Suchen und Abrufen
In einer Zeit, in der viele Arbeitnehmer bis zu 30 % ihres Arbeitstages mit der Suche nach den richtigen Informationen verbringen,5 ermöglicht M-Files den Mitarbeitern, die benötigten Dokumente innerhalb von Sekunden zu finden.
Mobiler Zugang
Auf alle Inhalte, die mit M-Files verbunden sind, kann mit einem mobilen Gerät zugegriffen werden, unabhängig davon, in welchem System oder Repository sie sich befinden. Die Mitarbeiter können Dokumente direkt von ihren Smartphones oder Tablets aus überprüfen, genehmigen und unterzeichnen.
Keine Silos mehr
Durch die Verknüpfung von Daten im gesamten Unternehmen bricht M-Files effektiv Datensilos auf und optimiert die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen nutzen und einen Mehrwert daraus ziehen.
Hervorragendes Vertragsmanagement
M-FilesVertragsmanagement-Software kann Verträge von der Erstellung bis zur Unterzeichnung verwalten und den Prozess der Überprüfung, Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten automatisieren.
Größere Sicherheit
M-FilesDie Dateiverwaltungstechnologie schützt Dokumente durch Verschlüsselung auf Unternehmensebene und dynamische Zugriffsrechte, die sicherstellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf ein bestimmtes Dokument haben.
Automatisierte Arbeitsabläufe
M-Files automatisiert dokumentenintensive Prozesse, um die tägliche Arbeit zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.
Vorteile für den digitalen Arbeitsplatz
M-Files bietet eine Reihe von Vorteilen für den digitalen Arbeitsplatz.
Leichtere Zusammenarbeit
Data Governance erfordert Sichtbarkeit und Kontrolle der Daten im gesamten Unternehmen. In vielen Unternehmen sind die Daten jedoch in Silos untergebracht, die nicht miteinander verbunden und zwischen den Abteilungen nicht sichtbar sind. Durch die Verknüpfung von Daten, um eine einheitliche Sicht auf Dokumente zu ermöglichen, unabhängig davon, wo sie sich befinden, beseitigt M-Files die Notwendigkeit, Data Governance in einzelnen Abteilungen, Anwendungen oder Systemen im Detail zu verwalten.
Sicherer Informationsaustausch
M-FilesKundenportal-Software ermöglicht es Unternehmen, sichere Kundenportale zu erstellen, in denen Kunden, Partner und Lieferanten rund um die Uhr auf alle benötigten Informationen zugreifen können. M-FilesKundenportale lassen sich leicht an die Bedürfnisse der einzelnen Kunden anpassen, mit einem eigenen Branding versehen und personalisieren. Kunden können ihr Portal nutzen, um auf Dokumente, Prozesse, Personen und Gespräche zuzugreifen, die dazu beitragen, ein hervorragendes Kundenerlebnis zu schaffen.
Erhöhte Sicherheit
M-Files verwendet Verschlüsselung, um Dateien während der Übertragung und im Ruhezustand zu schützen. Metadatengesteuerte Benutzerzugriffsrechte stellen sicher, dass nur die richtigen Personen Zugang zu den Dokumenten haben.
Die Vorteile von Data Governance mit M-Files
Leichtere Datenverwaltung
Data Governance erfordert Sichtbarkeit und Kontrolle der Daten im gesamten Unternehmen. In vielen Unternehmen sind die Daten jedoch in Silos untergebracht, die nicht miteinander verbunden und zwischen den Abteilungen nicht sichtbar sind. Durch die Verknüpfung von Daten, um eine einheitliche Sicht auf Dokumente zu ermöglichen, unabhängig davon, wo sie sich befinden, beseitigt M-Files die Notwendigkeit, Data Governance in einzelnen Abteilungen, Anwendungen oder Systemen im Detail zu verwalten.
Datenwildwuchs eindämmen
Je größer die Menge an Informationen wird, desto schwieriger wird es, sie zu finden. Ein durchschnittliches Unternehmen verwendet nicht weniger als vierContent-Management-Systeme6 , so dass es für die Mitarbeiter schwierig ist, sich bei der Suche nach den benötigten Dokumenten zu merken, wo diese gespeichert sind. Um dieses Problem zu bekämpfen, verwendet M-Files einen metadatengesteuerten Ansatz für die Dokumentenverwaltung, der es einfach macht, Dokumente überall im Unternehmen zu finden, und zwar auf der Grundlage der darin enthaltenen Informationen und nicht ihres Speicherorts.
Keine Doppelarbeit mehr
Die Duplizierung von Dokumenten ist ein Alptraum für die Datenverwaltung. Duplikate führen unweigerlich zu Fehlern, verpassten Gelegenheiten und Ineffizienz, da die Mitarbeiter versuchen festzustellen, welche Datei die aktuellste ist. M-Files beseitigt das Problem der Duplikate, indem es eine Kopie für jedes Dokument erstellt und einen Link bereitstellt, über den die Benutzer darauf zugreifen können, um es zu bearbeiten, zu kommentieren, zu genehmigen und zu unterzeichnen. Änderungen an einem Dokument werden automatisch in den historischen Versionen aufgezeichnet, so dass ein vollständiger Prüfpfad darüber entsteht, wer wann was an einem Dokument geändert hat.
Zentralisierter Lebenszyklus von Dokumenten
Während des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten ändert M-Files die Metadaten, um den Dokumentstatus zu aktualisieren, Workflows auszuführen und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.
Warum M-Files wählen?
Tausende von Unternehmen in mehr als hundert Ländern nutzen M-Files , um Informationen und Dokumente effektiver zu verwalten. M-Files ermöglicht es den Mitarbeitern, die benötigten Dokumente schnell zu finden, auf sie zuzugreifen und sie gemeinsam zu nutzen, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind, wobei nur die Personen Zugriff darauf haben, die sie benötigen. Intelligente, automatisierte dokumentenbasierte Workflows helfen, Routineaufgaben zu rationalisieren und zu vereinfachen, so dass sich die Mitarbeiter auf wichtige Aufgaben konzentrieren können, was die Produktivität und Arbeitszufriedenheit erhöht.
M-Files ist eine hochgradig konfigurierbare Plattform, die leicht an spezifische Anwendungsfälle angepasst werden kann. Integrationen und APIs bedeuten, dass M-Files mit gängigen Anwendungen und Produktivitätssuiten verwendet werden kann, so dass die Mitarbeiter die Vorteile von M-Files nutzen und gleichzeitig mit ihren bevorzugten Tools weiterarbeiten können. M-Files kann in der Cloud, vor Ort oder als Hybridlösung bereitgestellt werden.
Wie kann M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigern?
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
