Verwaltung der Daten

Datenmanagement mit KI verändern

Die Datenverwaltung ist heute eine geschäftskritische Priorität. Unternehmen sind in hohem Maße auf Informationen angewiesen - von der Verbesserung des Kundendienstes und der Marketingeffizienz bis hin zur Ermittlung von Chancen und der Optimierung von Geschäftsprozessen. Durch die Gewährleistung der Qualität, Sicherheit und Zugänglichkeit von Informationen trägt das Datenmanagement zu besseren Geschäftsergebnissen bei.

Künstliche Intelligenz (KI) verändert heute das Datenmanagement, indem sie ineffiziente, papiergebundene Arbeitsabläufe eliminiert und viele Routineaufgaben automatisiert. Durch den Einsatz von KI-gestützter Technologie können Unternehmen die Effektivität und Effizienz in allen Bereichen verbessern, von der Rekrutierung und dem Vertragsmanagement bis hin zur Rechnungsbearbeitung, dem Compliance-Management, der Verwaltung von Unterlagen, der Datenverwaltung und dem Lebenszyklusmanagement.

Der Schlüssel zur Verwaltung von Daten mit künstlicher Intelligenz liegt in der Wahl der richtigen Informationsmanagementlösung. Aus diesem Grund haben sich so viele Unternehmen weltweit für die intelligente Informationsmanagement-Plattform der nächsten Generation von M-Files entschieden.

Sofortiger Zugriff auf die benötigten Informationen

Sehen Sie sich an, wie M-Files die Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und all Ihren Inhalten vereinfacht - von der Erstellung bis zur Entsorgung.

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Wie KI die Datenverwaltung effizienter macht

Künstliche Intelligenz kann die Effizienz, Qualität und Sicherheit von Datenverwaltungspraktiken auf verschiedene Weise drastisch verbessern.

Prozesse automatisieren

Bei der Digitalisierung von Dokumenten können KI-gestützte Systeme dabei helfen, Dateien zu kategorisieren und zu kennzeichnen, damit sie leichter zu finden und zu identifizieren sind. Einige Systeme setzen voreingestellte Regeln durch, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sich die Zeit nehmen, die Dateien zu kennzeichnen, während sie sie digitalisieren. Überlegene Datenverwaltungstechnologie analysiert und kennzeichnet Dateien automatisch.

Beschleunigung der Business Intelligence

KI-gestützte Analysen können in großen Datensätzen nach Mustern suchen und diese erkennen, um Chancen und Bedrohungen zu identifizieren und Trends und Anomalien zu erkennen.

Unstrukturierte Daten durchsuchbar machen

Ein Großteil der Informationen, die Unternehmen heute generieren, ist unstrukturiert. Daten wie Dokumente, E-Mails, Präsentationen, Audio- und Videodateien, Bilder und soziale Inhalte sind alles Beispiele für unstrukturierte Daten, die sich nur schwer zusammenfassen und analysieren lassen. KI-gestützte Datenmanagement-Tools können diese unstrukturierten Dateien in strukturierte Daten umwandeln, die neue Erkenntnisse liefern und Daten besser verfügbar und wertvoller machen.

Rationalisierung der Erstellung von Dokumenten

Bei der Erstellung neuer Dokumente kann künstliche Intelligenz Arbeitsabläufe initiieren und automatisieren, die einen Großteil der Arbeit mit Vorlagen erledigen. KI-gestützte Vertragsverwaltungssoftware kann beispielsweise einen Großteil der schweren Arbeit übernehmen, wenn es darum geht, einen neuen Vertrag zu erstellen und ihn durch den richtigen Workflow zu leiten.

Gewährleistung der Sicherheit

KI-gestützte Systeme können Dokumente automatisch nach sensiblen Daten und personenbezogenen Informationen durchsuchen und mögliche Probleme aufzeigen. Die Systeme können auch ungewöhnliche Anfragen erkennen und böswillige oder unbeabsichtigte Lecks aufspüren, die eine Bedrohung für die Datensicherheit darstellen könnten.

Verbesserte Datenqualität

Intelligente Dokumenten- oder Dateiverwaltungssysteme können dazu beitragen, redundante Dateien zu beseitigen, Dateneingabefehler zu erkennen und zu verhindern, dass Dokumente falsch abgelegt werden.

M-Files: eine KI-gestützte Informationsmanagement-Plattform

M-Files bietet eine intelligente Datenmanagement-Plattform, die auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen basiert. Durch die einfachere Auffindbarkeit von Informationen und die Automatisierung von dokumentenintensiven Prozessen trägt M-Files dazu bei, die Unternehmensleistung zu verbessern und die Sicherheit und Qualität von Dokumenten und Daten zu gewährleisten.

M-Files verfolgt einen einzigartigen Ansatz für die Verwaltung und Organisation von Dokumenten. Im Gegensatz zu herkömmlichen ECM-Systemen (Enterprise Content Management) oder Records-Management-Technologien müssen bei M-Files Dokumente und Daten nicht in ein neues, zentrales Repository verschoben werden. Stattdessen nutzt M-Files KI-Technologien, um Dokumente im gesamten Unternehmen zu suchen und zu finden, unabhängig davon, wo sie sich befinden - in Netzwerkordnern, auf File-Sharing-Diensten, in CRM oder ERP-Systemen, auf SharePoint oder in anderen Geschäftsanwendungen und Datenspeichern. M-Files stellt Verbindungen zu jedem Dokument her, ohne die zugrunde liegenden Systeme oder Prozesse zu stören, um eine einzige, einheitliche Ansicht der Daten im gesamten Unternehmen zu bieten.

M-Files macht Daten nicht nur sichtbarer und zugänglicher, sondern bietet auch KI-gestützte Automatisierungen, die menschliche Fehler minimieren und das Unternehmen vorwärts bringen. Und beim Schutz von Dokumenten sorgt M-Files mit erweiterten Berechtigungen und Verschlüsselungen für das richtige Gleichgewicht zwischen Zugriff und Sicherheit.

Merkmale von M-Files' Datenverwaltungstechnologie

Vom schnelleren Auffinden von Dokumenten über den Schutz vertraulicher Informationen bis hin zur Automatisierung von Arbeitsabläufen - M-Files bietet alle Funktionen, die Sie für eine bessere Datenverwaltung benötigen.

Schnellerer Zugang zu Informationen

Mit M-Files müssen die Mitarbeiter nicht mehr unzählige Stunden mit der Suche nach Informationen verbringen. Sie müssen nicht einmal wissen, wo ein Dokument gespeichert ist. Indem sie einfach ein paar Worte über das, was sie suchen, in die Suchleiste von M-Files eingeben, können sie in Sekundenschnelle auf die benötigten Dokumente zugreifen.

Eine zentrale und vollständige Übersicht über die Informationen

Durch die Verknüpfung von Dokumenten im gesamten Unternehmen kann M-Files eine einheitliche Sicht auf die Daten bieten. Die Mitarbeiter können Dokumente im Kontext sehen, z. B. alle Verträge, die nächsten Monat auslaufen, alle Daten für ein bestimmtes Projekt oder die gesamte Korrespondenz mit einem Kunden.

Jederzeit und überall Zugang

Mit einem Desktop-Client und einem mobilen Client macht es M-Files den Mitarbeitern leicht, auf die benötigten Dokumente zuzugreifen, egal wo sie gespeichert sind. Die Mitarbeiter können Dokumente auf praktisch jedem Gerät und von jedem Ort der Welt aus einsehen und die eSignatur-Technologie nutzen, um Prozesse in Gang zu halten.

Leichtere Zusammenarbeit

Mit M-Files können Sie Dokumente einfach und sicher mit Kollegen und Personen außerhalb des Unternehmens austauschen. M-Files bietet einen Link zu einer maßgeblichen Version jedes Dokuments, und mehrere Benutzer können Dokumente gleichzeitig anzeigen, bearbeiten, mit Anmerkungen versehen und kommentieren.

Verstärkte Sicherheit

M-Files verschlüsselt nicht nur jedes Dokument, sondern verwendet auch strenge Berechtigungen, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen auf ein Dokument zugreifen können. Die Berechtigungen sind dynamisch und rollenbasiert und ändern sich automatisch, wenn Personen das Unternehmen verlassen oder neue Positionen übernehmen.

Automatisieren Sie Arbeitsabläufe mit KI-gestützter Technologie

Eine der leistungsfähigsten Funktionen von M-Files ist die Möglichkeit, benutzerdefinierte Workflows auf der Grundlage realer Prozesse zu erstellen. Durch die Automatisierung dokumentenintensiver Routinen können Sie Mitarbeiter für höherwertige Aufgaben freistellen und gleichzeitig menschliche Fehler minimieren, die Effizienz steigern und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften gewährleisten.

M-FilesDie Workflow-Engine ist eine einfache Anwendung, mit der Sie Ihre eigenen Workflows für bestimmte Anwendungsfälle erstellen können. Mit M-Files können Mitarbeiter Aufgaben für Kollegen erstellen und Nachfassaktionen und Erinnerungen automatisieren. Die Metadaten in jedem Dokument helfen dabei, es durch einen bestimmten Workflow zu leiten - sobald eine Aufgabe, wie z. B. eine Überprüfung, von einer Person abgeschlossen ist, leitet M-Files das Dokument automatisch an die nächste Person oder Phase des Prozesses weiter. Die Metadaten im Dokument werden automatisch aktualisiert, wenn es vom Entwurf über die Überprüfung und Kommentierung bis hin zur Genehmigung und Unterzeichnung weitergereicht wird. M-Files kann auch Workflows nach der Unterzeichnung automatisieren, um sicherzustellen, dass die Bedingungen eines Vertrags oder die Bestimmungen eines Arbeitsplans korrekt und rechtzeitig ausgeführt werden.