Digitaler Arbeitsplatz
Ermöglichen Sie den digitalen Arbeitsplatz mit M-Files.
Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement neu gestalten
Mit der fortschreitenden Umgestaltung der Geschäftswelt durch digitale Technologien wird die Vision eines wirklich digitalen Arbeitsplatzes immer mehr zur Realität. Physische Büroräume und papiergestützte Prozesse werden durch Remote-Mitarbeiter und Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, sowie durch digitale Dokumente, Arbeitsabläufe und Kommunikation ersetzt.
Um einen digitalen Arbeitsplatz zu unterstützen, benötigen Unternehmen überlegene Lösungen für die Zusammenarbeit und Systeme für die Verwaltung digitaler Dokumente. Die Art und Weise, wie Informationen gespeichert, verwaltet und gemeinsam genutzt werden, ist der Schlüssel zu Effizienz und Produktivität in einer digitalen Umgebung.
Für Unternehmen, die bereit sind, einen umfassenderen Übergang zum digitalen Arbeitsplatz zu vollziehen, bietet M-Files eine intelligente Informationsmanagement-Plattform, die das Auffinden von Informationen erleichtert, Prozesse automatisiert, die Zusammenarbeit verbessert und Geschäftsrisiken minimiert.
Zusammenarbeiten und teilen
Sehen Sie, wie M-Files den effizienten Informationsaustausch und die Zusammenarbeit ermöglicht.
Die kritischen Komponenten eines digitalen Arbeitsplatzes
Die Verwaltung eines digitalen Arbeitsplatzes erfordert eine intelligente Informationsmanagementlösung mit drei entscheidenden Eigenschaften.
Metadatengesteuerte
Als Relikt des Papierzeitalters ist das alte, auf Ordnern basierende Paradigma für die Speicherung von Informationen an einem digitalen Arbeitsplatz einfach nicht mehr praktikabel. Anstatt Informationen auf der Grundlage ihres Speicherortes zu speichern und zu suchen, müssen die Mitarbeiter heute in der Lage sein, Informationen auf der Grundlage dessen zu suchen, wonach sie suchen. Ein metadatengesteuertes Informationsmanagementsystem versieht jedes Dokument mit Metadaten, die Aufschluss darüber geben, was die Datei enthält, wer sie erstellt hat, zu welchem Arbeitsablauf sie gehört und andere relevante Informationen. Mithilfe eines Metadatenansatzes können Mitarbeiter Dateien innerhalb von Sekunden finden, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind, anstatt Minuten oder Stunden mit der Suche nach Dateien in verschiedenen Ordnern, Systemen oder Repositories zu verbringen.
Systemneutral
Die Technologie für das Informationsmanagement muss den freien Fluss von Informationen überall im Unternehmen ermöglichen. Außerdem muss sie den Mitarbeitern einen sicheren Informationsaustausch mit Kunden, Partnern, Lieferanten und anderen externen Stellen ermöglichen. Das bedeutet, dass jedes System zur Erstellung und Speicherung von Dokumenten systemneutral sein muss. Die Dokumente sollten von jedem System, jedem Gerät und zu jeder Zeit verfügbar und zugänglich sein.
Intelligent
Um den digitalen Arbeitsplatz zu vereinfachen, sollte überlegene Dokumentenmanagement-Technologie künstliche Intelligenz nutzen, um die Verwaltung von Informationen zu rationalisieren, Konsistenz zu gewährleisten und die Einhaltung von Vorschriften im gesamten Unternehmen durchzusetzen. Die richtigen Lösungen nutzen KI-gestützte Technologie, um Datensilos zu beseitigen, Dokumente überall im Unternehmen zu finden und Dateien zu analysieren, um mehr Wert und Einblicke aus ihnen zu gewinnen.
M-Files: Intelligentes Informationsmanagement
M-Files ist eine KI-gestützte intelligente Informationsmanagementlösung, die einen schnelleren Übergang zum digitalen Arbeitsplatz ermöglicht. Als Dokumentenmanagement-Lösung macht es M-Files einfach, Informationen zu finden, auf sie zuzugreifen und sie gemeinsam zu nutzen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Als Kollaborationstool ermöglicht M-Files den Mitarbeitern eine einfache Zusammenarbeit an digitalen Dokumenten, ohne dass sie sich Gedanken über Duplikate, mehrere Versionen oder Sicherheit machen müssen. Und als Technologie zur Workflow-Automatisierung rationalisiert M-Files Geschäftsprozesse, um menschliche Fehler zu vermeiden, die Effizienz zu steigern und sicherzustellen, dass Dokumente gemäß den Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften verwaltet werden.
Eine einheitliche Sicht auf Daten
M-Files identifiziert, analysiert und kennzeichnet Dokumente automatisch mit Metadaten, die das Suchen und Finden von Dokumenten innerhalb von Sekunden erleichtern. Anstatt Dokumente in ein zentrales Repository zu migrieren, stellt M-Files Verbindungen zu Dokumenten her, wo immer sie existieren, über alle Plattformen und Repositories hinweg, ohne die zugrunde liegenden Systeme und Prozesse zu stören. Das Ergebnis ist eine einzige Ansicht aller Dokumente, die gefiltert werden kann, um z. B. alle Dokumente zu einem Kunden, alle auslaufenden Verträge oder die gesamte Korrespondenz zu einem Projekt zu finden.
Zugriff auf Dokumente von jedem Ort und auf jedem Gerät
M-Files unterstützt den digitalen Arbeitsplatz, indem es Mitarbeitern ermöglicht, von jedem Ort aus auf jedes Dokument zuzugreifen, unabhängig davon, welches Gerät sie verwenden. Mit M-Files können Mitarbeiter über ihre Mobiltelefone oder Tablets auf Dokumente zugreifen, sie bearbeiten, überprüfen, genehmigen und unterschreiben. So können Geschäftsprozesse planmäßig fortgesetzt werden und die Mitarbeiter können ihre Arbeit von überall aus erledigen.
Eine intelligente Informationsmanagement-Lösung, die gut mit anderen zusammenarbeitet
M-Files lässt sich problemlos in gängige Anwendungen, Systeme und Produktivitätssuiten integrieren. Diese Funktion ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre bevorzugten Tools weiter zu nutzen, während sie die Vorteile der M-Files' Technologie nutzen, anstatt eine neue Plattform zu erlernen oder zu einem neuen Tool zu wechseln, wenn sie nach Informationen suchen wollen.
Vorteile für den digitalen Arbeitsplatz
M-Files bietet eine Reihe von Vorteilen für den digitalen Arbeitsplatz.
Leichtere Zusammenarbeit
M-FilesDie Kollaborationssoftware macht es einfach, Dokumente mit anderen zu teilen und sie gleichzeitig zu überprüfen und zu bearbeiten. Anstatt Anhänge per E-Mail hin- und herzuschicken, erstellt M-Files eine einzige, verbindliche Version jedes Dokuments und stellt einen Link bereit, über den jeder autorisierte Benutzer darauf zugreifen kann. Die Benutzer können Dokumente gleichzeitig bearbeiten, kommentieren und mit Anmerkungen versehen.
Sicherer Informationsaustausch
M-FilesKundenportal-Software ermöglicht es Unternehmen, sichere Kundenportale zu erstellen, in denen Kunden, Partner und Lieferanten rund um die Uhr auf alle benötigten Informationen zugreifen können. M-FilesKundenportale lassen sich leicht an die Bedürfnisse der einzelnen Kunden anpassen, mit einem eigenen Branding versehen und personalisieren. Kunden können ihr Portal nutzen, um auf Dokumente, Prozesse, Personen und Gespräche zuzugreifen, die dazu beitragen, ein hervorragendes Kundenerlebnis zu schaffen.
Erhöhte Sicherheit
M-Files verwendet Verschlüsselung, um Dateien während der Übertragung und im Ruhezustand zu schützen. Metadatengesteuerte Benutzerzugriffsrechte stellen sicher, dass nur die richtigen Personen Zugang zu den Dokumenten haben.
Verwaltung digitaler Geschäftsprozesse
M-Files unterstützt den digitalen Arbeitsplatz, indem es digitale Prozesse ermöglicht und automatisiert.
Digitalisieren von Papierdokumenten
M-Files vereinfacht die Konvertierung von Papierdokumenten in durchsuchbare PDF-Dateien, so dass sie einfach gespeichert, organisiert, gesucht, verwaltet und schnell abgerufen werden können.
Automatisierte Arbeitsabläufe
Mit der M-Files Workflow-Engine können Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen, um dokumentengesteuerte Prozesse zu automatisieren. Metadaten stellen sicher, dass die Dokumente den richtigen Prozess effizient und genau durchlaufen.
Automatische Zuweisungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen
M-Files kann auf der Grundlage bestimmter Ereignisse automatische Benachrichtigungen generieren, die Teammitglieder darauf aufmerksam machen, wenn ihr Handeln oder ihr Beitrag erforderlich ist.
Unterstützung des Business Improvement Management
M-Files ermöglicht Ihnen die Überwachung von Projektengpässen und gibt Ihnen die Möglichkeit, Maßnahmen zur Verbesserung von Prozessen und zur Rationalisierung von Arbeitsabläufen zu ergreifen.
Wie M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigert
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Warum M-Files für den digitalen Arbeitsplatz wählen?
In der heutigen digitalen Arbeitswelt erleichtert M-Files das Auffinden, den Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Informationen, unabhängig davon, wo und in welchem Format sie gespeichert sind. Der M-Files Mobile Client ermöglicht es den Nutzern, überall und jederzeit auf Informationen zuzugreifen, und das auf praktisch jedem Gerät. Integrationen und APIs sorgen dafür, dass die Mitarbeiter M-Files mit ihren bevorzugten täglichen Tools nutzen können und nicht erst eine neue Plattform erlernen oder zu einem neuen Tool wechseln müssen, wenn sie nach Informationen suchen.
Als Cloud-fähige Lösung kann M-Files in der Cloud, vor Ort oder in einer hybriden Lösung eingesetzt werden, die mehr Kontrolle und Flexibilität bietet. M-Files ist in hohem Maße konfigurierbar und lässt sich leicht an die Anforderungen bestimmter Unternehmen und Anwendungsfälle anpassen. Lösungsvorlagen fördern Best Practices für verschiedene Anwendungsfälle in einer Vielzahl von Branchen. Und Add-Ins von Drittanbietern bieten noch mehr Möglichkeiten zur Visualisierung, Bearbeitung und Organisation von Daten. Kein Wunder, dass M-Files die erste Wahl von Tausenden von Unternehmen in mehr als 100 Ländern weltweit ist.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
