Dokumentenkontrolle
Der Fall der Dokumentenkontrolle
Da Unternehmen zunehmend digitale Dokumente verwenden, ist die Gefahr von Datenschutzverletzungen groß. Von Cyberangriffen bis hin zu böswilligen Datenlecks können Cyberbedrohungen zu Schäden in Millionenhöhe an geistigem Eigentum, Geschäftsmöglichkeiten und dem Ruf des Unternehmens führen.
Neben den neuesten Firewalls, Malware-Erkennungs- und Antivirensoftware sind starke Dokumentenkontroll- und Dokumentensicherheitssysteme für den Schutz wichtiger Informationen von entscheidender Bedeutung. Die richtige Dokumentenkontrollsoftware kann sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf eine Datei haben, und so verhindern, dass sensible Informationen absichtlich oder versehentlich preisgegeben werden.
Als führende Plattform für intelligentes Informationsmanagement bietet M-Files eine überlegene Lösung für die Dokumentenkontrolle, die sicherstellt, dass die Informationen für diejenigen zugänglich sind, die sie benötigen - und für diejenigen, die sie nicht benötigen, unzugänglich und unsichtbar sind.
Sofortiger Zugriff auf die benötigten Informationen
Sehen Sie sich an, wie M-Files die Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und all Ihren Inhalten vereinfacht - von der Erstellung bis zur Entsorgung.
M-FilesEin metadatengesteuertes Informationsmanagementsystem
M-Files ist ein intelligentes Managementsystem der nächsten Generation, das die Unternehmensleistung steigert und das Risikomanagement im Unternehmen verbessert, indem es den Mitarbeitern hilft, Informationen effektiver zu finden und zu nutzen. M-Files ermöglicht nicht nur den sekundenschnellen Zugriff auf Dokumente, sondern automatisiert auch dokumentenintensive Arbeitsabläufe und sorgt mit erweiterten Berechtigungen und Verschlüsselung dafür, dass sensible Daten sicher und kontrolliert bleiben.
Metadaten sind der Schlüssel zur Effektivität der Plattform M-Files'. Anstatt sich darauf zu konzentrieren, wo die Dokumente gespeichert werden, verwendet M-Files Metadaten, um eine umfassendere und flexiblere Möglichkeit zu bieten, Inhalte und Informationen zu organisieren, gemeinsam zu nutzen, zu verarbeiten und den Zugriff darauf zu genehmigen. Die Metadaten eines Dokuments enthalten eine Fülle von Informationen über den Datensatz. Metadaten können eine Beschreibung des Inhalts enthalten - vom Kundennamen und der Projektnummer bis hin zur Person, die das Dokument erstellt hat, und der Art der Informationen, die es enthält - sowie Informationen darüber, was als Nächstes mit der Datei geschehen soll und wer darauf zugreifen kann.
Mit einem System, das Informationen anhand von Metadaten organisiert, müssen sich die Benutzer nicht mehr daran erinnern, wo eine Datei gespeichert wurde. Stattdessen können sie eine kurze Beschreibung der gesuchten Informationen eingeben und werden in Sekundenschnelle mit ihren Dokumenten verbunden.
Wie Metadaten eine bessere Dokumentenkontrolle ermöglichen
M-FilesMit dem metadatengesteuerten System können Unternehmen Zugriffsberechtigungen für ganze Klassen von Dokumenten und Datenobjekten (in einem M-Files Tresor gespeicherte Elemente) sowie für bestimmte Dokumente und sogar für verschiedene Versionen desselben Dokuments oder Objekts festlegen. Darüber hinaus können bestimmte Zugriffsebenen verschiedenen Benutzern zugewiesen oder nach Rolle, Gruppe oder Metadateneigenschaft des Dokuments definiert werden.
So können beispielsweise Arbeitsverträge mit Metadaten versehen werden, so dass die Informationen nur dem Mitarbeiter, seinem Vorgesetzten und der Personalabteilung zur Verfügung stehen - und niemandem sonst. Bei einem Wechsel in der Geschäftsleitung oder der Personalabteilung reicht eine einfache Änderung der Berechtigungen, um alle zugehörigen Dokumente für den neuen Vorgesetzten sichtbar zu machen.
Die rollenbasierte Dokumentenkontrolle erleichtert die Verwaltung des Zugriffs auf sensible Dokumente erheblich. Wenn ein neues Teammitglied beispielsweise einer Projektgruppe zugewiesen wird, erhält es automatisch Zugriff auf alle Dokumente, die für diese Gruppe zugelassen sind. Die Vorgesetzten müssen nicht jedes einzelne der Dutzenden oder Hunderten von Dokumenten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen, im Detail verwalten oder die Berechtigungen überprüfen. Auf diese Weise ermöglicht das Dokumentenkontrollsystem von M-Filesexternen Benutzern wie Partnern und Kunden einen sicheren Zugriff auf projektbezogene Dokumentation, Prozesse und Arbeitsabläufe.
M-Files' dient auch als Compliance-Management-Lösung in stark regulierten Branchen. M-Files sorgt für eine konsequente Durchsetzung der Zugriffs- und Dokumentenkontrolle im gesamten Unternehmen und liefert auf Wunsch Prüfprotokolle für jede Datei.
Merkmale der Plattform M-Files
Zusätzlich zu den überragenden Dokumentenkontrollfunktionen bietet M-Files eine umfassende Reihe von Funktionen, die das Informationsmanagement einfacher und effektiver machen.
Dateien in Sekundenschnelle finden mit M-Files
Mit M-Files werden die Dokumente nach ihrer Art und ihrem Informationsgehalt gekennzeichnet, so dass die Benutzer jedes Dokument in Sekundenschnelle suchen und finden können.
Keine Datensilos mehr mit M-Files
Anstatt Dokumente an einen zentralen Ort zu verschieben, stellt M-Files Verbindungen zu Dokumenten her, wo auch immer sie sich befinden - in Netzwerkordnern, SharePoint, Teams, CRM Systemen, Cloud-Speichern oder jedem anderen Geschäftssystem oder Repository. Das Ergebnis ist eine einzige, einheitliche Ansicht der Dokumente im gesamten Unternehmen, ohne eine kostspielige und zeitaufwändige Migration.
Automatisierte Arbeitsabläufe
M-Files verwendet Dokumenten-Metadaten, um Dateien automatisch durch die täglichen Arbeitsabläufe zu leiten, Aufgaben und Prozesse zu verfolgen und mit den Beteiligten über erforderliche Maßnahmen zu kommunizieren.
Einfache Versionskontrolle
M-Files macht Schluss mit dem Alptraum der Versionsverwaltung, der entsteht, wenn Mitarbeiter Anhänge per E-Mail hin- und herschicken. M-Files speichert eine maßgebliche Kopie jedes Dokuments und stellt einen Link dazu bereit, so dass die Benutzer wissen, dass sie immer mit der neuesten Version arbeiten.
Flexibler Zugang
M-Files ist über einen Desktop-, Web- oder Mobil-Client zugänglich, so dass die Benutzer von überall, jederzeit und auf jedem Gerät auf die Dateien zugreifen können.
Optimierte Zusammenarbeit
Benutzer können Dokumente auf M-Files gleichzeitig bearbeiten, kommentieren oder mit Anmerkungen versehen.
Risikominimierung mit M-Files
Neben der Dokumentenkontrolle bietet die Plattform von M-Files weitere Lösungen für das Risikomanagement, die ein Unternehmen und seine Informationen vor Bedrohungen, Risiken und rechtlicher Haftung schützen können.
Warum M-Files wählen?
M-Files wird von Tausenden von Unternehmen in mehr als 100 Ländern genutzt, um Informationen und Dokumenten-Workflows besser zu verwalten. Durch die Verknüpfung von Inhalten im gesamten Unternehmen und die Bereitstellung intelligenter Automatisierungstools steigert M-Files die Produktivität von Wissensarbeitern, ermöglicht Geschäftskontinuität, verbessert die Zusammenarbeit und sorgt für eine nahtlose digitale Erfahrung.
Eine Vielzahl von Standardintegrationen mit Unternehmensanwendungen und -systemen macht es einfach, M-Files in ein bestehendes Technologiepaket zu integrieren. Die Mitarbeiter können weiterhin ihre bevorzugten Tools wie Microsoft Teams und Google Workspace nutzen, um über die Plattform M-Files auf Dokumente zuzugreifen. Als Cloud-fähige Lösung kann M-Files in der Cloud, vor Ort oder als Hybridlösung bereitgestellt werden. Und als hochgradig konfigurierbare Plattform lässt sich M-Files leicht an die spezifischen Bedürfnisse jedes Anwendungsfalls oder jeder Geschäftsanforderung anpassen.
Wie M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigert
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
