Lebenszyklus von Dokumenten
Über den Lebenszyklus von Dokumenten
Tauchen wir ein in die faszinierende Welt der Lebenszyklen von Dokumenten und wie M-Files mit ihnen umgeht.
Die Leistung von Unternehmen wird heute von Daten und Dokumenten bestimmt. Von E-Mails und Verträgen bis hin zu Analyseberichten und Projektplänen - Dokumente unterstützen die Kommunikation, die Zusammenarbeit und den freien Informationsfluss, der es Unternehmen ermöglicht, voranzukommen.
Da Dokumente und digitale Informationen im Geschäftsleben eine immer größere Rolle spielen, wird auch die Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten immer wichtiger. Der Lebenszyklus eines Dokuments umfasst die Phasen, die ein Dokument von der Erstellung und Kategorisierung über die Speicherung und gemeinsame Nutzung bis hin zur Archivierung oder Vernichtung durchläuft.
Überlegene Dokumentenmanagement-Software kann Unternehmen dabei helfen, den Lebenszyklus von Dokumenten zu verwalten, um einen größeren Wert aus Dokumenten zu ziehen, die Effizienz und Produktivität zu steigern und die Kosten für die Verwaltung schnell wachsender Datenmengen zu senken. Ihre Teams können vordefinierte Dokumentenmanagement-Workflows automatisieren und den Lebenszyklus von Dokumenten in Ihrem Unternehmen erfolgreich verwalten.
Sofortiger Zugriff auf die benötigten Informationen
Sehen Sie sich an, wie M-Files die Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und all Ihren Inhalten vereinfacht - von der Erstellung bis zur Entsorgung.
Herausforderungen der Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten
Unternehmen, die den Lebenszyklus von Dokumenten effektiver verwalten wollen, stehen vor einer Reihe kritischer Herausforderungen.
Umfang der Informationen
Die Datenmengen in Unternehmen auf der ganzen Welt steigen rasant an. Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter mit Daten überfordert werden, und um die hohen Kosten für die Speicherung großer Informationsmengen zu minimieren, müssen Unternehmen Strategien für den Lebenszyklus von Dokumenten anwenden, die redundante, veraltete, triviale oder unnötige Daten aus der Speicherung entfernen.
Komplexität der Dokumentenverwaltung
Heutzutage werden Dokumente in einer schwindelerregenden Vielzahl von Anwendungen, Systemen und Plattformen erstellt und gespeichert. Allein die Suche nach dem richtigen Dokument kann heutzutage 30 bis 50 % des Arbeitstages eines Mitarbeiters in Anspruch nehmen1. Um diese verlorene Zeit zurückzugewinnen, müssen Unternehmen Lifecycle-Management-Strategien einsetzen, die das Auffinden von Dokumenten innerhalb von Sekunden erleichtern und verhindern, dass Dokumente aufgrund von Datensilos nicht mehr verfügbar sind.
Manuelle, fehleranfällige Prozesse
Ein wichtiger Teil des Lebenszyklus von Dokumenten ist die Zusammenarbeit. Eine Vielzahl von Mitarbeitern kann an der Erstellung, Bearbeitung, Überprüfung, Kommentierung und Freigabe von Dokumenten beteiligt sein. Bei manueller Bearbeitung kann dieser Prozess zu erheblichen Engpässen führen, die die Produktivität gefährden und zu verpassten Chancen führen. Lösungen, die Arbeitsabläufe automatisieren, können dazu beitragen, dass Dokumente genau und effizient verarbeitet und Unternehmensrichtlinien und gesetzliche Vorschriften eingehalten werden.
Schlechte Versionskontrolle
Während des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Mitarbeiter wissen, welches Dokument die neueste, aktuellste und maßgebliche Version ist. Die Versionskontrolle kann zu einem Albtraum werden, wenn die Mitarbeiter Anhänge per E-Mail hin- und herschicken. Eine effektive Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten muss die Kontrolle über den Zugriff und die Bearbeitung von Dokumenten erleichtern.
M-Files: Eine intelligentere Art, den Lebenszyklus von Informationen zu verwalten
M-Files nutzt künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Unternehmen bei der Verwaltung, Nutzung, Organisation und Sicherung von Dokumenten zu unterstützen. Die intelligente Informationsmanagement-Plattform M-Files vereinfacht die Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten in mehrfacher Hinsicht.
Eine einzige Ansicht der Dokumente
M-Files verwendet Metadaten, um Dokumente zu organisieren und zu verknüpfen, ohne sie zu verschieben. Es bietet eine einheitliche Ansicht aller Informationen, so dass Benutzer nach Schlüsselwörtern suchen und die relevanten Dokumente sofort finden können, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind. Metadaten-Tags helfen dabei, wichtige Details wie den Zweck des Dokuments, den Ersteller und die nächsten Schritte zu identifizieren und den Suchprozess zu vereinfachen.
Optimierte Zusammenarbeit
Damit mehrere Benutzer Dokumente gemeinsam verfassen, bearbeiten, prüfen oder genehmigen können, erstellt M-Files eine einzige Kopie des Dokuments und stellt einen Link bereit, über den jeder autorisierte Benutzer darauf zugreifen kann. Mehrere Benutzer können das Dokument gleichzeitig bearbeiten oder mit Anmerkungen versehen, und alle Änderungen werden in historischen Versionen gespeichert, so dass bei Bedarf einfach auf frühere Inhalte zurückgegriffen werden kann.
Automatisierte Arbeitsabläufe
M-Files automatisiert dokumentenintensive Prozesse mit benutzerdefinierten Workflows, die Dokumente in jeder Phase des Lebenszyklus präzise und effizient weiterleiten. Metadaten leiten jedes Dokument in die nächste Phase und ermöglichen automatische Benachrichtigungen und Warnungen an Einzelpersonen, wenn Maßnahmen für ein Dokument erforderlich sind.
Überblick über die Plattform M-Files
M-Files ist eine Dokumentenmanagement-Plattform, die Wissensarbeiter dabei unterstützt, ihre Prozesse zu automatisieren und effizienter zu arbeiten. Sie bietet einen metadatengesteuerten Ansatz für die Dokumentenverwaltung, d. h. Dokumente werden auf der Grundlage ihres Inhalts und Kontexts und nicht nur ihres Standorts organisiert. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Erstellung und Verwaltung von Dokumenten: Optimiert die Erstellung, Speicherung und den Abruf von Dokumenten.
- Automatisierung von Arbeitsabläufen: Automatisiert dokumentenzentrierte Arbeitsabläufe und verbessert so die Effizienz und Genauigkeit der Prozesse.
- Externe Zusammenarbeit: Ermöglicht den sicheren Austausch und die Zusammenarbeit mit externen Partnern.
- Unternehmensweite Suche: Bietet leistungsstarke Suchfunktionen zum schnellen Auffinden relevanter Dokumente.
- Sicherheit und Compliance: Stellt sicher, dass die Dokumente in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften verwaltet werden und enthält einen umfassenden Prüfpfad.
M-Files lässt sich in bestehende Anwendungen und Dateisysteme integrieren, was es Unternehmen erleichtert, die Funktionen zu übernehmen und zu nutzen.
Automatisierung: Der Schlüssel zum Lebenszyklusmanagement von Dokumenten
Ein effizientes Management des Dokumentenlebenszyklus beruht auf Automatisierung, und M-Files bietet die beste Technologie zur Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Die Workflow-Automatisierung in M-Files basiert auf Metadaten, die den Lebenszyklus des Dokuments und den Status der einzelnen Phasen angeben. Mit diesen Informationen leitet M-Files jedes Dokument automatisch in die richtige Workflow-Phase und aktualisiert die Metadaten, sobald die einzelnen Phasen abgeschlossen sind.
Mit M-Files können Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind, und Aufgaben an Kollegen zuweisen. M-Files wird automatisch nachverfolgen, Benachrichtigungen und Warnungen ausgeben und überprüfen, ob die Workflows im richtigen Tempo ablaufen. Durch die Integration mit gängiger eSignature-Technologie können Benutzer Dokumente von überall aus mit einem Mobiltelefon oder Tablet unterschreiben, so dass die Arbeitsabläufe pünktlich fortgesetzt werden können.
Wie M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigert
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Wie schneidet es im Vergleich zu anderen DMS für die Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus ab?
Die Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten ist entscheidend für die Unternehmensleistung. In der heutigen datengesteuerten Landschaft spielen Dokumente eine zentrale Rolle - von E-Mails und Verträgen bis hin zu Analyseberichten und Projektplänen. Der Lebenszyklus von Dokumenten umfasst die verschiedenen Phasen, die ein Dokument durchläuft, angefangen bei der Erstellung und Kategorisierung bis hin zur Speicherung, Freigabe und schließlich Archivierung oder Vernichtung.
Mit der Plattform M-Files können Wissensarbeiter Informationen schneller finden, intelligenter arbeiten und mehr erreichen. M-Files bietet eine innovative metadatengesteuerte Architektur, eine eingebettete Workflow-Engine und fortschrittliche künstliche Intelligenz. Dies ermöglicht es den Kunden, das Informationschaos zu beseitigen, die Prozesseffizienz zu verbessern und die Sicherheit und Compliance zu automatisieren.
M-Files hebt sich im Bereich der Dokumentenverwaltung durch seinen einzigartigen metadatenbasierten Ansatz ab, bei dem Dokumente auf der Grundlage ihres Inhalts und Kontexts und nicht nur ihres Standorts organisiert werden.
- Tiefgreifende Integration mit Microsoft Office und anderen Microsoft Produkten, robuste Funktionen für die Zusammenarbeit und umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten.
- Hervorragend geeignet für die Verwaltung von PDF-Dateien, leistungsstarke Funktionen für elektronische Signaturen und nahtlose Integration mit Adobe Creative Cloud.
- Starke Workflow-Automatisierung, gute Integration mit verschiedenen Geschäftsanwendungen und benutzerfreundliche Oberfläche.
- Erschwinglich, einfach zu bedienen und gut für kleine Unternehmen.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
