Dokumentenmanagement-Lösung
Mehr Effizienz mit einer Dokumentenmanagement-Lösung
Dokumente sind heute der Lebensnerv eines jeden Unternehmens. Da jedoch das Volumen der von Unternehmen produzierten Dateien und Daten exponentiell ansteigt, kann der Zeitaufwand für die Verwaltung von Dokumenten die Produktivität enorm beeinträchtigen.
Der durchschnittliche Mitarbeiter verbringt 30 % seines Tages mit der Suche nach Informationen1. Wenn man die Zeit hinzurechnet, die für die Einhaltung von Vorschriften, die Verwaltung mehrerer Versionen, die Nachverfolgung von Dokumenten-Workflows und die Datensicherheit benötigt wird, ist es leicht zu erkennen, wie die Verwaltung von Dokumenten außerordentlich zeitaufwändig werden kann. Da das Datenvolumen bis zum Jahr 2025 voraussichtlich auf 163 Zettabyte ansteigen wird2, wird auch die Ineffizienz, die durch schlechte Dokumentenverwaltungspraktiken verursacht wird, zwangsläufig zunehmen.
Eine überlegene Dokumentenmanagementlösung wie M-Files kann dabei helfen, indem sie das Auffinden von Dokumenten in Sekundenschnelle erleichtert und das Dokumentenmanagement im Unternehmen automatisiert. Mit M-Files können Sie die Effizienz Ihrer Wissensarbeiter durch eine nahtlose Dokumentenverwaltung steigern und gleichzeitig die Zusammenarbeit verbessern, Risiken reduzieren und die Geschäftskontinuität gewährleisten.
Sofortiger Zugriff auf die benötigten Informationen
Sehen Sie sich an, wie M-Files die Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und all Ihren Inhalten vereinfacht - von der Erstellung bis zur Entsorgung.
Content Collaboration mit Vertrauen
M-Files hilft Unternehmen, Geschäftsrisiken zu verringern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
M-Files für die Verwaltung von Buchhaltungsdokumenten
M-Files ist eine intelligente Plattform für das Informationsmanagement, die einfach konfiguriert werden kann, um die spezifischen Anforderungen jeder Buchhaltungsfirma zu erfüllen. Mit M-Files können die Mitarbeiter auf die benötigten Informationen zugreifen, wann immer sie sie benötigen, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind oder welche Anwendung sie verwenden.
M-Files nutzt KI-gestützte Technologie, um Dokumente zu suchen, zu analysieren und zu kennzeichnen, unabhängig davon, wo sie sich befinden - in Netzwerkspeichern, CRM Systemen, Benutzergeräten oder anderen Anwendungen, Plattformen oder Datenablagen. Anstatt Datensätze an einen zentralen Ort zu migrieren - ein zeitaufwändiges, risikoreiches und kostspieliges Projekt - verbindet M-Files diese Dateien, ohne bestehende Strukturen zu stören, und bietet eine einheitliche Sicht auf alle Informationen innerhalb des Unternehmens.
M-Files verwendet Metadaten-Tags, um Merkmale von Dokumenten zu beschreiben, z. B. was sie enthalten, wer sie erstellt hat und wer sie als Nächstes sehen muss. Die Mitarbeiter müssen nicht wissen, wo etwas gespeichert ist, um es zu finden - sie müssen nur wissen, wonach sie suchen. Durch die Eingabe von Informationen in die Suchleiste von M-Files können die Benutzer in Sekundenschnelle finden, was sie brauchen.
Die Dokumentenverwaltungslösung M-Files vereinfacht den Workflow
Herkömmliche Arbeitsabläufe bei der Dokumentenverwaltung können komplex und ineffizient sein. Workflows müssen sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter und jeder Beteiligte jedes Dokument sieht und dass Genehmigungen und Unterschriften zum richtigen Zeitpunkt und in der richtigen Reihenfolge eingeholt werden.
Mit M-Files können Sie:
Arbeitsabläufe automatisieren
M-Files erleichtert die Zuweisung von Dokumenten an Kollegen, die automatische Nachverfolgung und die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten unter Berücksichtigung von Unternehmensrichtlinien und Compliance-Anforderungen.
Anpassen von Arbeitsabläufen für Personen und Projekte
M-Files ermöglicht es Ihnen, Ihre eigenen Workflows mit einer einfachen Anwendung zu erstellen, die Ihren speziellen Anforderungen entspricht. Richten Sie Workflows für Dokumente, Mitarbeiter und Projekte ein, oder erstellen Sie Workflows, um sich um fällige Erinnerungen und Aufgaben zu kümmern. Während die Dokumente den Workflow vom Entwurf bis zur endgültigen Genehmigung durchlaufen, werden die Metadaten in jedem Dokument automatisch aktualisiert.
Durchsuchbare PDFs erstellen
M-Files Optical Character Recognition (OCR) hilft beim automatischen Scannen und Konvertieren von Papierdokumenten in digitale Dateien, die in einem papierlosen Dokumentenmanagementsystem gespeichert, organisiert, durchsucht und verwaltet werden können.
Vereinfachung von Unterschriften
Beschleunigen Sie Dokumenten-Workflows, indem Sie Benutzern die Möglichkeit geben, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen. Lassen Sie ein Dokument von jedem Ort und mit jedem Gerät auf sichere und überprüfbare Weise unterschreiben.
Unterstützung von Fernarbeit mit M-Files
Immer mehr Mitarbeiter arbeiten heute außerhalb der traditionellen Büroumgebung. Egal, ob es sich um Mitglieder einer mobilen Belegschaft oder um Mitarbeiter handelt, die von zu Hause aus arbeiten, M-Files macht es allen leicht, auf die benötigten Dokumente zuzugreifen - egal, wo sie gerade arbeiten.
Zugriff auf Dokumente überall und jederzeit
Mit der Dokumentenmanagementlösung M-Fileskönnen Ihre Mitarbeiter von jedem Ort aus auf jedes Dokument zugreifen, unabhängig davon, wo es gespeichert ist.
Produktiv bleiben mit automatisierten Aufgaben
Automatisierte Arbeitsabläufe erleichtern die Zusammenarbeit von Mitarbeitern an entfernten Standorten bei der Bearbeitung von Dokumenten und der Verwaltung von Genehmigungen und Unterschriften. Und durch die Schaffung eines vollständig digitalen Arbeitsplatzes macht M-Files die physische Übergabe von Papierdokumenten überflüssig.
Dokumente sicher aufbewahren
M-Files verbessert die Sicherheit durch die Verschlüsselung von Dokumenten und die Möglichkeit, Berechtigungen auf der Grundlage von Rollen, Gruppen, Projekten, Dokumenttypen und anderen Kriterien festzulegen, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
Verwenden Sie die Tools, mit denen Sie vertraut sind
Anstatt dass Ihre Benutzer ein neues Tool erlernen oder eine neue Plattform einführen müssen, ermöglicht die Dokumentenmanagementlösung M-Filesjedem, mit der von ihm bevorzugten Technologie zu arbeiten, um Dateien zu verwenden und zu verwalten. M-Files lässt sich problemlos in die meisten gängigen Geschäftsanwendungen sowie in eine Vielzahl von Content-Repositories wie Netzwerkordner, SharePoint und ältere Enterprise-Content-Management-Lösungen integrieren.
Microsoft 365
Wenden Sie Ihre Workflows aus SharePoint, Teams und Outlook an, um die Zusammenarbeit und Governance zu verbessern.
eSignatur-Tools
Ganz gleich, ob Sie DocuSign, Adobe Sign oder ein anderes Tool verwenden, mit M-Files können Sie Dokumente von überall aus unterschreiben, um die Arbeit im Griff zu behalten.
Salesforce
M-Files macht es einfach, Dokumente mit Ihren Salesforce-Daten zu verbinden.
Google Workspace
Verwalten Sie Dokumente effizient und regelkonform und speichern Sie Inhalte von Google Workspace direkt in M-Files.
Warum M-Files wählen?
M-Files ist eine intelligente Informationsmanagement-Plattform der nächsten Generation, die die Produktivität von Unternehmen verbessert, indem sie es Mitarbeitern ermöglicht, Informationen effizienter zu finden und zu nutzen. Mithilfe von KI-gestützten Prozessen verbindet M-Files alle Dokumente und Informationen über alle Plattformen und Repositories hinweg und analysiert sie, um sie in einen Kontext zu stellen und das informationsgesteuerte Geschäftsprozessmanagement zu automatisieren. Mit M-Files können Benutzer auf relevante, aktuelle und genaue Informationen zugreifen, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind oder welches Format sie haben. M-Files vereinfacht die Verwaltung von Rechtsverträgen und Buchhaltungsdokumenten. M-Files ermöglicht Tausenden von Unternehmen in mehr als 100 Ländern, ihre Geschäftsinformationsprozesse effizienter zu verwalten und ihren Mitarbeitern eine intelligentere Arbeitsweise zu ermöglichen.
Wie M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigert
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
