Automatisieren Sie den Dokumentenmanagement-Workflow
Optimieren Sie Ihren Dokumenten-Workflow
Dokumente spielen bei allen Aspekten des Geschäftsbetriebs eine entscheidende Rolle, von der Forschung über Angebote bis hin zu Verträgen und Rechnungen. Die Art und Weise, wie ein Unternehmen den Dokumentenmanagement-Workflow handhabt, kann entweder Prozesse beschleunigen und die Unternehmensleistung verbessern oder Hindernisse schaffen, die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen. Viele Unternehmen sehen sich mit Problemen bei ihrem Dokumentenmanagement-Workflow konfrontiert, z. B. mit der falschen Handhabung von Dokumenten und Problemen in Bezug auf Sicherheit und Compliance. Ein ineffektiver Workflow kann sich negativ auf die Effizienz, die Kundenbeziehungen und den allgemeinen Geschäftsverlauf auswirken. M-Files kann in diesem Bereich Unterstützung bieten.
Mit der cloudbasierten Dokumentenmanagement-Software (DMS) M-Files können Sie Arbeitsabläufe automatisieren und anpassen und so sicherstellen, dass die Dokumente zur richtigen Zeit an die richtige Person weitergeleitet werden, um die Effizienz zu maximieren.
Erhöhte Sicherheit bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten
M-Files bietet Sicherheit auf Unternehmensebene mit strenger Kontrolle darüber, wer auf eine Datei zugreifen kann, und garantiert so die Sicherheit und den Datenschutz von Dokumenten und Daten.
Beschleunigen Sie Ihre Time to Value
Der Dokumentenmanagement-Workflow umfasst die Übermittlung von Informationen zwischen Mitarbeitern in verschiedenen Stadien eines Geschäftsprozesses. Bei jedem Schritt muss ein Dokument möglicherweise erstellt, bearbeitet, überprüft, kommentiert, auf Richtigkeit überprüft, genehmigt oder unterzeichnet werden. Mit der cloudbasierten Dokumentenmanagement-Software (DMS) M-Files können Sie Workflows automatisieren und anpassen, um einen effizienten Dokumentenfluss an die richtige Person zur richtigen Zeit zu gewährleisten.
Falscher Umgang mit
Menschliche Fehler führen häufig dazu, dass Dokumente nicht gefunden werden können, dass falsche Informationen in mehreren Dokumenten doppelt vorhanden sind oder dass Dokumente nicht dem korrekten Arbeitsablauf folgen.
Probleme mit der Versionierung
Wenn Mitarbeiter zusammenarbeiten, indem sie Dokumente per E-Mail hin- und herschicken, entstehen mehrere Kopien eines Dokuments, die an lange, schwerfällige E-Mail-Threads angehängt werden. In solchen Situationen ist es schwierig, sicher zu sein, dass die richtige Person am Ende die richtige Version hat.
Erfolglose Suchanfragen
Wissensarbeiter können bis zu 30 % ihres Tages mit der Suche nach Dokumenten verbringen, die sie für einen bestimmten Arbeitsablauf benötigen1.
Fehlender Fernzugriff
Da die Belegschaften immer mobiler werden und immer mehr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, kann ein fehlender Fernzugriff auf Dokumente Arbeitsabläufe verlangsamen und die Produktivität einschränken.
Dateien überall verfügbar machen
Die persönliche Einholung von Genehmigungen und Unterschriften auf Papierdokumenten ist außerordentlich kostspielig und zeitaufwändig.
Fragen der Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften
Da immer mehr Mitarbeiter ihre eigenen Geräte zur Ausführung von Arbeitsabläufen verwenden, sind Dokumente und Unternehmen weitaus mehr Sicherheits- und Compliance-Problemen ausgesetzt.
Optimieren Sie Ihren Dokumenten-Workflow
Effiziente Kundenzusammenarbeit
M-FilesMetadaten-Tags erleichtern auch die Automatisierung von Dokumentenmanagement-Workflows und verbessern das Geschäftsprozessmanagement (BPM). Metadaten leiten die Dokumente durch jede Workflow-Phase und werden automatisch aktualisiert, wenn sie von der Erstellung über die Bearbeitung, Überprüfung, Kommentierung und Genehmigung bis hin zur Unterzeichnung gehen.
Nahtlose Verwaltung des Papierkrams für Lieferanten
Die M-Files Workflow-Engine ist eine benutzerfreundliche Anwendung, mit der Sie benutzerdefinierte Workflows auf der Grundlage spezifischer Geschäftsprozesse erstellen können. M-Files Workflows können Aufgaben an Kollegen zuweisen, automatisch nachverfolgen, Erinnerungen ausgeben und sicherstellen, dass jede Workflow-Phase gemäß den Unternehmensrichtlinien oder gesetzlichen Anforderungen ausgeführt wird.
Erhöhte Sicherheit bei der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten
M-Files bietet Sicherheit auf Unternehmensebene mit strikter Kontrolle darüber, wer auf Dateien zugreifen kann, und garantiert so die Sicherheit und den Schutz von Dokumenten und Daten. Dieser robuste Sicherheitsrahmen gewährleistet, dass sensible Informationen während des gesamten Dokumentenmanagement-Workflows geschützt bleiben.
Vorteile der Automatisierung des Dokumentenmanagement-Workflows
Mit M-Files' Dokumentenmanagement-Tools und BPM-Software sind die Vorteile automatisierter Dokumenten-Workflows tiefgreifend.
Menschliche Fehler beseitigen
Die Workflow-Automatisierung stellt sicher, dass Routine-Geschäftsprozesse jedes Mal konsistent und genau ausgeführt werden.
Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
M-Files bietet einen vollständigen Prüfpfad und elektronische Unterschriften, um gesetzliche Anforderungen wie FDA 21 CFR Part 11 zu erfüllen.
Konfigurieren Sie Workflows nach Ihren Bedürfnissen
M-Files bietet anpassbare Metadatenattribute wie "zugewiesen an", "Frist" und "Aufgabe abgeschlossen", um den spezifischen Workflow-Anforderungen gerecht zu werden.
Vereinfachung der Workflow-Kommunikation
Die Teilnehmer an bestimmten Workflows werden in jeder Phase eines Workflows, an dem sie beteiligt sind, per E-Mail benachrichtigt.
Arbeiten Sie mit Ihren bevorzugten Tools
Mit der mobilen App M-Files können externe Mitarbeiter Arbeitsabläufe verwalten und Genehmigungen effizient einholen, auch mit elektronischen Unterschriften.
Funktionen zur Ermöglichung digitaler Geschäftsprozesse
Unterstützung für den papierlosen Arbeitsplatz
M-FilesDie Technologie zum Scannen von Dokumenten wandelt Papierdokumente in digitale Dateien um, die schnell, einfach und zuverlässig gespeichert, durchsucht, organisiert, verwaltet und abgerufen werden können.
Beseitigung von menschlichen Fehlern, Tippfehlern und Irrtümern
M-Files erfasst Informationen aus anderen Systemen, wie z. B. Auftragsnummern und Kundendaten, und vervollständigt die Metadaten für Dokumente, bevor sie durch ihre Prozesse und Workflows geschleust werden.
Automatische Benachrichtigungen
M-Files kann automatisch Benachrichtigungen basierend auf bestimmten Ereignissen wie Ablaufdaten und Fristen versenden. M-Files weist Teammitgliedern auch Aufgaben zu, wenn ihr Beitrag benötigt wird.
Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen
M-FilesMit dynamischen Berechtigungen können Sie kontrollieren, wer in jeder Phase eines Arbeitsablaufs auf Dokumente und Informationen zugreift.
Der richtige Workflow für jedes Dokument
Wenn ein neues Dokument erstellt wird, kennzeichnet M-Files es anhand seines Inhalts, so dass es sofort in den richtigen Arbeitsablauf gelangen kann.
Wie M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigert
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Um M-Files
M-Files ist eine KI-gestützte intelligente Informationsmanagementlösung, die sicherstellt, dass die richtigen Informationen die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen für Unternehmen beseitigt M-Files Informationssilos, indem es Daten im gesamten Unternehmen vereinheitlicht, ohne bestehende Systeme oder Prozesse zu verändern. Anstelle kostspieliger Migrationen zu einem zentralen Speicherort nutzt M-Files KI, um Dokumente über verschiedene Systeme, Repositories, Standorte und Geräte hinweg zu identifizieren und zu verbinden. Metadaten-Tags bieten Kontext, so dass Dokumente bei Bedarf leicht gefunden werden können.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
