ECM-Software
Effizientere Verwaltung von Informationen mit ECM-Software
Unternehmen sind heute auf Daten angewiesen, um Business Intelligence zu liefern, Chancen zu erkennen, Prozesse zu automatisieren und die Unternehmensleistung zu steigern. Doch Unternehmen werden oft so sehr mit unterschiedlichen Inhalten aus einer Vielzahl von Systemen und Repositories überschwemmt, dass die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, die benötigten Informationen zu finden, geschweige denn sie zum geschäftlichen Vorteil zu nutzen.
Enterprise-Content-Management-Software ( ECM-Software ) kann Unternehmen helfen, die Kontrolle über ihre Dokumente und Daten zu übernehmen, indem sie die Organisation, Speicherung, Sicherung, Pflege und Analyse von Informationen erleichtert. Überlegene ECM-Systeme können Arbeitsabläufe automatisieren, die es den Mitarbeitern ermöglichen, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die Einhaltung von Regeln und Vorschriften zu vereinfachen.
M-Files bietet ein intelligentes Informationsmanagementsystem mit leistungsstarker ECM-Software. Durch die Vereinfachung des Auffindens, des Zugriffs und der gemeinsamen Nutzung der richtigen Dokumente mit den richtigen Personen zur richtigen Zeit hilft M-Files , das Chaos des Informationsmanagements zu bändigen und gleichzeitig mehr Wert aus den Inhalten im gesamten Unternehmen zu ziehen.
ECM, das Ihr Unternehmen wirklich vernetzt
Verbinden Sie alle Ihre Unternehmensinhalte und unterstützen Sie Ihre Geschäftsabläufe mit M-Files.
Die Hindernisse bei der Verwaltung von Unternehmensinhalten
Jedes Enterprise-Content-Management-System muss Unternehmen Lösungen für mehrere kritische Hindernisse beim Informationsmanagement bieten.
Das schiere Volumen der Geschäftsdokumente
Jeden Tag entstehen in der Geschäftswelt Dokumentenmengen, die dem Volumen von 250.000 Kongressbibliotheken entsprechen1. Die Anzahl der Datensätze, die Unternehmen organisieren und verwalten müssen, macht es schwierig, Dokumente zu sichern und sie für Arbeitsabläufe leicht verfügbar zu machen.
Das richtige Dokument finden
Informationsmitarbeiter verbringen durchschnittlich mehr als zwei Stunden pro Tag mit der Suche nach den benötigten Dokumenten2. Überlegene ECM-Software kann diese verlorene Zeit zurückgewinnen, indem sie sofortigen Zugriff auf jedes Dokument an jedem Ort ermöglicht.
Große Mengen an unstrukturierten Daten
Unstrukturierte Daten - von Dokumenten und E-Mails bis hin zu Bildern und Präsentationen - enthalten unschätzbare Geschäftsinformationen. Diese Dokumente können jedoch nicht einfach durchsucht, kategorisiert und gesichert werden, was es erschwert, die Vorteile der darin enthaltenen Geschäftsinformationen zu nutzen.
Unzugängliche und unbekannte Informationen
Mehr als die Hälfte aller Informationen in Datenspeichern gelten als "dunkle Daten "3. Der Inhalt dieser Dokumente ist unbekannt und nicht kategorisiert, was sie für das Unternehmen im Grunde nutzlos macht. Dunkle Daten stellen einen erheblichen Kostenfaktor dar, sowohl in Bezug auf die Kosten für ihre Speicherung als auch in Bezug auf die verpassten Möglichkeiten, aus ihnen Erkenntnisse zu gewinnen.
Kopfschmerzen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
In vielen Branchen gibt es strenge Vorschriften für die Aufbewahrung und Verwendung von Dokumenten mit sensiblen Daten. Da das Volumen der Dokumente, die in den Zuständigkeitsbereich eines Unternehmens fallen, immer größer wird, wird die Verwaltung und der Nachweis der Einhaltung der Vorschriften immer schwieriger.
Die Vorteile der ECM-Technologie von M-Files
M-FilesECM-Software bietet eine Fülle von Vorteilen für Unternehmen und Wissensarbeiter.
Schnellerer Zugang zu Dokumenten
Alle Informationen können im Kontext gefunden werden, d. h. es wird nach dem Inhalt eines Dokuments gesucht und nicht danach, wo es gespeichert ist. Die Mitarbeiter können einfach eingeben, wonach sie suchen, und mit wenigen Klicks die gewünschten Informationen abrufen.
Beseitigung von Datensilos
M-Files ermöglicht es Ihnen, eine einzige Ansicht für alle Inhalte zu erstellen, unabhängig davon, in welchem System oder Repository sie gespeichert oder normalerweise angezeigt werden.
Ein verbindliches Exemplar jedes Dokuments
M-Files speichert eine einzige Kopie jedes Dokuments, so dass sich die Benutzer nie fragen müssen, ob sie mit der aktuellsten Version arbeiten.
Die Benutzerfreundlichkeit
M-Files ist über einen Desktop-, Web- oder mobilen Client zugänglich. Virtuelle Ordner bieten eine sofortige vertraute Benutzererfahrung.
Unterstützung für alle Dokumente
Sie können alle Arten von Dokumenten und Daten mit M-Files verwalten, einschließlich E-Mail-Inhalte.
Jederzeit und überall Zugang
Greifen Sie über M-Files mit jedem Gerät, von jedem Ort und zu jeder Zeit auf Dokumente zu. M-Files kann sogar offline genutzt werden, wenn kein Internetzugang besteht.
Flexibler Einsatz
Stellen Sie M-Files in der Cloud, vor Ort oder als Hybridlösung bereit.
Arbeitsabläufe rationalisieren
M-FilesDas ECM-System nutzt die Workflow-Automatisierung, um Dokumente durch digitale Arbeitsabläufe zu leiten, Überprüfungen und Unterschriften zu verwalten und sicherzustellen, dass bestimmte Informationen aufbewahrt werden.
Optimieren Sie die Zusammenarbeit mit M-Files
M-Files macht Schluss mit der Praxis, Anhänge per E-Mail hin- und herzuschicken, was unweigerlich zu Verwirrung, Duplikaten und Problemen bei der Versionskontrolle führt. Um die Zusammenarbeit zu vereinfachen, speichert M-Files eine Kopie eines Dokuments und ermöglicht den Zugriff darauf über einen Link.
Zusammenarbeit in Echtzeit
Kollegen innerhalb und außerhalb des Unternehmens können gemeinsam an demselben Dokument arbeiten und es gleichzeitig überprüfen, bearbeiten und mit Anmerkungen versehen.
Dokumente sicher aufbewahren
M-Files verwendet automatische Berechtigungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Inhalte haben.
Dateien automatisch speichern
M-FilesDie Co-Authoring-Funktion speichert Änderungen automatisch und erstellt eine neue Version bei Check-out- und Check-in-Vorgängen.
Dateien überall speichern
Dokumente in M-Files können automatisch an einem beliebigen Ort wie OneDrive oder SharePoint gespeichert werden.
Warum M-Files' ECM-Lösung wählen?
M-Files macht es einfacher, Inhalte und Informationen in einem digitalen Arbeitsumfeld effizienter zu verwalten. Durch die Organisation von Dateien auf der Grundlage ihres Inhalts und nicht ihres Speicherorts bricht M-Files Datensilos auf und macht Informationen sofort verfügbar, unabhängig davon, in welchem System oder Repository sie gespeichert sind. Durch die Automatisierung und Rationalisierung der Informationsverwaltung ermöglicht M-Files es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
M-Files lässt sich problemlos in bestehende Technologien integrieren, so dass die Mitarbeiter weiterhin ihre bevorzugten Tools für den Zugriff auf Dokumente über M-Files verwenden können. Mit Lösungsvorlagen und Best Practices für verschiedene Anwendungsfälle lassen sich schnell und einfach intelligente Informationsmanagement-Lösungen erstellen. Add-ins von Drittanbietern erweitern die Funktionen von M-Files, und APIs ermöglichen die Anbindung an bestehende Systeme.
Wie kann M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigern?
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
