ECM-Software

Effizientere Verwaltung von Informationen mit ECM-Software

Unternehmen sind heute auf Daten angewiesen, um Business Intelligence zu liefern, Chancen zu erkennen, Prozesse zu automatisieren und die Unternehmensleistung zu steigern. Doch Unternehmen werden oft so sehr mit unterschiedlichen Inhalten aus einer Vielzahl von Systemen und Repositories überschwemmt, dass die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, die benötigten Informationen zu finden, geschweige denn sie zum geschäftlichen Vorteil zu nutzen.

Enterprise-Content-Management-Software ( ECM-Software ) kann Unternehmen helfen, die Kontrolle über ihre Dokumente und Daten zu übernehmen, indem sie die Organisation, Speicherung, Sicherung, Pflege und Analyse von Informationen erleichtert. Überlegene ECM-Systeme können Arbeitsabläufe automatisieren, die es den Mitarbeitern ermöglichen, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die Einhaltung von Regeln und Vorschriften zu vereinfachen.

M-Files bietet ein intelligentes Informationsmanagementsystem mit leistungsstarker ECM-Software. Durch die Vereinfachung des Auffindens, des Zugriffs und der gemeinsamen Nutzung der richtigen Dokumente mit den richtigen Personen zur richtigen Zeit hilft M-Files , das Chaos des Informationsmanagements zu bändigen und gleichzeitig mehr Wert aus den Inhalten im gesamten Unternehmen zu ziehen.

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ECM, das Ihr Unternehmen wirklich vernetzt

Verbinden Sie alle Ihre Unternehmensinhalte und unterstützen Sie Ihre Geschäftsabläufe mit M-Files.

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Die Hindernisse bei der Verwaltung von Unternehmensinhalten

Jedes Enterprise-Content-Management-System muss Unternehmen Lösungen für mehrere kritische Hindernisse beim Informationsmanagement bieten.

Das schiere Volumen der Geschäftsdokumente

Jeden Tag entstehen in der Geschäftswelt Dokumentenmengen, die dem Volumen von 250.000 Kongressbibliotheken entsprechen. Die Anzahl der Datensätze, die Unternehmen organisieren und verwalten müssen, macht es schwierig, Dokumente zu sichern und sie für Arbeitsabläufe leicht verfügbar zu machen.

Das richtige Dokument finden

Informationsmitarbeiter verbringen durchschnittlich mehr als zwei Stunden pro Tag mit der Suche nach den benötigten Dokumenten. Überlegene ECM-Software kann diese verlorene Zeit zurückgewinnen, indem sie sofortigen Zugriff auf jedes Dokument an jedem Ort ermöglicht.

Große Mengen an unstrukturierten Daten

Unstrukturierte Daten - von Dokumenten und E-Mails bis hin zu Bildern und Präsentationen - enthalten unschätzbare Geschäftsinformationen. Aber diese Dokumente können nicht einfach durchsucht, kategorisiert und gesichert werden, was es erschwert, die Vorteile der Business Intelligence zu nutzen, die sie bieten.

Unzugängliche und unbekannte Informationen

Mehr als die Hälfte aller Informationen in Datenspeichern werden als "dunkle Daten" bezeichnet. Der Inhalt dieser Dokumente ist unbekannt und nicht kategorisiert, so dass er für das Unternehmen im Wesentlichen nutzlos ist. Dunkle Daten stellen einen erheblichen Kostenfaktor dar, sowohl in Bezug auf die Kosten für ihre Speicherung als auch in Bezug auf die verpassten Möglichkeiten, aus ihnen Erkenntnisse zu gewinnen.

Kopfschmerzen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

In vielen Branchen gibt es strenge Vorschriften für die Aufbewahrung und Verwendung von Dokumenten mit sensiblen Daten. Da das Volumen der Dokumente, die in den Zuständigkeitsbereich eines Unternehmens fallen, immer größer wird, wird die Verwaltung und der Nachweis der Einhaltung der Vorschriften immer schwieriger.

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M-FilesIntelligente ECM-Software

M-Files ist eine intelligente Informationsmanagement-Plattform der nächsten Generation, die überlegene ECM-Software bietet. M-Files erleichtert den Mitarbeitern den Zugriff auf relevante, aktuelle und korrekte Dokumente, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind, und hilft so, Zeitverschwendung zu vermeiden, Frustrationen zu minimieren und Geschäftsrisiken zu verringern.

M-Files Die KI-gestützte ECM-Lösung verbindet alle Dokumente und Informationen eines Unternehmens über alle Plattformen und Repositories hinweg und analysiert sie, um jeder Datei Metadaten zuzuordnen und sie in einen Kontext zu stellen. Anstatt eine Migration zu einem zentralen Repository zu erfordern, stellt M-Files Verbindungen zu jedem Dokument her, unabhängig davon, in welchem System, welcher Plattform oder Anwendung es sich gerade befindet. Auf diese Weise kann M-Files eine einzige Ansicht aller Dokumente im gesamten Unternehmen bereitstellen und organisiert die Dokumente auf der Grundlage ihres Inhalts und nicht des Speicherorts. Mit diesem Ansatz können Mitarbeiter Dokumente in Sekundenschnelle finden, indem sie einfach ein paar Informationen über das Gesuchte in die Suchleiste von M-Files eingeben.

Darüber hinaus sichert M-Files jedes Dokument durch Verschlüsselung und dynamische Benutzerberechtigungen. Und automatisierte Arbeitsabläufe helfen, dokumentenintensive Aufgaben zu vereinfachen, um menschliche Fehler zu minimieren, Prozesse zu rationalisieren und Zeitpläne einzuhalten.

Die Vorteile der ECM-Technologie von M-Files

M-FilesECM-Software bietet eine Fülle von Vorteilen für Unternehmen und Wissensarbeiter.

Schnellerer Zugang zu Dokumenten

Alle Informationen können im Kontext gefunden werden, d. h. es wird nach dem Inhalt eines Dokuments gesucht und nicht danach, wo es gespeichert ist. Die Mitarbeiter können einfach eingeben, wonach sie suchen, und mit wenigen Klicks die gewünschten Informationen abrufen.

Beseitigung von Datensilos

M-Files können Sie eine einzige Ansicht aller Inhalte erstellen, unabhängig von dem System oder Repository, in dem sie gespeichert oder normalerweise angezeigt werden.

Ein verbindliches Exemplar jedes Dokuments

M-Files speichert eine einzige Kopie jedes Dokuments, so dass sich die Benutzer nie fragen müssen, ob sie mit der aktuellsten Version arbeiten.

Die Benutzerfreundlichkeit

Der Zugriff auf M-Files erfolgt über einen Desktop-, Web- oder mobilen Client. Virtuelle Ordner bieten eine sofortige vertraute Benutzererfahrung.

Unterstützung für alle Dokumente

Sie können alle Arten von Dokumenten und Daten mit M-Files verwalten, einschließlich E-Mail-Inhalte.

Jederzeit und überall Zugang

Greifen Sie über M-Files mit jedem Gerät, von jedem Ort und zu jeder Zeit auf Dokumente zu. Auf M-Files kann sogar offline zugegriffen werden, wenn kein Internetzugang vorhanden ist.

Flexibler Einsatz

Stellen Sie M-Files in der Cloud, vor Ort oder als Hybridlösung bereit.

Arbeitsabläufe rationalisieren

Das ECM-System von M-Filesnutzt die Workflow-Automatisierung, um Dokumente durch digitale Arbeitsabläufe zu leiten, Überprüfungen und Unterschriften zu verwalten und sicherzustellen, dass bestimmte Informationen gespeichert werden.

Optimieren Sie die Zusammenarbeit mit M-Files

M-Files macht Schluss mit der Praxis, Anhänge per E-Mail hin- und herzuschicken, was unweigerlich zu Verwirrung, Duplikaten und Problemen bei der Versionskontrolle führt. Um die Zusammenarbeit zu vereinfachen, speichert M-Files eine Kopie eines Dokuments und ermöglicht den Zugriff darauf über einen Link.

Zusammenarbeit in Echtzeit

Kollegen innerhalb und außerhalb des Unternehmens können gemeinsam an demselben Dokument arbeiten und es gleichzeitig überprüfen, bearbeiten und mit Anmerkungen versehen.

Dokumente sicher aufbewahren

M-Files verwendet automatische Berechtigungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Inhalte haben.

Dateien automatisch speichern

M-FilesDie Co-Authoring-Funktion speichert Änderungen automatisch und erstellt eine neue Version bei Check-out- und Check-in-Vorgängen.

Dateien überall speichern

Dokumente in M-Files können automatisch an einem beliebigen Ort wie OneDrive oder SharePoint gespeichert werden.

Warum M-Files' ECM-Lösung wählen?

M-Files macht es einfacher, Inhalte und Informationen in einem digitalen Arbeitsumfeld effizienter zu verwalten. Durch die Organisation von Dateien auf der Grundlage ihres Inhalts und nicht ihres Speicherorts bricht M-Files Datensilos auf und macht Informationen sofort verfügbar, unabhängig davon, in welchem System oder Repository sie gespeichert sind. Durch die Automatisierung und Rationalisierung der Informationsverwaltung ermöglicht M-Files es Unternehmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

M-Files lässt sich problemlos in bestehende Technologien integrieren, so dass die Mitarbeiter weiterhin ihre bevorzugten Tools für den Zugriff auf Dokumente über M-Files verwenden können. Mit Lösungsvorlagen und Best Practices für verschiedene Anwendungsfälle lassen sich schnell und einfach intelligente Informationsmanagement-Lösungen erstellen. Add-ins von Drittanbietern erweitern die Funktionen von M-Files, und APIs ermöglichen die Anbindung an bestehende Systeme.

Nutzen - Beseitigung des Informationschaos

Wie kann M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigern?

Schnellere Suche

Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.

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Vertrautheit

Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.

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Einfache Kollaboration

Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.

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Rationalisierte tägliche Arbeit

Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.

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