ECM-Systeme
ECM-Systeme helfen, das Informationschaos zu bändigen
Unternehmen erstellen heute in immer schnellerem Tempo neue Daten und Dokumente. Diese Informationen können Unternehmen dabei helfen, die Entscheidungsfindung zu verbessern und Chancen zu ergreifen, aber die immense Menge an Daten, die täglich produziert wird, kann auch eine Art Chaos verursachen. Allein das Organisieren, Speichern und Verwalten von Dokumenten kann zu einer überwältigenden Aufgabe werden, die Unternehmen und Mitarbeiter daran hindert, diese Informationen zum geschäftlichen Vorteil zu nutzen.
Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM-System) kann helfen. ECM-Systeme nutzen künstliche Intelligenz, um die Komplexität der Datenverwaltung zu minimieren, und helfen so, das Chaos der Informationsflut zu bändigen. ECM-Tools tragen auch zur Verringerung des Geschäftsrisikos bei, indem sie die Sicherheit sensibler Dokumente gewährleisten. Und durch die Automatisierung dokumentenintensiver Arbeitsabläufe machen ECM-Systeme die Verwaltung von Inhalten zu einem Wettbewerbsvorteil und nicht zu einer Belastung für die Produktivität.
Für Unternehmen, die eine überlegene Lösung für das Enterprise Content Management suchen, bietet M-Files eine intelligente Plattform für das Informationsmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, intelligente Verbindungen im gesamten Unternehmen herzustellen und gleichzeitig Geschäftsprozesse zu automatisieren und Informationen zu sichern und zu kontrollieren.
ECM, das Ihr Unternehmen wirklich vernetzt
Verbinden Sie alle Ihre Unternehmensinhalte und unterstützen Sie Ihre Geschäftsabläufe mit M-Files.
Die Herausforderung der Verwaltung von Unternehmensinhalten
Um Inhalte effektiv zu verwalten, müssen ECM-Systeme Lösungen für mehrere kritische Herausforderungen bieten.
Dunkle Daten
Man schätzt, dass nur 0,5 % aller erzeugten Daten für die betriebliche Entscheidungsfindung analysiert werden1.
Das bedeutet, dass die meisten Unternehmen riesige Mengen an Informationen sammeln, verarbeiten und speichern, die ungenutzt bleiben. Diese "dunklen Daten" sind in der Regel unbekannt und nicht kategorisiert, so dass sie für das Unternehmen nutzlos sind. ECM-Systeme müssen Unternehmen dabei helfen, "dunkle" Daten zu finden und zu nutzen, die Geschäftseinblicke bieten könnten, oder die Speicherkosten zu senken, indem redundante, veraltete oder triviale Dokumente beseitigt werden.
Unstrukturierte Daten
Die Datenmenge in Unternehmen verdoppelt sich in der Regel alle 1,2 Jahre2 und 80 bis 90 % dieser Daten sind unstrukturiert3.
Dokumente wie Videos, Grafiken, Präsentationen, E-Mails, soziale Inhalte und andere Informationen sind viel schwieriger zu verwalten als strukturierte Daten, die sich leicht zusammenfassen und analysieren lassen. ECM-Systeme müssen eine einfache Möglichkeit bieten, unstrukturierte Daten zu identifizieren, zu suchen und zu nutzen.
Unzugängliche Informationen
Einigen Schätzungen zufolge verbringen Arbeitnehmer bis zu 30 % ihres Arbeitstages mit der Suche nach Informationen4. Zusätzliche Zeit wird darauf verwendet, festzustellen, ob eine Datei aktuell ist und ob die Mitarbeiter den darin enthaltenen Informationen vertrauen können. Überlegene ECM-Systeme können dazu beitragen, die Frustration und Zeitverschwendung bei der Suche nach Informationen zu beseitigen, indem sie jedes Dokument innerhalb von Sekunden verfügbar machen.
Sicherheitsverstöße
Wenn Benutzer Dokumente nicht leicht finden und gemeinsam nutzen können, greifen sie oft auf persönliche Dateifreigabe-Apps und andere Schatten-IT zurück, die eine große Gefahr für die Dokumentensicherheit darstellen. ECM-Systeme können die Sicherheit verbessern, indem sie Lösungen anbieten, die bequemer zu nutzen sind als diese weniger sicheren Technologien.
Mobiler Zugang
Eine wachsende Zahl von Mitarbeitern arbeitet von unterwegs oder von zu Hause aus, hat aber oft nicht die Möglichkeit, über mobile Geräte auf Dokumente zuzugreifen. Die richtige ECM-Lösung sollte den Zugriff auf Dokumente mit jedem Gerät und von jedem Ort aus erleichtern.
M-Files: eine intelligentere Art der Inhaltsverwaltung
M-Files ist eine intelligente Informationsmanagement-Plattform der nächsten Generation, die die Unternehmensleistung verbessert, indem sie Informationen leicht auffindbar und nutzbar macht. Im Gegensatz zu herkömmlicher ECM-Software erfordert M-Files kein großes Migrationsprojekt, um Inhalte und Dokumente in ein zentrales Repository zu verschieben. Stattdessen vereinheitlicht M-Files Systeme, Daten und Inhalte im gesamten Unternehmen, ohne bestehende Systeme oder Prozesse zu beeinträchtigen.
Intelligente Verbindungen über Metadaten
Mithilfe von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen identifiziert und erstellt M-Files Verbindungen zu Dokumenten in jedem System oder Repository, einschließlich Netzwerkordnern, Filesharing-Diensten, CRM Systemen, SharePoint und anderen Plattformen und Anwendungen. Mithilfe einer intelligenten Metadatenschicht kennzeichnet M-Files jedes Dokument mit Informationen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, es in Sekundenschnelle zu finden.
Automatisierung, um das Geschäft in Gang zu halten
M-Files vereinfacht auch dokumentenintensive Arbeitsabläufe, um menschliche Fehler zu minimieren und Prozesse zu rationalisieren. Mit M-Files werden Dokumente effizient und automatisch von einem Benutzer zum nächsten weitergeleitet, angeleitet durch Metadaten, die in jeder Phase des Prozesses aktualisiert werden.
Sichere und kontrollierte Inhalte
M-Files sichert Dokumente durch Verschlüsselung und erweiterte Berechtigungen, die sicherstellen, dass nur die richtigen Personen auf ein Dokument zugreifen, es öffnen und bearbeiten können.
Ein vollwertiges ECM-System
Als eines der führenden ECM-Systeme bietet M-Files eine Fülle von Funktionen, die die Verwaltung von Inhalten vereinfachen und rationalisieren.
Eine einzige Ansicht des Inhalts
M-Files verbindet Inhalte wie Dokumente, E-Mails, Kundendaten, Auftragsnummern und Projektdaten, um eine einheitliche Sicht auf Informationen zu ermöglichen, selbst wenn diese in verschiedenen Systemen und Archiven gespeichert sind.
Schnelle Suche
Um eine Datei zu finden, müssen die Mitarbeiter nicht wissen, wo ein Dokument gespeichert ist. Stattdessen können sie einfach ein paar Angaben in die Suchleiste von M-Files eingeben und in Sekundenschnelle eine Verbindung zu ihren Inhalten herstellen.
Vollständiger Kontext
Mit M-Files können Sie nach allen Inhalten für ein bestimmtes Projekt, nach allen in dieser Woche fälligen Rechnungen, nach der gesamten Korrespondenz mit einem bestimmten Kunden oder nach allen Verträgen, die demnächst auslaufen, suchen. Sie erhalten ein vollständiges Bild zu jedem Thema, das Sie interessiert.
Eine Version und eine Quelle der Wahrheit
M-Files macht Schluss mit Versionskontrollproblemen, indem es eine einzige Version jedes Dokuments aufbewahrt. Die Mitarbeiter greifen auf die Dokumente über einen Link zu, der auch für Kollegen und Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens freigegeben werden kann.
Auf alle mit M-Files verbundenen Inhalte kann mit einem mobilen Gerät zugegriffen werden, unabhängig davon, in welchem System oder Netzwerkordner sie sich befinden.
Keine Datensilos mehr
M-Files durchbricht effektiv Datensilos, indem es das Auffinden jedes Dokuments in Sekundenschnelle erleichtert.
Dynamische Zugriffsrechte
Die Zugriffsrechte in M-Files basieren auf Benutzerrollen und Dokumenten-Metadaten. Die Zugriffsrechte können sich automatisch ändern, wenn es Änderungen in der Organisation oder in den Arbeitsgruppen gibt.
Automatisierung von Arbeitsabläufen mit M-Files' ECM-Systemen
Mit ECM-Systemen von M-Files helfen Metadaten dabei, Dokumente durch Workflows zu leiten, um die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu verbessern. Die M-Files Workflow-Engine macht es einfach, Dokumenten-, Projekt- oder Prozesslebenszyklen auf realen Workflows zu modellieren. M-Files kann automatisch Aufgaben an Personen zuweisen und nachverfolgen, um sicherzustellen, dass Dokumente korrekt und rechtzeitig verarbeitet werden. Die Metadaten jedes Dokuments in einem Workflow werden automatisch aktualisiert, wenn es von Person zu Person oder von Phase zu Phase weitergereicht wird.
Die Funktionen zur elektronischen Unterzeichnung in M-Files helfen, Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Dokumente können von überall und auf jedem Gerät sicher und nachprüfbar unterzeichnet werden. Nach der Unterzeichnung werden die Dokumente sofort gemäß den Unternehmensrichtlinien gespeichert, und alle vertraglichen Bestimmungen können einem automatisierten Workflow zugewiesen werden.
Wie kann M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigern?
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Warum Kunden bevorzugen M-Files
M-Files steigert die Produktivität von Wissensarbeitern, indem es die Suche, den Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Informationen erleichtert. Durch die Unterstützung von Unternehmen bei der Herstellung intelligenter Verbindungen und der Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse sorgt M-Files für ein nahtloses digitales Erlebnis, stärkt die Zusammenarbeit, fördert die Geschäftskontinuität und reduziert Geschäftsrisiken.
M-Files kann in der Cloud, vor Ort oder als hybride Lösung bereitgestellt werden, die die Cloud-basierte Zusammenarbeit mit Investitionen in die lokale Architektur optimiert. Durch die Integration mit branchenspezifischen Lösungen, anderen Archiven und älteren ECM-Systemen lässt sich M-Files problemlos mit einem bestehenden Technologiepaket nutzen. Die Mitarbeiter können sogar ihre bevorzugten täglichen Tools wie Microsoft Teams oder Salesforce verwenden, um über M-Files auf Informationen zuzugreifen und diese zu verwalten. Und eine hochgradig konfigurierbare Plattform mit Add-Ins von Drittanbietern macht es einfach, M-Files so anzupassen, dass es jeden Anwendungsfall oder jede Geschäftsanforderung unterstützt.
Heute verlassen sich Tausende von Unternehmen in mehr als 100 Ländern weltweit auf M-Files , um Geschäftsinformationen und -prozesse zu verwalten und ihren Mitarbeitern eine intelligentere Arbeitsweise zu ermöglichen.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
