Verwaltung von Unternehmensdokumenten
Verbinden Sie Ihre Daten mit Software für die Dokumentenverwaltung im Unternehmen
Informationen sind heute auf jeder Ebene des Geschäftsbetriebs von entscheidender Bedeutung, und Unternehmen, die Informationen am effektivsten nutzen, können sich einen Wettbewerbsvorteil versprechen. In den meisten Unternehmen sind jedoch wichtige Daten und Dokumente über viele verschiedene und unzusammenhängende Geschäftssysteme und Datenspeicher verteilt. Das Ergebnis dieses Chaos ist zweierlei: Die Mitarbeiter verschwenden viel zu viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen, und die Unternehmen können die Daten oft nicht effektiv nutzen, um das Unternehmen voranzubringen.
Ein überlegenes Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen wie M-Files kann dabei helfen. Durch die Verknüpfung von Daten und Informationen über alle Plattformen und Repositories hinweg, um eine einzige Ansicht der Dokumente zu liefern, machen es die Dokumentenmanagement-Tools von M-Fileseinfach, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu sehen, zu finden und zu nutzen, um die Unternehmensleistung zu verbessern.
Sofortiger Zugriff auf die benötigten Informationen
Sehen Sie sich an, wie M-Files die Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und all Ihren Inhalten vereinfacht - von der Erstellung bis zur Entsorgung.
Das Risiko unzusammenhängender Daten
Unternehmen benötigen schnellen Zugriff auf Echtzeit- und historische Informationen, um intelligentere und schnellere Entscheidungen zu treffen. Doch die Verwaltung von Daten und Dokumenten ist heute zu einer geschäftskritischen Herausforderung geworden.
Die schiere Menge an Daten, die täglich erzeugt wird, kann ein minderwertiges Dokumentenmanagementsystem für Unternehmen leicht überfordern. Alle zwei Tage werden auf der Welt so viele Daten erzeugt, wie seit Anbeginn der Zivilisation bis zum Jahr 2003 (Eric Schmidt) entstanden sind. Und es wird erwartet, dass die von Unternehmen produzierte Datenmenge exponentiell wächst und bis 2025 163 ZB erreicht1.
Die meisten Unternehmen haben nicht nur mit einer riesigen Datenmenge zu kämpfen, sondern verfügen auch nicht über ein einheitliches System für die Verwaltung, Organisation, Speicherung und Sicherung dieser Daten. Tatsächlich verwendet mehr als die Hälfte der Unternehmen heute vier oder mehr Content-Management-Systeme (CMS), und dennoch befindet sich der Großteil ihrer Daten außerhalb dieser CMS-Tools2. Um die benötigten Informationen zu finden, müssen die Mitarbeiter oft nach wichtigen Informationen suchen, die sich in E-Mail- oder Netzwerkordnern auf verschiedenen Geschäftsanwendungen, Plattformen und Geräten befinden. Und weil Dateien schwer zu finden sind, werden Dokumente oft dupliziert oder neu erstellt, was die Produktivität erheblich beeinträchtigt. Ohne eine einheitliche Sicht auf wichtige Inhalte sind Unternehmen mit erheblichen Compliance- und Sicherheitsrisiken konfrontiert, während sie gleichzeitig nicht in der Lage sind, ihre Dateninvestitionen optimal zu nutzen.
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Unternehmen ein unternehmensweites Dokumentenverwaltungssystem, das Datensilos beseitigt und eine einheitliche Sicht auf Informationen in allen Systemen und Repositories bietet. Genau dabei kann M-Files helfen.
M-Files vereinfacht die Dokumentenverwaltung im Unternehmen
M-Files ist eine Cloud-basierte, intelligente Informationsmanagement-Plattform, die die Herausforderungen bei der Verwaltung großer Daten- und Dokumentenmengen problemlos meistert. Im Gegensatz zu herkömmlichen Lösungen für das Dokumentenmanagement in Unternehmen müssen bei M-Files die Dokumente nicht in ein zentrales Repository migriert werden - ein kostspieliges und zeitaufwendiges Projekt. Stattdessen bricht M-Files Informationssilos auf, indem es Systeme, Daten und Inhalte im gesamten Unternehmen vereinheitlicht, ohne bestehende Systeme oder Prozesse zu verändern. Unsere KI-gestützte Technologie sucht und analysiert jedes Dokument, um es in einen Kontext zu stellen, und wendet Metadaten-Tags an, die es einfach machen, ein Dokument zu finden, indem man einfach danach sucht, was es ist oder was es enthält, und nicht danach, wo es sich befindet. M-Files ermöglicht es Unternehmen, die richtigen Informationen den richtigen Personen genau dann zur Verfügung zu stellen, wenn sie sie brauchen, und informationsgesteuerte Geschäftsprozesse zu automatisieren, die zu einer höheren Produktivität und Unternehmensleistung beitragen.
Alles an einem Ort
M-Files bietet eine einzige Informationsansicht, die das Auffinden von Dokumenten, E-Mails, Kundendaten, Projektinformationen und Verträgen erleichtert, selbst wenn diese in verschiedenen Archiven oder Systemen gespeichert sind.
Vollständiger Kontext
Mit M-Files können Sie sich leicht ein vollständiges Bild von einem beliebigen Thema machen. Sie können zum Beispiel nach allen Verträgen suchen, die im nächsten Monat auslaufen, nach der gesamten Korrespondenz mit einem bestimmten Kunden oder nach allen Dokumenten für ein bestimmtes Projekt, auch wenn diese Informationen in verschiedenen Systemen im Unternehmen gespeichert sind.
Automatische Dokumentenverwaltung
Unsere Technologie verwaltet automatisch den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten und stellt sicher, dass diese bestimmte Arbeitsabläufe durchlaufen, angemessenen Aufbewahrungsrichtlinien folgen und nur von denjenigen abgerufen werden, die über die richtigen Berechtigungen verfügen.
Schnelles Suchen und Abrufen
Um Informationen zu finden, brauchen Sie nur in die Suchleiste von M-Files einzugeben, was Sie suchen, und Sie können mit ein paar Klicks eine Verbindung zu Ihren Inhalten herstellen.
Keine Duplikate oder Mehrfachversionen mehr
M-Files speichert nur eine Kopie jedes Dokuments, so dass Sie immer die neueste Version sehen.
Unterstützung der digitalen Transformation
Durch die einfache Möglichkeit, Dokumente zu digitalisieren, ermöglicht M-Files den Übergang zu einem papierlosen Dokumentenmanagementsystem, das erhebliche Kosteneinsparungen ermöglicht, den Dokumenten-Workflow beschleunigt und den Mitarbeitern überall und jederzeit Zugriff auf alle benötigten Dokumente bietet.
Geschäftsprozesse und Dokumenten-Workflow automatisieren
M-Files macht die Automatisierung von Geschäftsprozessen einfach. In der M-Files Workflow-Engine können Sie ganz einfach Ihre eigenen Workflows erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Von der Zuweisung von Aufgaben an Kollegen bis zur automatischen Weiterleitung von Dokumenten durch den Genehmigungs- und Unterschriftsprozess können Sie mit M-Files Projekt- oder Prozess-Workflows auf der Grundlage manueller Prozesse einrichten. Metadaten-Tags leiten den Arbeitsablauf in jeder Phase und werden automatisch aktualisiert, wenn das Dokument vom Entwurf bis zu Überprüfungen, Kommentaren und Genehmigungen weitergereicht wird.
M-FilesWorkflow-Automatisierung kann regulierten Unternehmen helfen, die Lernanforderungen zu bewältigen. Sie kann die Verwaltung von Rechtsdokumenten erheblich vereinfachen und sicherstellen, dass bei der Bearbeitung jeder Akte die gesetzlichen Richtlinien und Compliance-Anforderungen eingehalten werden. Und mit den elektronischen Unterschriftsfunktionen von M-Fileskönnen Sie den Unterschriftsprozess beschleunigen, indem Sie es jedem ermöglichen, ein Dokument überall auf der Welt und auf jedem Gerät auf sichere und überprüfbare Weise zu unterschreiben.
Wie M-Files Ihnen die Kontrolle über Ihre Daten gibt
Mit M-Files haben Sie nicht nur schnelleren und einfacheren Zugriff auf Ihre Informationen, sondern auch eine bessere Kontrolle über Ihre Dokumente.
Warum sollten Sie sich für die Unternehmensdokumentenverwaltung von M-Filesentscheiden?
Unternehmen lieben M-Files , weil es überall und jederzeit Zugriff auf relevante, aktuelle und genaue Informationen bietet - unabhängig davon, wo sie gespeichert sind oder welches Format sie haben. Durch die Verknüpfung von Daten im gesamten Unternehmen und die Bereitstellung einer einzigen Ansicht, die an verschiedenen Orten gespeicherte Dokumente umfasst, macht es M-Files einfach, die richtigen Informationen den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen. Und da sich M-Files problemlos in bestehende Produktivitäts-Tools und -Systeme integrieren lässt, müssen die Mitarbeiter kein neues Tool oder eine neue Plattform erlernen, um die Vorteile der Dokumentenmanagement-Technologie von M-Filesnutzen zu können.
Als Cloud-fähige Lösung kann M-Files in der Cloud, vor Ort oder als Hybridlösung bereitgestellt werden. Tausende von Unternehmen in mehr als 100 Ländern nutzen M-Files , um ihre Geschäftsinformationen zu verwalten und Geschäftsprozesse zu automatisieren und ihren Mitarbeitern eine intelligentere Arbeitsweise zu ermöglichen.
Wie kann M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigern?
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
