Risikomanagement im Unternehmen
Informationschaos und Risikomanagement in Unternehmen
Informationen sind für jeden Aspekt der Arbeit in einem Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Von der Verbesserung der Entscheidungsfindung und der Dokumentation von Vereinbarungen bis hin zur Ermöglichung der Kommunikation und der Erleichterung von Transaktionen enthalten Dokumente eine große Menge wichtiger und sensibler Informationen. Daher muss jede Strategie für das Risikomanagement in Unternehmen Lösungen für die sichere und effektive Verwaltung von Dokumenten beinhalten.
Die meisten Unternehmen stehen heute jedoch vor großen Herausforderungen, wenn es um die effektive Speicherung, Sicherung und Nutzung von Inhalten geht. Oft sind Unternehmen mit der Menge an Dokumenten, die in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, schlichtweg überfordert. In vielen Unternehmen ist es für die Mitarbeiter schwierig, Dokumente zu finden, wenn sie sie brauchen, und sie verbringen bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen1. Dank einer unzureichenden Dokumentenkontrolle verursachen doppelte Dokumente und mehrere Versionen von Dateien zusätzliche Kosten und Kopfschmerzen. Und Datenschutzverletzungen, unbefugter Zugriff und versehentliche Lecks stellen ein erhebliches finanzielles, rechtliches und geschäftliches Risiko dar.
M-Files kann helfen. Als intelligente Informationsmanagement-Plattform der nächsten Generation verbessert M-Files die Möglichkeiten des Risikomanagements in Unternehmen, indem Dokumente leichter gefunden und effektiv genutzt werden können, während gleichzeitig menschliche Fehler minimiert, wichtige Prozesse automatisiert und Informationen gesichert und kontrolliert werden.
Sofortiger Zugriff auf die benötigten Informationen
Sehen Sie sich an, wie M-Files die Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und all Ihren Inhalten vereinfacht - von der Erstellung bis zur Entsorgung.
Die Risiken eines schlechten Inhaltsmanagements
Lösungen für das Risikomanagement in Unternehmen erfordern Technologien, die Unternehmen vor verschiedenen kritischen Risiken im Zusammenhang mit einer schlechten oder unzureichenden Verwaltung von Dokumenten und Inhalten schützen können.
Zersplitterung der Informationen
Da sich die IT-Umgebung eines Unternehmens weiterentwickelt, werden Dokumente und Inhalte zwangsläufig in einer wachsenden Zahl von Systemen, Plattformen und Anwendungen erstellt. In der Tat verwendet ein durchschnittliches Unternehmen vier verschiedene Content-Management-Systeme2. Infolgedessen wissen die Mitarbeiter oft nicht, wo sie die benötigten Dokumente finden können. Ein überragendes Content-Management-System kann dazu beitragen, die Risiken von erheblicher Ineffizienz, vermehrter Nacharbeit und der Unfähigkeit, Informationen für intelligente Entscheidungen zu nutzen, zu mindern.
Getrennte Inhalte
Die unübersichtliche Art und Weise, in der Dokumente erstellt und gespeichert werden, erschwert zudem die Verknüpfung von Informationen. Um den größtmöglichen Nutzen aus Informationen zu ziehen, müssen Unternehmen in der Lage sein, die strukturierten Daten in CRM Systemen, ERP-Plattformen und Datenbanken mit unstrukturierten Inhalten wie Audio- und Videodaten, Dokumenten, sozialen Medien und anderen unstrukturierten Daten zu verbinden. Wenn dies nicht möglich ist, laufen Unternehmen Gefahr, den Zugang zu den Erkenntnissen und der Intelligenz zu verlieren, die starke Verbindungen zwischen Daten und Systemen bieten können.
Verstöße und Lecks
Ob durch einen Cyberangriff, einen böswilligen Mitarbeiter oder ein versehentliches Leck - ein Dokument, das in die falschen Hände geraten ist, stellt für ein Unternehmen ein großes Risiko dar. Das Risikomanagement eines Unternehmens muss immer auch Strategien umfassen, um die finanziellen Risiken von Geldstrafen, die rechtlichen Risiken von Rechtsstreitigkeiten und die unternehmerischen Risiken von Reputations- und Geschäftsverlusten, die entstehen können, wenn Dokumente nicht ordnungsgemäß gesichert sind, zu bewältigen. Dokumentensicherheitssysteme können dazu beitragen, dass Dokumente auf eine Weise gespeichert, verwendet und weitergegeben werden, die optimalen Schutz bietet.
Duplikate und mehrere Versionen
Wenn Mitarbeiter Kopien von Dokumenten für ihren eigenen Gebrauch anfertigen oder die Dokumentenablage über ihren E-Mail-Posteingang verwalten, führt dies zu vielen Duplikaten desselben Dokuments. Wenn Mitarbeiter zusammenarbeiten, indem sie Dokumente per E-Mail hin- und herschicken, kann es leicht passieren, dass mehrere Versionen eines Dokuments entstehen, bei denen es schwierig ist zu erkennen, welches die echte und aktuelle Datei ist. Zu den Risiken von Duplikaten und mehreren Versionen gehören erhöhte Lagerkosten, zu viel Zeitaufwand für die Suche nach dem richtigen Dokument und die Gefahr von Fehlern, wenn das falsche Dokument verwendet wird. Software für die Dokumentenkontrolle kann das Risikomanagement von Unternehmen unterstützen, indem sie durchsetzt, wie Dokumente erstellt, gemeinsam genutzt und verwendet werden.
Fehleranfällige Arbeitsabläufe
Viele Dokumente sind Teil eines Arbeitsablaufs, der einen Prozess der Bearbeitung, Kommentierung, Überprüfung, Genehmigung und Unterzeichnung umfasst. Wenn Arbeitsabläufe auf eine Art und Weise ausgeführt werden, die nicht mit den Unternehmensrichtlinien oder gesetzlichen Vorschriften übereinstimmt, können die finanziellen und rechtlichen Risiken groß sein. Compliance-Management-Lösungen für Dokumente können das Risikomanagement im Unternehmen verbessern, indem sie sicherstellen, dass Dateien immer korrekt gehandhabt werden, und indem sie das Potenzial für menschliche Fehler minimieren oder ausschalten.
Wie M-Files das Risikomanagement in Unternehmen verbessert
M-Files bietet eine Fülle von Funktionen für das Risikomanagement von Unternehmen im Zusammenhang mit Dokumenten.
Schnelles Suchen und Abrufen
Mit M-Files müssen sich die Mitarbeiter nicht mehr daran erinnern, wie eine Datei hieß oder wo sie gespeichert war. Sie können Dateien einfach schnell, einfach und intuitiv finden.
Automatisierte Arbeitsabläufe
M-Files nutzt Metadaten, um den Arbeitsablauf für Dokumente zu automatisieren, Dateien automatisch durch einen vorgeschriebenen Prozess zu bewegen und Personen zu benachrichtigen, wenn Maßnahmen erforderlich sind. Die Arbeitsabläufe werden genau und pünktlich ausgeführt, wodurch menschliche Fehler minimiert und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften gewährleistet werden.
Eine einheitliche Sicht auf die Daten
Durch die Herstellung von Verbindungen zu Inhalten in verschiedenen Systemen und Plattformen im gesamten Unternehmen bietet M-Files eine einzige, einheitliche Ansicht aller Inhalte, die es Unternehmen ermöglicht, genau zu wissen, welche Art von Daten sie haben und welche Risiken sie darstellen.
Größere Sicherheit
M-Files bietet eine unternehmensgerechte Verschlüsselung für alle Inhalte und verwendet dynamische Berechtigungen, um zu kontrollieren, wer darauf zugreifen, sie bearbeiten, weitergeben oder herunterladen darf.
Versionskontrolle
M-Files bewahrt nur eine Kopie jedes Dokuments auf und stellt einen Link zur Verfügung, über den die Benutzer darauf zugreifen und es bearbeiten können. So wissen die Benutzer immer, dass sie mit der aktuellsten Version arbeiten.
Anpassung der Plattform M-Files
M-Files lässt sich leicht an die Bedürfnisse bestimmter Unternehmen, Anwendungsfälle und Strategien für das Risikomanagement in Unternehmen anpassen.
Die Plattform ist in hohem Maße konfigurierbar und lässt sich leicht an spezifische Geschäftsanforderungen anpassen. Über APIs kann M-Files problemlos mit anderen Systemen kommunizieren, so dass Dokumente und Daten aus bestehenden Systemen auf M-Files verfügbar sind. Lösungsvorlagen und Best Practices für bestimmte Anwendungsfälle ermöglichen es Unternehmen, Informationsmanagement-Lösungen schneller und einfacher zu erstellen. Und Add-Ins von Drittanbietern bieten zusätzliche Funktionen, die die Möglichkeiten von M-Files zur Lösung von Herausforderungen im Risikomanagement von Unternehmen erweitern.
Wie kann M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigern?
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Warum M-Files für das Risikomanagement in Unternehmen wählen?
M-Files kann in der Cloud, vor Ort oder als hybride Lösung eingesetzt werden, die optimale Flexibilität und Kontrolle bietet. Tausende von Unternehmen in mehr als 100 Ländern nutzen M-Files , um Dokumente, Informationen und Prozesse effektiver zu verwalten.
Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen ermöglicht die Technologie von M-Filesdie Bereitstellung der richtigen Informationen für die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt, was zu einer höheren Produktivität, einer besseren Entscheidungsfindung und besseren Geschäftsergebnissen führt.
M-Files lässt sich problemlos in einen bestehenden Technologie-Stack integrieren. Die Mitarbeiter können sogar ihre bevorzugten Tools wie Microsoft 365 oder Google Workspace als Grundlage für den Zugriff auf Dokumente über M-Files verwenden.
Mit M-Files wird das Speichern, Sichern, Verwenden und Aufbewahren von Dokumenten zu einer viel einfacheren Aufgabe, die weit weniger risikobehaftet ist.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
