Dateiverwaltung
Verbesserte Dateiverwaltung mit Metadaten
Herkömmliche ordnerbasierte Systeme zur Speicherung digitaler Dateien sind stark eingeschränkt. Dieser Ansatz für die Verwaltung von Unternehmensdaten ist zwar schnell und bequem, birgt aber auch eine Reihe von Problemen. Von Problemen mit der Duplizierung von Dokumenten und der Versionskontrolle bis hin zum Fehlen einheitlicher Benennungskonventionen oder Ordnerstrukturen - die herkömmliche ordnerbasierte Dateiverwaltung ist voller Ineffizienzen, versteckter Kosten und der Unfähigkeit, Informationen effektiv zu finden und zu nutzen.
M-Files kann helfen. Als intelligente Informationsmanagement-Plattform der nächsten Generation verwendet M-Files einen metadatengesteuerten Ansatz für die Dateiverwaltung, der die Unternehmensleistung verbessert, indem er Informationen leicht verfügbar macht, Dokumenten-Workflows automatisiert und Dateien sicher und kontrolliert aufbewahrt.
Eine intelligentere Art, mit Dokumenten zu arbeiten
Sehen Sie, wie M-Files Sie mit dem richtigen Inhalt zur richtigen Zeit für die richtige Person verbindet.
Das Problem der traditionellen Dateiverwaltung
Herkömmliche Dateiverwaltungsmethoden - bei denen Dateien in Netzwerkfreigaben gespeichert werden - bieten eine Reihe von Herausforderungen, wenn Unternehmen Informationen leicht zugänglich machen wollen.
Probleme mit der Duplizierung von Dokumenten und der Versionskontrolle
In einer herkömmlichen Dateiverwaltungsstruktur werden Dokumente häufig von verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen im Unternehmen dupliziert. Wenn Mitarbeiter diese verschiedenen Dateien bearbeiten, werden mehrere Versionen von Dokumenten erstellt, so dass es schwierig ist, die aktuellste und korrekteste Version zu finden. Abgesehen von der Zeitverschwendung bei der Suche nach der aktuellsten Datei können Probleme mit der Versionskontrolle zu erheblichen Problemen führen, wenn die falsche Datei veröffentlicht, an Kunden weitergegeben oder als Vertrag ausgeführt wird.
Inkonsistente Benennungskonventionen und Strukturen
Da Dokumente in verschiedenen Dateifreigaben und unterschiedlichen Systemen gespeichert werden, ist es aufgrund der Unfähigkeit, einheitliche Konventionen für die Erstellung von Ordnerstrukturen und die Benennung von Dateien und Ordnern durchzusetzen, im Laufe der Zeit unglaublich schwierig, zu erkennen, welche Datei welche ist, was die Verwaltung von Dateien und Unterlagen erheblich erschwert.
Ineffiziente Suche
Das Chaos, das durch doppelte Dokumente, mehrere Versionen und uneinheitliche Benennungskonventionen entsteht, macht es den Mitarbeitern sehr schwer, die gesuchten Dokumente zu finden.
Unmöglichkeit, Daten zu verbinden
Die herkömmliche Dateiverwaltung erschwert die Verknüpfung von Daten in verschiedenen Repositories oder Geschäftssystemen. Infolgedessen entgehen den Unternehmen wertvolle Einblicke und Erkenntnisse, die sich aus der Möglichkeit ergeben, Informationen zusammenzuführen.
Fragen der Datenverwaltung und -einhaltung
Doppelte Dokumente, mehrere Versionen von Dateien und die Unmöglichkeit, benötigte Informationen schnell zu finden, können die Datenverwaltung unhandlich machen und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften zu einem Albtraum werden lassen.
M-Files: eine intelligentere Lösung für die Dateiverwaltung
Die intelligente Datenmanagement-Plattform M-Files bietet eine effizientere und effektivere Möglichkeit, Dokumente und Inhalte zu speichern, abzurufen, zu sichern und zu nutzen. Anstelle einer herkömmlichen Dateiordnerstruktur - bei der die Mitarbeiter wissen müssen, wie eine Datei benannt wurde und wo sie gespeichert wurde - verwendet M-Files einen metadatengesteuerten Ansatz, mit dem die Mitarbeiter jedes Dokument in jedem System innerhalb von Sekunden finden können.
M-FilesDie KI-gestützte Technologie erkennt und stellt Verbindungen zu allen Dokumenten und Informationen auf allen Plattformen und in allen Repositories her. M-Files analysiert dann jede Datei und versieht sie mit Metadaten, die beschreiben, worum es sich handelt, warum sie wichtig ist, wem sie gehört, was als Nächstes mit ihr geschehen muss und andere relevante Informationen. Die Metadaten können von Kundennamen und Projektnummern bis hin zu Fälligkeitsdaten und Workflow-Status alles enthalten.
Um eine Datei in einem M-Files System zu finden, müssen die Nutzer nur ein paar Worte der Beschreibung in die M-Files Suchleiste eingeben und können mit wenigen Klicks mit den benötigten Dokumenten verbunden werden. Darüber hinaus können sie alle Dokumente zu einem bestimmten Projekt, Kunden, Fälligkeitsdatum oder Thema leicht einsehen. Und da M-Files Dokumente und Inhalte über alle Geschäftssysteme und Datenspeicher hinweg verbindet, erhalten Administratoren einen vollständigen Überblick über die Inhalte, was das Daten-, Risiko- und Compliance-Management erleichtert.
Vorteile bei der Verwaltung von Dateien
M-FilesAnsatz für die Dateiverwaltung bietet bemerkenswerte Vorteile für jedes Unternehmen.
Schnelles Suchen und Abrufen
Da die Dokumente in M-Files mit Metadaten versehen sind, die beschreiben, worum es sich handelt und was sie enthalten, ist es für die Mitarbeiter immer einfach, das zu finden, was sie brauchen.
Eine einheitliche Ansicht der Dokumente
Die KI-gestützte Technologie von M-Filesbietet nicht nur einen vollständigen Überblick über Dateien auf allen Plattformen und in allen Repositories, sondern durchforstet auch ältere Archive und Systeme, um geschäftskritische Daten zu finden, zu analysieren und zu kennzeichnen, die andernfalls möglicherweise verborgen bleiben.
Automatisierte Arbeitsabläufe
M-Files vereinfacht die Dateiverwaltung durch die Automatisierung von Dokumenten-Workflows. M-Files verwendet die Metadaten eines Dokuments, um die Datei automatisch an den nächsten Benutzer oder die nächste Stufe eines Workflows weiterzuleiten. M-Files kommuniziert auch mit Einzelpersonen, wenn Maßnahmen erforderlich sind.
Einfache Versionskontrolle
M-Files behält nur eine endgültige Kopie jedes Dokuments, so dass die Mitarbeiter immer wissen, welche Version die richtige ist. Die Benutzer können auf jedes Dokument über einen Link zugreifen, den sie auch mit anderen teilen können.
Leichtere Vertragsverwaltung
M-Files' können Vertragsverwaltungssoftware durch Tools ersetzen, die automatisch Verträge auf der Grundlage von Vorlagen erstellen und die Dateien zur Überprüfung, Bearbeitung, Genehmigung und Unterzeichnung an die entsprechenden Parteien weiterleiten.
Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften
M-Files automatisiert den Umgang mit Dokumenten und bietet einen Prüfpfad für jede Akte, wodurch die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften erleichtert wird.
Verstärkte Sicherheit
M-Files schützt jede Datei mit einer unternehmensgerechten Verschlüsselung und kontrolliert den Zugriff auf Dokumente mit dynamischen Berechtigungen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer eine Datei anzeigen, bearbeiten oder freigeben können.
Optimieren Sie die Zusammenarbeit mit M-Files
M-Files macht die Zusammenarbeit an Dokumenten zu einem Kinderspiel. Anstatt Dateien als E-Mail-Anhänge hin- und herzuschicken - was schnell zu Problemen bei der Versionskontrolle führt - können Mitarbeiter einen Link verwenden, um sich mit der endgültigen Version einer Datei zu verbinden. Über denselben Link können Dokumente problemlos und sicher mit internen und externen Beteiligten ausgetauscht werden. Automatische Berechtigungen sorgen dafür, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf die Inhalte haben.
Bei der Zusammenarbeit an Dokumenten können mehrere Co-Autoren gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten und es mit vertrauten Werkzeugen wie den Office-Anwendungen Microsoft bearbeiten, mit Anmerkungen versehen und kommentieren. Jede Änderung im Dokument wird automatisch gespeichert, und beim Auschecken und Einchecken wird eine neue Version erstellt.
Warum M-Files wählen?
M-Files ermöglicht es den weltweit führenden wissensbasierten Unternehmen, ihre Leistung zu steigern, indem sie Informationen effektiver nutzen. Ob in der Cloud, vor Ort oder als hybride Lösung: M-Files macht Dokumente und Inhalte leichter auffindbar, automatisiert geschäftskritische Prozesse und sorgt dafür, dass Informationen sicher und unter Kontrolle sind.
M-Files ist eine repository-neutrale Technologie, die eine einfache Integration mit bestehenden Technologien, Legacy-Archiven und Geschäftssystemen im gesamten Unternehmen ermöglicht. Die Mitarbeiter können weiterhin ihre bevorzugten täglichen Tools wie Microsoft Teams oder Google Workspace als Ausgangspunkt für die Suche und Nutzung von Informationen in M-Files verwenden.
Mit der Dateiverwaltungstechnologie von M-Filessind Dokumente auf jedem Gerät, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus verfügbar. So wird sichergestellt, dass Außendienstmitarbeiter und Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, Zugang zu den Informationen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Kein Wunder, dass sich Tausende von Unternehmen in mehr als 100 Ländern auf M-Files verlassen, um Informationen effektiver nutzen und verwalten zu können.
Wie kann M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigern?
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
