Informationsmanagement
Besseres Informationsmanagement führt zu besserer Leistung
Informationen sind ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensleistung. Von Business Intelligence und Finanzanalysen bis hin zu Marketingkampagnen und E-Mail-Korrespondenz - Informationen sind für jeden Aspekt des Geschäftsbetriebs entscheidend.
Gleichzeitig stellt das Informationsmanagement heute eine Herausforderung dar, da die Unternehmen von riesigen Datenmengen geradezu überrollt werden. Unternehmen müssen zudem mit immer vielfältigeren Inhalten aus einer wachsenden Anzahl von Quellen umgehen, darunter unstrukturierte Informationen in Mediendateien, Social-Media-Inhalten, Websites, E-Mails, IoT-Daten und mehr.
Um die Komplexität von Informationen zu bewältigen, suchen viele Unternehmen heute nach Technologien für die Verwaltung von Unternehmensdaten, die Informationen leicht verfügbar machen und gleichzeitig die Informationsverwaltung sicherer und effizienter gestalten. Für eine wachsende Zahl von Unternehmen weltweit bietet M-Files das intelligente Datenverwaltungssystem, das sie benötigen, um Informationen zur Steigerung der Unternehmensleistung zu nutzen.
Sofortiger Zugriff auf die benötigten Informationen
Sehen Sie sich an, wie M-Files die Verwaltung von Dokumenten, E-Mails und all Ihren Inhalten vereinfacht - von der Erstellung bis zur Entsorgung.
Die Herausforderungen des Informationsmanagements
Unternehmen, die sich für eine Plattform zur Dokumentenverwaltung entscheiden, müssen mit dem richtigen Produkt Lösungen für mehrere zentrale Herausforderungen finden.
Unmöglichkeit, Dokumente zu finden
Da in der Geschäftswelt immer mehr Informationen in immer schnellerem Tempo erzeugt werden, ist es für die Mitarbeiter zu einer Herausforderung geworden, das richtige Dokument zu finden. Allzu oft werden Dokumente in einer schwindelerregenden Vielzahl von Systemen, Repositories, Anwendungen, gemeinsam genutzten Dateien, ECM-Systemen, CRM Plattformen und anderen Technologien erstellt und gespeichert. Diese Tatsache - und die uneinheitliche Benennung von Dateien - führt dazu, dass viele Wissensarbeiter fast ein Drittel ihrer Arbeitszeit damit verbringen, nach den Informationen zu suchen, die sie für ihre Arbeit benötigen1.
Versionskontrolle
Für viele Mitarbeiter ist der E-Mail-Posteingang der Ort, an dem Dokumente am häufigsten gespeichert und abgerufen werden. Wenn Mitarbeiter jedoch Dokumente per E-Mail hin- und herschicken und Änderungen an mehreren Dateien vornehmen, entsteht unweigerlich ein Versions-Albtraum, der es praktisch unmöglich macht, zu wissen, welche Datei die aktuellste ist. Dies führt zu Zeitverschwendung und kann zu Fehlern führen, wenn die falsche Datei veröffentlicht, an Kunden versandt oder zum Vorantreiben eines Projekts verwendet wird.
Dokumenten-Workflow
Viele Dateien sind Teil eines mehrstufigen Arbeitsablaufs, bei dem eine Vielzahl von Beteiligten die Dokumente prüfen, genehmigen und unterzeichnen müssen. Bei manueller Bearbeitung kann dieser Prozess leicht zu Engpässen führen. Und da viele Unternehmen immer noch Papierdokumente für Unterschriften verwenden, verbringen die Mitarbeiter zusätzliche Zeit damit, Dateien auszudrucken und nach der Unterzeichnung erneut zu digitalisieren.
Mobiler Zugang
Obwohl eine wachsende Zahl von Mitarbeitern aus der Ferne oder von zu Hause aus arbeitet, geben nur 31 % an, dass sie unternehmensweit Unterstützung für den mobilen Zugriff haben. Infolgedessen sind diese Mitarbeiter häufig nicht in der Lage, rechtzeitig auf die von ihnen benötigten Dokumente zuzugreifen.
M-FilesIntelligente Informationsverwaltung
M-Files ist eine intelligente Informationsmanagement-Plattform, die intelligente Verbindungen zu Inhalten überall im Unternehmen herstellt und Dokumenten-Workflows automatisiert, während gleichzeitig die Informationen gesichert und kontrolliert werden.
M-FilesDie KI-gestützte Technologie findet und verbindet Dokumente in einem Unternehmen über alle Plattformen und Ablagen hinweg, einschließlich CRM und ERP-Plattformen, Netzwerkordner, DMS- und ECM-Systeme, SharePoint und andere Geschäftssysteme und -anwendungen. Indem diese Dokumente mit Metadaten versehen werden, erleichtert M-Files den Mitarbeitern das Auffinden von Informationen, indem sie einfach wissen, wonach sie suchen, und nicht, wo sie gespeichert sind.
Keine Migration
Statt einer kostspieligen Datenmigration, bei der die Dokumente in einem einzigen Repository gesammelt werden, bietet M-Files eine zentralisierte Ansicht der Inhalte, wobei die bestehenden Dokumente und Systeme unberührt bleiben.
Zugriff zu jeder Zeit, von jedem Ort und auf jedem Gerät
M-Files bietet einen Desktop-, Web- und Mobil-Client, der es den Mitarbeitern ermöglicht, von jedem Gerät aus auf die benötigten Dokumente zuzugreifen, egal wo sie gerade arbeiten.
Metadatengesteuerte
Durch die Organisation von Dateien anhand ihrer Metadaten - und nicht anhand des Speicherorts - erleichtert M-Files das Auffinden, Verwalten und Sichern von Informationen.
Vorteile des Informationsmanagements mit M-Files
Schnelles Suchen und Abrufen
Die Mitarbeiter können einfach in die Suchleiste von M-Files eingeben, wonach sie suchen, und mit nur wenigen Klicks die gewünschten Dokumente finden.
Automatisierte Arbeitsabläufe
M-Files kann Arbeitsabläufe für Dokumente, Mitarbeiter und Projekte automatisieren, wobei die Metadaten-Tags auf jedem Dokument die Dokumente durch jede Phase des Arbeitsablaufs leiten.
Einfache Prüfpfade
Mit M-Files ist die Erstellung von Prüfprotokollen für die Einhaltung von Vorschriften einfach und schnell. M-Files speichert automatisch jede Änderung, die von jedem Benutzer an jedem Dokument vorgenommen wird.
Automatische Versionskontrolle
M-Files behält eine einzige und endgültige Kopie jedes Dokuments, auf die die Benutzer über einen Link zugreifen können.
Rationalisierte Zusammenarbeit
Mehrere Benutzer können Dokumente gemeinsam verfassen und Dateien gleichzeitig bearbeiten, mit Anmerkungen versehen und kommentieren. Änderungen werden automatisch gespeichert, und automatische Berechtigungen stellen sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf ein Dokument zugreifen, es anzeigen oder bearbeiten können.
Verbesserung der Vertragsverwaltung
M-FilesAutomatisierte Arbeitsabläufe können Vertragsverwaltungssoftware ersetzen, indem sie automatisch Verträge aus Vorlagen erstellen und sie durch den Prozess leiten, damit sie rechtzeitig, einheitlich und effizient unterzeichnet und ausgeführt werden können.
Verbesserte Compliance und Governance
Durch die automatische Sicherstellung, dass Dokumente einem bestimmten Workflow folgen, gewährleistet M-Files die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Einhaltung von Data-Governance-Richtlinien.
Gewährleistung der Sicherheit Ihrer Daten
M-Files schützt Dokumente im Ruhezustand und bei der Übertragung mit einer Verschlüsselung auf Unternehmensniveau und bietet so eine weitere Sicherheitsebene gegen Verstöße, böswillige Insider und versehentliche Lecks.
Um sicherzustellen, dass Dokumente nur den richtigen Personen zur Verfügung stehen, bietet M-Files dynamische Berechtigungen, die den Zugriff auf eine Datei auf der Grundlage bestimmter Rollen, Gruppen, Arbeitsabläufe, Dokumenteigenschaften und anderer Kriterien steuern. Die Berechtigungen werden automatisch aktualisiert, wenn Mitarbeiter die Position wechseln oder das Unternehmen verlassen.
Warum M-Files?
Unternehmen entscheiden sich für M-Files , weil die Plattform jederzeit und überall Zugriff auf relevante, aktuelle und genaue Informationen bietet, unabhängig davon, wo die Daten gespeichert sind oder welches Format sie haben. Durch das Aufbrechen von Datensilos und das Herstellen von Verbindungen zu Dokumenten überall im Unternehmen macht es M-Files einfach, die richtigen Informationen den richtigen Personen zur Verfügung zu stellen - genau dann, wenn sie sie brauchen. Und da sich M-Files problemlos in ein bestehendes Technologiepaket integrieren lässt, können Unternehmen auch weiterhin aus bestehenden Archiven und Repositories Nutzen ziehen, während die Mitarbeiter weiterhin ihre bevorzugten täglichen Tools für den Zugriff auf Dateien über M-Files verwenden können.
M-Files ist eine Cloud-fähige Technologie und kann in der Cloud, vor Ort oder als Hybridlösung eingesetzt werden. Tausende von Unternehmen in mehr als 100 Ländern rund um den Globus entscheiden sich heute für M-Files , um ihre Geschäftsinformationen zu verwalten, Prozesse zu automatisieren und ihren Mitarbeitern eine intelligentere Arbeitsweise zu ermöglichen.
Wie kann M-Files die Effizienz Ihres Unternehmens steigern?
Schnellere Suche
Was Sie brauchen, wann Sie es brauchen. Das ist die Art und Weise, wie M-Files funktioniert. Schnell, einfach und intuitiv.
Vertrautheit
Sie können Ihre bevorzugten täglichen Tools wie MS Teams oder Salesforce verwenden, um Ihre Dokumente zu verwalten.
Einfache Kollaboration
Geben Sie Inhalte auf sichere Weise frei und verfassen Sie Dokumente gleichzeitig - egal, wo Sie arbeiten.
Rationalisierte tägliche Arbeit
Lassen Sie M-Files Tags für Ihre Dokumente vorschlagen und fügen Sie Workflows für eine schnellere Bearbeitung hinzu.
Sehen Sie M-Files In Aktion
Sehen ist Glauben Vereinbaren Sie eine Demo, um mehr über die vereinfachte Suchfunktion, automatisierte Workflows, intuitive Benutzeroberflächen und eingebettete Integrationen in bestehenden Anwendungen und Dateisystemen zu erfahren.
